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MODULO
Approvazione acquisti in un unico flusso tracciabile.
Gli acquisti sono il processo che genera più email in un'azienda e lascia meno traccia. Chi ha chiesto, chi ha approvato, quale preventivo è stato scelto e perché — sei mesi dopo quelle risposte vivono di solito nella casella di posta di qualcuno. Tenderely BPM lega la richiesta, i preventivi, l'approvazione e l'ordine in un unico record, senza codice.
Quali fasi si ripetono in un processo d'acquisto?
01
Presentazione della richiesta
Chi ha bisogno di qualcosa specifica cosa, quanta quantità e perché. Quando la richiesta è un messaggio di testo libero, il confronto tra richieste diventa impossibile.
02
Raccolta dei preventivi
I prezzi arrivano da diversi fornitori. Se i preventivi non sono mai messi a confronto, "l'offerta migliore" diventa una questione di opinione.
03
Catena di approvazione
Passaggi di approvazione che cambiano in base all'importo: responsabile diretto, capo reparto, finanza. Ogni passaggio che si blocca ferma il processo per giorni.
04
Verifica budget
Quale linea di budget copre la spesa e se quella linea ha ancora disponibilità deve essere visibile prima dell'approvazione, non dopo.
05
Ordine e consegna
Una richiesta approvata diventa un ordine; le date di consegna, le consegne parziali e i ritardi devono essere tracciati.
06
Riconciliazione fattura
La fattura corrisponde all'ordine e a ciò che è stato effettivamente consegnato? Una fattura che non corrisponde viene pagata comunque se nessuno se ne accorge.
Dove si blocca oggi?
Le approvazioni si perdono nelle email
Un'approvazione è una risposta. Si mette in coda nella casella di posta di un responsabile e resta lì se niente la sollecita; il richiedente dimentica perfino a chi l'ha chiesta.
I preventivi non sono confrontabili
Uno è un PDF, uno è un messaggio chat, uno è stato dato al telefono. Poiché non stanno mai in una sola tabella, nemmeno il motivo della scelta è mai documentato.
La regola di limite vive sulla carta
"Oltre i 50mila serve il direttore" è scritto in un documento di policy, ma farla rispettare dipende da qualcuno che se ne ricordi. Quando non lo fa, emerge in una revisione.
Il totale appare solo dopo
Quanto è stato impegnato su ogni linea di budget questo trimestre arriva dalla contabilità dopo la chiusura mensile — ben dopo il momento in cui avresti potuto agire.
Cosa cambia con Tenderely BPM
01
La richiesta è dato strutturato
Cosa, quantità, linea di budget, data necessaria. Poiché i campi sono definiti, le richieste diventano confrontabili e rendicontabili.
02
L'approvazione si dirama in base all'importo
I rami condizionali e i passaggi paralleli si configurano senza codice. La regola di limite vive nel flusso anziché in un documento di policy, così nessuno deve ricordarsi.
03
Un passaggio in attesa si auto-sollecita
Dai a un passaggio un SLA e ti avvisa quando la scadenza passa. Le approvazioni smettono di stare in silenzio in una casella di posta.
04
Approva da un telefono
Lo stesso flusso gira sulle app iOS e Android, così un responsabile in viaggio muove l'approvazione con un tocco.
05
I fornitori inviano preventivi da fuori
Invia un modulo pubblico a un fornitore come link e il suo preventivo arriva sullo stesso record. Non ha bisogno di un account.
06
La spesa è visibile adesso
Importi impegnati per linea di budget, approvazioni ancora in sospeso e consegne in ritardo stanno su una dashboard anziché aspettare la chiusura mensile.
DOMANDE FREQUENTI
Possiamo riprodurre esattamente le nostre regole di approvazione attuali?
+
Sì. Catene di approvazione, ramificazione per importo o categoria, approvazione parallela e delega si configurano senza codice. Se la tua regola è "due firme sopra i 100mila", il flusso la fa rispettare esattamente, e non può essere aggirata senza che l'eccezione sia registrata.
Parlerà con il nostro ERP o sistema contabile?
+
Sì. Ci sono chiavi API, webhook in uscita che si attivano su un evento, webhook in entrata che aprono un record da un sistema esterno, un feed Google Sheets pianificato e importazione/esportazione Excel/CSV. Un ordine approvato può notificare il tuo sistema automaticamente.
Tutti possono vedere i dati degli acquisti?
+
No. Autorizzazioni a livello di unità, ruolo e campo decidono chi vede cosa, e un reparto può essere limitato alle sue richieste. Campi come il prezzo possono essere nascosti a ruoli specifici.