Klinikte Randevu ve Hasta Takibi: Kâğıttan Dijitale

Bir klinikte randevu ajandası, hasta kartı, tedavi planı ve onam formu çoğu zaman ayrı yerlerde durur: ajanda bir defterde, plan bir tabloda, onam bir klasörde. Dijital takip bunları hastanın kaydında birleştirir ve “bu hasta en son ne zaman geldi, planın hangi kalemi yapıldı, onamı alındı mı?” sorularını tek ekranda cevaplar. Bu rehber, bir kliniğin bu geçişi adım adım nasıl yapacağını anlatır.

Randevu kaydında hangi bilgiler olmalı?

Hasta (hasta kaydına bağlı), hekim, tarih ve saat, planlanan işlem (fiyat listesindeki işleme bağlı), randevu türü (ilk muayene, tedavi seansı, kontrol, acil, ölçü/prova), not ve durum. Durumun “planlandı, geldi, tamamlandı, gelmedi, iptal” olarak tutulması önemlidir: “gelmedi” kayıtları sayılabildiğinde, hangi saatlerde ve hangi randevu türünde boş koltuk oluştuğu görünür hale gelir.

Hasta randevuyu kendisi talep edebilir mi?

Evet. Randevu ve Rezervasyon modülüyle hasta, Tenderely hesabıyla randevu talep eder; talep “talep alındı” olarak düşer ve klinik 1 iş günü içinde onaylar ya da reddeder. Sonuç talep edene bildirim olarak gider. Talep eden kişi kendi randevularını görür; kliniğin diğer kayıtlarını görmez. Böylece telefonla randevu alma yükü azalırken onay yetkisi klinikte kalır.

Tedavi planı ve ödeme

Tedavi planı hastaya bağlı bir kayıttır: planı hazırlayan hekim, plan tarihi, teklif geçerlilik tarihi, hastanın şikâyeti, plan kalemleri (her satırda işlem ve fiyat), ara toplam, indirim, net tutar ve ödeme planı (peşin, seans başı, taksitli). Plan kalemleri satır satır tutulduğu için hangi kalemin yapıldığı ve ne kadarının tahsil edildiği izlenebilir. Tahsilat ve gider kayıtları da aynı çözümün parçasıdır.

Onam formu ve hassas veri

Çözüm, aydınlatılmış onam için ayrı bir form içerir; onamın hangi işlem için, ne zaman alındığı hasta kaydında görünür. Sağlık bilgisi hassas veridir. Bu tür formları hassas olarak işaretlediğinizde kimin hangi kaydı okuduğu, dışa aktardığı ve raporladığı erişim günlüğüne yazılır; görünürlük de rol bazında sınırlanır. Bulunduğunuz ülkenin sağlık verisi mevzuatına uyum, kliniğin kendi sorumluluğudur; yazılım bu uyumu kolaylaştıran kayıtları tutar.

Hangi sayılar kliniği yönetmeye yeter?

Gelmeyen randevu oranı, hekim başına doluluk, kabul edilen ve bekleyen tedavi planları, tahsil edilmemiş plan tutarı ve laboratuvardan beklenen işler. Diş kliniği çözümü laboratuvar işi ve malzeme stoğu formlarını da içerir. Panolar bu sayıları kayıtlardan canlı hesaplar; her kullanıcı yalnızca görmeye yetkili olduğu veriyi görür.

Kliniklerde sık yapılan hatalar

1) Gelmeyen hastayı kaydetmemek: randevu silinir ve boş koltuğun maliyeti hiç görünmez. 2) Tedavi planını tek satır tutarla yazmak: hangi işlemin yapıldığı ve hangisinin beklediği izlenemez, tahsilat da plana bağlanamaz. 3) Onamı kâğıtta bırakmak: onamın hangi işlem için alındığı gerektiğinde bulunamaz. 4) Herkese her kaydı açmak: sağlık verisi, işi gereği görmesi gerekmeyen personele görünür olur. 5) Hasta listesini birden fazla yerde tutmak: aynı hasta farklı yazımlarla iki kez kaydedilir ve geçmişi bölünür.

Sıkça Sorulan Sorular