← Tenderely BPM
INDUSTRILISTE
Prosesshåndtering og programvare for arkitektkontor.
På et arkitektkontor er selve arbeidet kreativt; alt rundt det gjentar seg. Hvilken revisjonsprosess er vi i, hva venter på godkjenning, var den endringen innenfor kontrakten. Tenderely BPM gjør gjentakelsen om til en arbeidsflyt, uten koding.
Hva gjentar et arkitektkontor?
01
Prosjektfaser
Konsept, detaljert design, konstruksjonstegninger. Hver fase har sine egne leveranser og godkjenning; hopp over en fase og neste fase sitt arbeid blir bortkastet.
02
Revisjonsprosesser
Klienter ber om endringer hver runde. Hvis rundenummeret og hva som endret seg ikke skrives ned, vokser omfanget i det stille.
03
Søknader og myndighetsbehandling
Plan, brannvern, forsyning — hver myndighet vil ha forskjellige dokumenter på ulik tidsplan, og ett hull stopper hele saken.
04
Koordinering av rådgivere
Konstruksjon, VVS og elektro kommer fra ulike team og venter på hverandre.
05
Fasebetalinger
Betaling følger vanligvis fasen; hvis ferdigstillelse ikke er registrert, blir fakturaen til en forhandling.
06
Notat fra byggestedet
En mangel sett på stedet som ikke er fotografert inn i systemet, blir diskutert på nytt ved neste besøk.
Hvor brytes dette ned i dag?
Ingen teller revisjonene
Uten svar på «hvilken runde er dette?» kan ikke grensen i kontrakten håndheves og ekstra arbeid gjøres gratis.
Godkjenninger blir verbale
Godkjenning skjer i møtet og når aldri papir, så neste runde åpnes med «jeg godkjente aldri det».
Status på søknader er uklart
Hva som gikk til hvilken myndighet og hva som venter lever i noens personlige notater.
Fase-ferdigstillelse blir omtvistet
Når fakturaen forfaller, gjør mangelen på dokumentasjon på at fasen er ferdig at betalingen blir forsinket.
Hva endres med Tenderely BPM
01
Revisjonsprosesser teller seg selv
Hver runde er et steg på posten, så tellingen og endringene hoppes på automatisk og kontraktgrensen blir håndhevbar.
02
Godkjenning skrives og dateres
Godkjenning når klienten inne i arbeidsflyten; neste fase åpnes ikke før den er gitt, og avtalen er registrert.
03
Søknader på en skjerm
Hva som gikk hvor, hva som venter og hva som snart utløper ligger på et dashboard.
04
Notater fra mobilen
Samme skjema kjører i iOS og Android-apper, så bilder og posisjon knyttes direkte til posten.
05
Betalinger følger fasen
Siden ferdigstillelse er registrert, blir fasebetalingen neste steg i arbeidsflyten i stedet for en diskusjon.
OFTE STILTE SPØRSMÅL
Kan vi begrense revisjonsprosesser etter kontrakten?
+
Ja. Siden hver revisjon er et steg på posten, teller antallet seg selv. Du kan få en advarsel når grensen nås, eller gjøre godkjenning av ekstra arbeid til et steg i arbeidsflyten.
Kan klienter godkjenne inne i systemet?
+
Ja. Godkjenningsstegget går til klienten, som logger inn som ekstern bruker og ser bare sitt eget prosjekt og steget som venter på dem. Neste fase åpnes ikke før godkjenning er gitt.
Kan vi inkludere konstruksjon og VVS-rådgivere?
+
Ja. Eksterne team kan legges til som koblede brukere som ser bare sine egne steg, eller de kan levere gjennom en offentlig skjemalenke. Tillatelser på enhet- og rollnivå avgjør hvem som ser hva.