SOLUCIÓN SECTORIAL

Gestión de procesos y software para agencias de publicidad.

El trabajo en una agencia es creativo, pero lo que hace perder dinero rara vez es la creatividad; es el seguimiento que la rodea. ¿En qué ronda de revisión está este briefing, ha pasado la aprobación del cliente, ¿las horas dedicadas a esta marca ya han consumido el presupuesto? Tenderely BPM vincula todo esto al registro de la marca, y el sistema se adapta a cómo trabaja tu agencia, no al revés.

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¿Qué tareas repite una agencia de publicidad?

Briefings y revisiones

Todo proyecto comienza con un briefing. El contrato indica cuántas rondas de revisión se incluyen; cuántas se han utilizado generalmente nadie lo sabe.

La cadena de aprobación creativa

El trabajo pasa primero por el director creativo, luego por el cliente. Si se salta un paso, el cliente recibe trabajo que no está listo.

Calendario de contenidos

Cada publicación necesita una fecha de publicación, un canal y un estado de aprobación, y nada sin aprobar debe publicarse.

Plan de medios y rendimiento

El presupuesto planeado, el gasto real y los resultados por canal deben verse juntos, con la tasa de clics y el costo por conversión visibles durante la campaña.

Tiempo y costo del equipo

Las horas que cada persona dedica a una campaña muestran si la tarifa de la agencia deja realmente un beneficio.

Producción y facturación

Las sesiones de fotos externalizadas, impresión y locución se asignan a la campaña, los artículos facturables se marcan y el retainer mensual se factura a tiempo.

¿Dónde falla esto actualmente?

Las aprobaciones se pierden en el correo

La aprobación del cliente está en medio de un hilo de correo. Cuando alguien pregunta qué versión fue aprobada, la respuesta hay que buscarla.

Las revisiones se vuelven ilimitadas

Cuando nadie cuenta las rondas, se excede el límite contractual y no se pueden cobrar honorarios adicionales; el trabajo extra no se paga.

Nadie sabe qué marca es rentable

Con las horas y los costos externos en hojas de cálculo separadas, la rentabilidad por marca solo se calcula al final del período, y como una estimación.

El gasto en medios y los honorarios se mezclan

Cuando el presupuesto de medios del cliente y la tarifa de la agencia comparten una línea, ambos sobrecostos e items de factura se vuelven confusos.

¿Qué cambia con Tenderely BPM?

Un briefing funciona como un flujo

El trabajo creativo, la revisión interna, la presentación al cliente y la aprobación suceden en orden, y cada paso registra quién es responsable y cuándo ocurrió.

Los clientes aprueban en la app

Un cliente es invitado como usuario vinculado y aprueba los briefings y contenido de su propia marca en la app; la aprobación queda en el registro, no en un buzón.

Las revisiones se cuentan

El número de revisiones aparece en el briefing, y cuando alcanza el límite que estableces, se notifica al responsable.

La rentabilidad viene de los datos

Los registros de tiempo y costos de producción se vinculan a la campaña, así que el costo del equipo y la rentabilidad por marca se leen directamente del panel, con una alerta cuando se excede el presupuesto de tarifa.

Las fechas se recuerdan a sí mismas

Los plazos de briefing, días de publicación, fin de campañas e invoices vencidas generan recordatorios en la app, por correo, SMS o push.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Hay una configuración lista para agencias?

Sí. El paquete Agencia de Publicidad se instala con formularios, flujos de aprobación, paneles e informes. Los formularios llegan como borradores y las automatizaciones comienzan desactivadas, así que los ajustas a tu forma de trabajar y luego los publicas.

¿Pueden acceder nuestros clientes?

Si lo deseas. Un cliente es invitado como usuario vinculado y ve solo los registros de su propia marca y los pasos de aprobación que le esperan. Tú decides qué campos puede ver.

Manejamos muchas marcas. ¿Se volverá confuso?

No. Las campañas, briefings, contenido e invoices siempre pertenecen a una marca, y los paneles desglosan las cifras por marca. Los permisos a nivel de unidad, rol y campo deciden quién ve qué.