İzin Talebi ve Onay Akışı Nasıl Kurulur?

İyi bir izin süreci üç şeyi garanti eder: talep kaybolmaz, yönetici makul bir sürede yanıt verir ve İK'nın kaydı onaydan hemen sonra güncellenir. Bunun için bir form, bir onay adımı, bir süre sınırı ve bir İK görevi yeterlidir. Bu rehber, izin talebi formunun hangi alanları içermesi gerektiğini ve onay akışının adım adım nasıl kurulacağını anlatır.

İzin talebi formu hangi alanları içermeli?

Asgari alanlar şunlardır: talep eden personel (personel kaydına bağlı, elle yazılmaz), izin türü (yıllık, mazeret, sağlık raporu, ücretsiz, doğum/babalık gibi bir seçim listesi), başlangıç ve bitiş tarihi, gün sayısı, açıklama, belge eki (sağlık raporu gibi), yöneticinin notu ve durum (talep edildi, onaylandı, reddedildi, kullanıldı). Personelin elle yazılması yerine kayda bağlanması, raporda aynı kişinin üç farklı yazımla görünmesini engeller.

Onay akışı adım adım nasıl kurulur?

1) Başlangıç: personel formu doldurur ve gönderir. 2) Yönetici onayı: talep doğrudan yöneticinin görev listesine düşer; yönetici onaylar veya reddeder, isterse not ekler. 3) İK kaydı: onaylanan talep İK'ya bir görev olarak gider ve kayıt işlenir. 4) Bitiş: akış “izin onaylandı” ya da “izin reddedildi” sonucuyla kapanır ve personele bildirim gider. Tenderely BPM'in İnsan Kaynakları modülünde bu dört adım hazır gelir.

Yönetici yanıt vermezse ne olur?

Onay adımına bir süre sınırı (SLA) tanımlanır. Hazır modülde yönetici onayı için süre 2 iş günüdür; hafta sonu sayılmaz. Süre aşılırsa uyarı bildirimi gider. Bildirimler uygulama içi, e-posta, SMS ve mobil push kanallarından gönderilebilir. Böylece talebin bir gelen kutusunda unutulması yerine, gecikme görünür hale gelir ve ölçülebilir.

Uzun izinler için ikinci bir onay eklenebilir mi?

Evet. Koşullu dallanma ile, örneğin gün sayısı belirli bir eşiğin üstündeyse talep ikinci bir onaya (bölüm müdürü veya İK) gider, altındaysa doğrudan İK kaydına geçer. Paralel dallanma ile birden fazla kişinin aynı anda onayı istenebilir. Hazır modül tek kademeli gelir; bu dalları tasarımcı ekranından kendiniz eklersiniz.

Hatırlatmalar ve raporlar

Modülde tetikleyiciler de hazırdır: yeni izin talebi geldiğinde ilgililere bildirim gider, izin başlamadan bir gün önce hatırlatma yapılır. Panolar kimin ne zaman izinde olduğunu ve bekleyen talepleri gösterir; “İzin Listesi” raporu dönem bazında PDF olarak alınabilir. Personel talebini ve durumunu mobil uygulamadan izler, İK'ya sormasına gerek kalmaz.

Kim hangi izni görebilir?

Görünürlük form bazında ayarlanır. Tipik kurulumda personel yalnızca kendi taleplerini, yönetici kendi ekibinin taleplerini, İK ise tüm kayıtları görür. Sağlık raporu gibi hassas belgeler içeren formu hassas olarak işaretlerseniz, kimin hangi kaydı açtığı erişim günlüğüne yazılır.

İzin sürecinde sık yapılan hatalar

1) Onayı e-posta ile almak: onay kaydı kişinin gelen kutusunda kalır, İK ve bordro aynı bilgiyi ayrıca ister. 2) Tek bir onaylayıcıya bağlı kalmak: yönetici izindeyken talepler bekler; akışta vekil veya ikinci onaylayıcı tanımlanmalıdır. 3) İzin türünü serbest metin bırakmak: “yıllık”, “senelik”, “Yıllık İzin” üç ayrı değer olur ve bakiye raporu bozulur. 4) Belge ekini zorunlu yapmamak: sağlık raporu gerektiren izin türlerinde ek, yalnızca o türde zorunlu tutulmalıdır. 5) Reddi gerekçesiz bırakmak: gerekçesiz ret aynı talebin tekrar tekrar açılmasına ve çalışanla gereksiz tartışmaya yol açar.

Sıkça Sorulan Sorular