SOLUTION MÉTIER

Gestion de processus et logiciel pour agences de publicité

Le travail en agence est créatif, mais ce qui fait perdre de l'argent, ce n'est rarement la créativité ; c'est tout ce qui tourne autour. Quelle version du brief en sommes-nous, le post a-t-il eu l'accord du client, les heures passées sur cette marque ont-elles déjà dépassé le devis ? Tenderely BPM rattache tout cela à la fiche de la marque, et le système s'adapte à votre agence, pas l'inverse.

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Qu'est-ce qu'une agence de publicité répète ?

Briefs et révisions

Chaque mission commence par un brief. Le contrat fixe le nombre de tours de révision inclus ; combien ont été utilisés, personne ne le sait vraiment.

La chaîne d'approbation créative

Le travail passe d'abord au directeur de la création, puis au client. Sauter une étape et le client reçoit du travail non finalisé.

Calendrier de contenu

Chaque publication a besoin d'une date de mise en ligne, d'un canal et d'un statut d'approbation, et rien de non approuvé ne doit être publié.

Plan médias et performance

Budget prévu, dépenses réelles et résultats par canal doivent aller de pair, avec taux de clic et coût par conversion visibles pendant que la campagne tourne.

Temps et coût d'équipe

Les heures que chaque personne consacre à une campagne montrent si les honoraires de l'agence génèrent vraiment un profit.

Production et facturation

Les shootings externalisés, l'imprimerie et les voix-off sont rattachés à la campagne, les articles refacturables sont signalés et la retenue mensuelle est facturée à temps.

Où ça bloque aujourd'hui ?

Les approbations se perdent dans les e-mails

La signature du client se retrouve au milieu d'un fil de discussion. Quand on demande quelle version a été approuvée, il faut le retrouver.

Les révisions deviennent illimitées

Quand personne ne compte les tours, la limite contractuelle est dépassée et les frais supplémentaires ne peuvent pas être réclamés ; le travail supplémentaire n'est pas payé.

Personne ne sait quelle marque rapporte

Avec les heures et les coûts externes dans des feuilles séparées, la rentabilité par marque ne se calcule qu'en fin de période, et comme une estimation.

Les dépenses médias et les honoraires se mélangent

Quand le budget médias du client et les honoraires de l'agence partagent une même ligne, les dépassements et les lignes de facturation deviennent flous.

Ce qui change avec Tenderely BPM

Un brief se déploie comme un processus

Le travail créatif, la revue interne, la présentation au client et l'approbation s'enchaînent, et chaque étape enregistre qui en est responsable et quand.

Les clients approuvent dans l'app

Un client est invité comme utilisateur lié et approuve les briefs et contenus de sa marque dans l'app ; l'approbation reste sur la fiche, pas dans une boîte mail.

Les révisions sont comptabilisées

Le nombre de révisions figure sur le brief, et quand il atteint le seuil que vous fixez, le responsable est alerté.

La rentabilité vient des données

Les enregistrements de temps et les coûts de production sont rattachés à la campagne, donc le coût d'équipe et la marge par marque se lisent directement dans le tableau de bord, avec une alerte si le budget d'honoraires est dépassé.

Les dates se rappellent elles-mêmes

Les délais de brief, les dates de publication, la fin des campagnes et les factures en retard déclenchent des rappels dans l'app, par e-mail, SMS ou notification.

FAQ

Y a-t-il une configuration clés en main pour agence ?

Oui. Le package Agence de publicité s'installe avec des formulaires, des workflows d'approbation, des tableaux de bord et des rapports. Les formulaires arrivent en brouillon et les automations sont désactivées, vous les adaptez à votre fonctionnement puis les publiez.

Nos clients peuvent-ils se connecter ?

Si vous le souhaitez. Un client est invité comme utilisateur lié et ne voit que les fiches de sa marque et les étapes d'approbation en attente. Vous décidez quels champs il peut voir.

Nous gérons plusieurs marques. Ça ne va pas s'embrouiller ?

Non. Les campagnes, briefs, contenus et factures appartiennent toujours à une marque, et les tableaux de bord ventilent les chiffres par marque. Les permissions au niveau unité, rôle et champ décident qui voit quoi.