← Tenderely BPM
MODUL
Innkjøpsgodkjenning i en enkel sporbar flyt.
Innkjøp er prosessen som genererer mest e-post i en bedrift og etterlater minst spor. Hvem spurte, hvem godkjente, hvilket tilbud ble valgt og hvorfor – seks måneder senere ligger svarene vanligvis i noens innboks. Tenderely BPM knytter forespørselen, tilbudene, godkjenningen og bestillingen sammen i én record, uten kode.
Hva gjentar innkjøpsprosessen?
01
Innsending av forespørsel
Den som trenger noe oppgir hva, hvor mye og hvorfor. Når forespørselen er en fritek melding, blir det umulig å sammenligne forespørsler.
02
Innsamling av tilbud
Priser kommer fra flere leverandører. Hvis tilbudene aldri ligger ved siden av hverandre, blir "det beste tilbudet" et spørsmål om mening.
03
Godkjenningskjede
Godkjenningstrinn som endres etter beløp: linjeleeder, avdelingsleder, økonomi. Hvert trinn som stopper holder prosessen opp i dager.
04
Budsjettsjekk
Hvilken budsjettlinje utgiften kommer fra, og om denne linjen fortsatt har plass, må være synlig før godkjenning – ikke etter.
05
Bestilling og levering
En godkjent forespørsel blir en bestilling; leveringsdatoer, delvise leveringer og forsinkelser må spores.
06
Fakturamatching
Samsvarer fakturaen med bestillingen og det som ble faktisk levert? En fakturasom ikke samsvarer betales allikevel hvis ingen legger merke til det.
Hvor går det galt i dag?
Godkjennelser blir borte i e-post
En godkjenning er et svar. Den står i køen i en leders innboks og blir liggende hvis ingenting forfølger det, og forespørreren glemmer hvem de spurte.
Tilbud kan ikke sammenlignes
Ett er en PDF, ett er en chatmelding, ett ble gitt over telefonen. Fordi de aldri ligger i én tabell, blir årsaken til valget aldri nedtegnet heller.
Grenseregler står på papir
"Over 50k trenger direktøren" står i et policydokument, men å håndheve det avhenger av at noen husker. Når de ikke gjør det, kommer det fram ved revisjonen.
Totalen dukker opp etterpå
Hvor mye som ble forpliktet mot hver budsjettlinje dette kvartalet kommer fra regnskap etter månedsslutt – som er lenge etter at du kunne handle på det.
Hva endrer seg med Tenderely BPM
01
Forespørselen er strukturert data
Hva, hvor mye, hvilken budsjettlinje, trenges når. Fordi feltene er definerte, blir forespørsler sammenliknbare og rapporterbare.
02
Godkjenning forgrener seg etter beløp
Betinget forgrening og parallelle trinn konfigureres, ikke kodes. Grenseregler lever inne i flyten i stedet for i et policydokument, så ingen trenger å huske det.
03
Et ventende trinn passer på seg selv
Gi et trinn en SLA så får det varsel når fristen passerer. Godkjennelser slutter å sitte stille i en innboks.
04
Godkjenn fra telefon
Den samme flyten kjører i iOS- og Android-appene, så en leder som reiser kan fortsatt flytte godkjenningen med ett trykk.
05
Leverandører gir tilbud utenfra
Send en offentlig form til en leverandør som en lenke og deres tilbud lander på samme record. De trenger ikke konto.
06
Utgifter er synlige nå
Forpliktede beløp per budsjettlinje, godkjennelser som venter og sen levering står på et dashboard i stedet for å vente til månedsslutt.
OFTE STILTE SPØRSMÅL
Kan vi gjenskape våre eksisterende godkjenningsregler nøyaktig?
+
Ja. Godkjenningskjeder, forgrening etter beløp eller kategori, parallelle godkjennelser og delegering konfigureres uten kode. Hvis regelen din er "to signaturer over 100k", håndhever flyten nøyaktig det, og det kan ikke omgås uten at unntagelsen blir registrert.
Vil det snakke med ERP-systemet eller regnskapssystemet vårt?
+
Ja. Det finnes API-nøkler, utgående webhooks som utløses på en hendelse, innkommende webhooks som åpner en record fra et eksternt system, en planlagt Google Sheets-feed, og Excel/CSV-import og -eksport. En godkjent bestilling kan varsle systemet ditt automatisk.
Kan alle se innkjøpsdata?
+
Nei. Tillatelser på enhet-, rolle- og feltnivå avgjør hvem som ser hva, og en avdeling kan begrenses til egne forespørsler. Felt som pris kan skjules fra spesifikke roller.