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SOLUÇÃO SECTORIAL
Gestão de processos e software para gabinetes de arquitetura.
Num gabinete de arquitetura o trabalho em si é criativo; tudo à volta repete-se. Em que rodada de revisão estamos, o que aguarda aprovação, essa alteração estava dentro do contrato. Tenderely BPM transforma essa repetição num fluxo, sem código.
O que é que um gabinete de arquitetura repete?
01
Fases de projeto
Conceito, projeto desenvolvido, desenhos executivos. Cada fase tem o seu produto final e aprovação; ignorar uma e o trabalho da fase seguinte é desperdiçado.
02
Rodadas de revisão
Os clientes pedem alterações em cada rodada. Se o número da rodada e o que mudou não ficarem registados, o âmbito cresce discretamente.
03
Licenças e documentação de autoridades
Urbanismo, segurança contra incêndio, infraestruturas — cada autoridade quer documentos diferentes num calendário diferente, e uma lacuna paralisa o processo.
04
Coordenação de consultores
Projetos de estruturas, instalações mecânicas e elétricas vêm de equipas diferentes e aguardam-se mutuamente.
05
Pagamentos por fase
O pagamento segue geralmente a fase; se a conclusão não ficar registada, a fatura transforma-se numa negociação.
06
Notas de visita ao estaleiro
Um defeito observado no estaleiro que não fica fotografado no registo é discutido novamente na visita seguinte.
Onde é que isto falha atualmente?
Ninguém conta as revisões
Sem resposta para «em que rodada estamos?», o limite do contrato não pode ser respeitado e faz-se trabalho extra sem pagamento.
As aprovações continuam verbais
A aprovação acontece numa reunião e nunca fica por escrito, por isso a rodada seguinte abre com «eu nunca aprovei isto».
O estado da documentação é incerto
O que foi enviado para que autoridade e o que ainda falta fica nas notas pessoais de alguém.
A conclusão de fase é disputada
Quando a fatura é devida, não há registo mostrando que a fase terminou, por isso o pagamento demora.
O que muda com Tenderely BPM
01
As rodadas de revisão contam-se a si mesmas
Cada rodada é um passo no registo, por isso a contagem e as alterações acumulam-se automaticamente e o limite contratual torna-se obrigatório.
02
A aprovação fica escrita e datada
A aprovação chega ao cliente dentro do fluxo; a fase seguinte não abre enquanto não for dada, e o acordo fica registado.
03
Documentação num único ecrã
O que foi enviado para onde, o que está pendente e o que está prestes a expirar veem-se num painel.
04
Notas do estaleiro pelo telemóvel
O mesmo formulário funciona nas apps iOS e Android, por isso fotos e localização anexam-se diretamente ao registo.
05
Pagamentos seguem a fase
Como a conclusão fica registada, o pagamento por fase é o passo seguinte no fluxo, não uma discussão.
PERGUNTAS FREQUENTES
Podemos limitar rodadas de revisão conforme o contrato?
+
Sim. Como cada revisão é um passo no registo, a contagem acumula-se automaticamente. Pode gerar um aviso quando o limite é atingido, ou fazer da aprovação de trabalho extra um passo no fluxo.
Podem os clientes aprovar dentro do sistema?
+
Sim. O passo de aprovação vai para o cliente, que entra como utilizador externo vinculado e vê apenas o seu projeto e o passo à sua espera. A fase seguinte não abre até a aprovação ser dada.
Podemos incluir consultores de estruturas e instalações?
+
Sim. Equipas externas podem ser adicionadas como utilizadores vinculados que veem apenas os seus passos, ou podem entregar através de um link de formulário público. Permissões de unidade e função decidem quem vê o quê.