← Tenderely BPM
MODUŁ
Zarządzanie umowami od początku do końca w jednym procesie.
Podpis nie jest końcem procesu umowy, lecz jego środkiem. Rzeczywiste ryzyko pojawia się później: nikt nie obserwuje daty wygaśnięcia, a umowa albo odnawia się sama, albo wygasa niezauważona. Tenderely BPM śledzi umowę po podpisaniu.
Co się powtarza w procesie umowy?
01
Wniosek i redagowanie
Do którego kontraktu, z którą stroną, z którego szablonu — bez ustrukturyzowanego wniosku dział prawny zadaje te same pytania za każdym razem.
02
Zatwierdzenie wewnętrzne
Kroki zatwierdzenia zmieniają się wraz z wartością i typem, więc kto musi się zgodzić, musi wynikać z reguły.
03
Rundy negocjacji
Zmiany od drugiej strony i która wersja jest aktualna muszą być śledzone; podpisanie niewłaściwej wersji to rzeczywiste ryzyko.
04
Podpis
Kolejność podpisów i uprawnienia sygnatariuszy należą do zapisu, a wykonana kopia w jedno miejsce.
05
Zobowiązania w mocy
Zobowiązania, które nie są zanotowane w kalendarzu, są pamiętane tylko wtedy, gdy zostaną naruszone.
06
Wygaśnięcie i odnowienie
Przeocz okres wypowiedzenia w umowie auto-odnawialnej i jesteś zobowiązany na kolejny okres.
Gdzie to się psuje dzisiaj?
Umowy leżą w folderze
Wykonane kopie siedzą na wspólnym dysku lub w szufladzie, a ponieważ nikt nie pyta kiedy każda się kończy, nikt nie wie.
Daty wygaśnięcia się poślizgują
Umowa zauważona po upływie okresu wypowiedzenia pozostaje w mocy na kolejny okres.
Aktualna wersja jest niejasna
Pliki przeskakujące przez e-mail tworzą "final_v3_latest", a czasem podpisywana jest niewłaściwa wersja.
Nikt nie wie na pewno kto zatwierdza
Reguła jest w dokumencie polityki, ale jej egzekwowanie zależy od pamięci, a luka pojawia się podczas audytu.
Co się zmienia z Tenderely BPM
01
Wnioski przychodzą ustrukturyzowane
Strona, temat, wartość i okres przychodzą jako pola, więc dział prawny nie goni za brakującymi informacjami.
02
Zatwierdzenie rozgałęzia się na podstawie wartości
Kto się zgadza decyduje reguła, a reguła żyje w procesie zamiast w dokumencie.
03
Wersje na zapisie
Każda runda to krok, więc który plik przyszedł kiedy — i która wersja jest aktualna — jest widoczna.
04
Daty wygaśnięcia cię ostrzegają
Daty odnowienia i wypowiedzenia uruchamiają czasomierze, a osoba odpowiedzialna zostaje ostrzeżona gdy się zbliżają.
05
Druga strona dołącza z zewnątrz
Link do publicznego formularza pozwala im przesłać dokumenty lub udzielić zatwierdzenia bez konta.
FAQ
Czy śledzi daty wygaśnięcia umowy?
+
Tak. Daty wygaśnięcia i wypowiedzenia to pola na zapisie, czasomierze działają wobec nich, a zbliżające się odnowienie dociera do odpowiedzialnej osoby jako ostrzeżenie. Sama decyzja o odnowieniu może być krokiem.
Czy możemy użyć podpisu elektronicznego?
+
Proces zarządza krokiem podpisu i przesłaniem wykonanej kopii; jaką metodę podpisywania użyjecie, to wasza decyzja. Kto zatwierdził którą wersję i kiedy, jest zanotowane w każdym razie.
Czy możemy użyć naszych własnych szablonów?
+
Tak. Plik szablonu załączony do zapisu podróżuje z polami z formularza wniosku. Który szablon dotyczy którego kontraktu można decydować warunkowo.