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MÓDULO
Aprovação de compras num único fluxo rastreável.
As compras são o processo que gera mais e-mail numa empresa e deixa menos rastro. Quem pediu, quem aprovou, qual orçamento foi escolhido e porquê — seis meses depois essas respostas normalmente estão perdidas numa caixa de entrada. Tenderely BPM junta o pedido, os orçamentos, a aprovação e a encomenda num único registo, sem código.
O que se repete num processo de compras?
01
Apresentar um pedido
Quem precisa de algo indica o quê, quanto e porquê. Quando o pedido é uma mensagem em texto livre, comparar pedidos torna-se impossível.
02
Recolher orçamentos
Os preços chegam de vários fornecedores. Se os orçamentos nunca ficam lado a lado, "a melhor oferta" torna-se uma questão de opinião.
03
A cadeia de aprovação
Os passos de aprovação variam conforme o valor: gestor de linha, chefe de departamento, finanças. Cada passo que atrasa retém o processo durante dias.
04
Verificação de orçamento
Qual linha de orçamento a despesa afeta e se essa linha ainda tem saldo tem de ser visível antes da aprovação — não depois.
05
Encomenda e entrega
Um pedido aprovado torna-se uma encomenda; datas de entrega, entregas parciais e atrasos precisam de acompanhamento.
06
Conferência de fatura
A fatura corresponde à encomenda e ao que foi realmente entregue? Uma fatura que não corresponde é paga mesmo assim se ninguém notar.
Onde é que isto falha hoje?
As aprovações perdem-se no e-mail
Uma aprovação é uma resposta. Fica na caixa de entrada de um gestor e ali permanece se nada a perseguir, e o solicitante esquece-se de quem perguntou.
Os orçamentos não são comparáveis
Um é um PDF, outro uma mensagem de chat, outro foi dado por telefone. Como nunca ficam numa tabela, o motivo da escolha nunca é registado.
A regra de limite está no papel
"Acima de 50k precisa do diretor" está escrito num documento de política, mas cumpri-lo depende de alguém se lembrar. Quando não se lembram, aparece numa auditoria.
O total aparece só depois
Quanto foi comprometido em cada linha de orçamento este trimestre chega da contabilidade após o fecho do mês — muito depois de poder agir.
O que muda com Tenderely BPM
01
O pedido é dados estruturados
Quê, quanto, qual linha de orçamento, quando é preciso. Como os campos estão definidos, os pedidos tornam-se comparáveis e reportáveis.
02
A aprovação ramifica-se conforme o valor
Ramificação condicional e passos paralelos são configurados, não programados. A regra de limite vive dentro do fluxo em vez de num documento de política.
03
Um passo de espera persegue-se a si próprio
Dê a um passo um SLA e avisa quando o prazo passa. As aprovações deixam de estar quietinhas numa caixa de entrada.
04
Aprovar do telemóvel
O mesmo fluxo funciona nas aplicações iOS e Android, para um gestor em deslocação mover a aprovação com um toque.
05
Fornecedores apresentam orçamentos de fora
Envie um formulário público a um fornecedor como link e o orçamento chega ao mesmo registo. Não precisam de conta.
06
A despesa é visível agora
Montantes comprometidos por linha de orçamento, aprovações pendentes e entregas atrasadas aparecem num painel em vez de esperar pelo fecho do mês.
PERGUNTAS FREQUENTES
Conseguimos reproduzir as nossas regras de aprovação existentes exatamente?
+
Sim. Cadeias de aprovação, ramificação por valor ou categoria, aprovação paralela e delegação são tudo configuradas sem código. Se a sua regra é "duas assinaturas acima de 100k", o fluxo cumpre exatamente isso, e não pode ser contornado sem a exceção ser registada.
Fala com o nosso ERP ou sistema de contabilidade?
+
Sim. Existem chaves de API, webhooks de saída que disparam num evento, webhooks de entrada que abrem um registo de um sistema externo, uma alimentação agendada de Google Sheets e importação/exportação de Excel/CSV. Uma encomenda aprovada pode notificar o seu sistema automaticamente.
Toda a gente consegue ver os dados de compras?
+
Não. Permissões por unidade, função e campo decidem quem vê o quê, e um departamento pode ser limitado aos seus próprios pedidos. Campos como preço podem ser ocultados a funções específicas.