Satın Alma Onay Süreci: Talepten Siparişe Adımlar

Düzenli bir satın alma süreci dört belgeyi birbirine bağlar: talep, teklif, sipariş ve mal/hizmet kabul. Bu zincir kurulduğunda “bunu kim istedi, neden bu tedarikçi seçildi, gelen mal sipariş edilenle aynı mı?” sorularının cevabı tek kayıtta görünür. Bu rehber, kademeli onaylı bir satın alma sürecinin adım adım nasıl kurulacağını anlatır.

Satın alma talebi formunda neler olmalı?

Otomatik talep numarası, konu, talep eden, talep ve ihtiyaç tarihi, gerekçe, kalem listesi (her satırda ürün/hizmet, miktar ve tahmini fiyat), tahmini toplam, bütçe kalemi ve aciliyet (normal, acil, kritik — iş duruyor). Kalemlerin serbest metin yerine satır satır girilmesi, tahmini toplamın otomatik hesaplanmasını ve sonradan siparişle karşılaştırılmasını sağlar. Ret durumunda ret sebebinin kaydedilmesi, aynı talebin tekrar tekrar açılmasını önler.

Onay akışı kaç kademeli olmalı?

Tenderely BPM'in Satın Alma modülünde akış iki kademelidir: önce birim yöneticisi onayı (2 iş günü süre sınırı), ardından yönetim onayı (3 iş günü). Onaylanan talep “tedarik sürecine al” görevine dönüşür. Küçük tutarlar için ikinci kademeyi atlamak isterseniz koşullu dallanma eklersiniz: tahmini toplam belirlediğiniz eşiğin altındaysa talep doğrudan tedarike geçer. Süre sınırı aşılan her onayda uyarı bildirimi gider.

Teklifler nasıl karşılaştırılır?

Her tedarikçi teklifi talebe bağlı ayrı bir kayıttır: tedarikçi, teklif tarihi, geçerlilik tarihi, tutar, teslim süresi (gün), ödeme koşulu, garanti ve teklif dosyası. Seçilen teklif işaretlenir ve seçim gerekçesi yazılır. Gerekçenin kayıtta durması, en ucuz teklifin neden seçilmediğini aylar sonra da açıklanabilir kılar; bu hem iç denetim hem tedarikçi ilişkileri için önemlidir.

Sipariş ve mal/hizmet kabul adımı neden ayrı?

Sipariş verilen ile teslim alınan her zaman aynı değildir. Mal/hizmet kabul kaydı siparişe bağlanır ve teslim alan kişi, irsaliye numarası, kabul edilen tutar, miktar uygun mu, kalite uygun mu, eksik veya hasarlı kalem açıklaması ve fotoğrafı içerir. Depodaki kişi bu kaydı mobil uygulamadan, malı teslim alırken fotoğrafla doldurur. Alım faturası da siparişe bağlandığında talep, sipariş, kabul ve fatura aynı zincirde görünür.

Hangi sayılar izlenmeli?

Talebin açılışından siparişe dönüşmesine kadar geçen süre, süre sınırı aşılan onayların sayısı, reddedilen taleplerin oranı ve sebepleri, tedarikçi bazında teslim süresi ve kabulde uygunsuzluk çıkan teslimatlar. Panolar bu sayıları kayıtlardan canlı hesaplar; hiçbir tabloyu birleştirmeniz gerekmez.

Satın almada sık yapılan hatalar

1) Talebi kalemsiz açmak: “ofis malzemesi” başlıklı tek satırlık talep, siparişle karşılaştırılamaz. 2) Teklifleri e-posta ekinde bırakmak: seçim gerekçesi kaybolur ve denetimde yeniden toplanması gerekir. 3) Mal kabulü atlamak: fatura ödenir ama eksik veya hasarlı gelen kalem fark edilmez. 4) Her tutar için aynı onay zincirini işletmek: küçük alımlar üst yönetimi meşgul eder ve süreç yavaşlar; eşik bazlı dallanma bu yükü kaldırır. 5) Aciliyeti ölçmemek: her talep “acil” işaretlenirse aciliyet anlamını yitirir; acil taleplerin oranını panoda izlemek bu alışkanlığı görünür kılar.

Sıkça Sorulan Sorular