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MÓDULO
Gestión de contratos de principio a fin en un flujo.
La firma no es el final de un proceso contractual sino su punto medio. El verdadero riesgo viene después: nadie vigila la fecha de vencimiento, y el contrato se renueva automáticamente o caduca sin que nadie lo note. Tenderely BPM sigue vigilando el contrato después de la firma.
¿Qué pasos se repiten en un proceso contractual?
01
Solicitud y redacción
Para qué acuerdo, con qué contraparte, de qué plantilla — sin una solicitud estructurada, Legal repite las mismas preguntas cada vez.
02
Aprobación interna
Los pasos de aprobación varían según valor y tipo, así que quién debe autorizar debe seguir una regla.
03
Rondas de negociación
Los cambios de la otra parte y cuál es la versión vigente deben registrarse; firmar la versión equivocada es un riesgo real.
04
Firma
El orden de firma y la autoridad del firmante deben constar en el registro, y la copia ejecutada en un único lugar.
05
Obligaciones vigentes
Los compromisos que no se calendario se recuerdan solo cuando se incumplen.
06
Vencimiento y renovación
Si pierdes el plazo de notificación de un contrato de renovación automática, quedas comprometido por otro período.
¿Dónde falla el sistema actual?
Los contratos viven en una carpeta
Las copias ejecutadas están en un servidor compartido o un cajón, y como nadie pregunta cuándo termina cada uno, nadie lo sabe.
Los vencimientos se pasan
Un contrato detectado después del plazo de notificación sigue en vigor por otro período.
La versión vigente no está clara
Los archivos rebotando por correo producen «final_v3_latest», y a veces se firma la versión equivocada.
Nadie sabe seguro quién aprueba
La regla está en un documento de política, pero hacerla cumplir depende de la memoria, y la brecha se descubre en auditoría.
Qué cambia con Tenderely BPM
01
Las solicitudes llegan estructuradas
Contraparte, asunto, valor y plazo vienen como campos, así que Legal no corre buscando información faltante.
02
La aprobación se ramifica por valor
Quién autoriza lo decide una regla, y la regla vive en el flujo, no en un documento.
03
Versiones en el registro
Cada ronda es un paso, así que cuándo llegó cada archivo y cuál es la versión vigente es visible.
04
Los vencimientos te avisan
Las fechas de renovación y notificación activan temporizadores, y la persona responsable recibe una alerta cuando se aproximan.
05
La contraparte participa desde fuera
Un enlace de formulario público le permite cargar documentos o dar aprobación sin necesidad de cuenta.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Rastrea las fechas de vencimiento de los contratos?
+
Sí. Vencimiento y plazos de notificación son campos del registro, temporizadores corren contra ellos, y una renovación próxima llega como alerta a la persona responsable. La decisión de renovación puede ser ella misma un paso.
¿Podemos usar firma electrónica?
+
El proceso gestiona el paso de firma y la carga de la copia ejecutada; cuál es tu método de firma depende de ti. Quién aprobó qué versión y cuándo queda registrado de cualquier forma.
¿Podemos usar nuestras propias plantillas?
+
Sí. Tu archivo de plantilla se adjunta al registro y viaja con los campos del formulario de solicitud. Qué plantilla aplica a cada acuerdo puede decidirse condicionalmente.