← Tenderely BPM
MODUŁ
Zatwierdzanie zakupów w jednym śledzowalnym procesie.
Zakupy to proces generujący najwięcej e-maili w firmie i pozostawiający najmniej śladów. Kto prosił, kto zatwierdził, którą ofertę wybrano i dlaczego — sześć miesięcy później te odpowiedzi zwykle leżą w czyjejś skrzynce. Tenderely BPM łączy wniosek, oferty, zatwierdzenie i zamówienie w jeden rekord, bez kodowania.
Co powtarza się w procesie zakupowym?
01
Złożenie wniosku
Osoba, która czegoś potrzebuje, opisuje co, ile i dlaczego. Gdy wniosek to dowolny tekst, porównanie wniosków staje się niemożliwe.
02
Zbieranie ofert
Ceny przychodzą od kilku dostawców. Jeśli oferty nigdy nie stoją obok siebie, "najlepsza oferta" staje się kwestią opinii.
03
Łańcuch zatwierdzeń
Etapy zatwierdzenia, które zmieniają się wraz z kwotą: przełożony, kierownik działu, finanse. Każdy etap, który się zatrzymuje, wstrzymuje proces na dni.
04
Sprawdzenie budżetu
Która linia budżetu finansuje wydatek i czy jeszcze ma dostępne środki, musi być widoczna przed zatwierdzeniem — nie po.
05
Zamówienie i dostawa
Zatwierdzony wniosek staje się zamówieniem; terminy dostaw, dostawy częściowe i opóźnienia wymagają śledzenia.
06
Dopasowanie faktury
Czy faktura odpowiada zamówieniu i temu, co faktycznie dostarczone? Niedopasowana faktura i tak może zostać opłacona, jeśli nikt nie zauważy.
Gdzie się to rozpada dzisiaj?
Zatwierdzenia gubią się w e-mailu
Zatwierdzenie to odpowiedź. Ląduje w skrzynce przełożonego i tam zostaje, jeśli nikt jej nie pogoni, a wnioskodawca zapomina, kogo w ogóle prosił.
Oferty nie są porównywalne
Jedna to PDF, druga wiadomość na czacie, trzecia usłyszano przez telefon. Ponieważ nigdy nie stoją w jednej tabeli, powód wyboru też nigdy nie jest zapisany.
Limit zapisany jest na papierze
"Powyżej 50k potrzebuje dyrektor" jest w dokumencie polityki, ale egzekwowanie zależy od tego, czy ktoś pamiętał. Gdy zapomni, wychodzi to w audycie.
Całkowita kwota pojawia się dopiero później
Ile zobowiązań zaciągnęłaś przeciwko każdej linii budżetu w tym kwartale przychodzi z księgowości po zamknięciu miesiąca — zbyt późno, aby na tym coś zrobić.
Co zmienia się z Tenderely BPM
01
Wniosek to dane strukturalne
Co, ile, która linia budżetu, kiedy potrzebne. Ponieważ pola są zdefiniowane, wnioski stają się porównywalne i raportowalne.
02
Zatwierdzenie rozgałęzia się wraz z kwotą
Warunkowe rozgałęzienia i równoległe etapy konfiguruje się bez kodowania. Reguła limitu żyje wewnątrz procesu, a nie w dokumencie polityki, więc nikt nie musi jej pamiętać.
03
Oczekujący etap pogania się sam
Ustal dla etapu SLA, a zostaniesz ostrzeżony gdy minie termin. Zatwierdzenia przestają siedzeć cicho w skrzynce.
04
Zatwierdź ze smartfona
Ten sam proces działa w aplikacjach iOS i Android, więc menedżer w podróży może zatwierdzić jednym dotykiem.
05
Dostawcy przesyłają oferty z zewnątrz
Wyślij dostawcy formularz publiczny jako link i ich oferta ląduje na tym samym rekordzie. Nie potrzebują konta.
06
Wydatki są widoczne teraz
Zobowiązane kwoty na linię budżetu, oczekujące zatwierdzenia i opóźnione dostawy leżą na pulpicie zamiast czekać na koniec miesiąca.
FAQ
Czy możemy odtworzyć naszą bieżącą regułę zatwierdzenia dokładnie?
+
Tak. Łańcuchy zatwierdzeń, rozgałęzienia według kwoty lub kategorii, zatwierdzenia równoległe i delegacja są wszystkie konfigurowane bez kodowania. Jeśli Twoja reguła to "dwa podpisy powyżej 100k", proces to egzekwuje dokładnie, i nie można tego ominąć bez zarejestrowania wyjątku.
Czy będzie rozmawiać z naszym systemem ERP lub księgowości?
+
Tak. Są klucze API, wychodzące webhooki, które uruchamiają się na zdarzeniu, przychodzące webhooki otwierające rekord z systemu zewnętrznego, zaplanowane źródło Google Sheets oraz import i eksport Excel/CSV. Zatwierdzone zamówienie może automatycznie powiadomić Twój system.
Czy wszyscy mogą widzieć dane zakupowe?
+
Nie. Uprawnienia na poziomie jednostki, roli i pola decydują, kto widzi co, a dział można ograniczyć do swoich wniosków. Pola takie jak cena można ukryć przed konkretnymi rolami.