← Tenderely BPM
MODULE
Inkoopgoedkeuring in één traceerbaar proces.
Inkoop is het proces dat de meeste e-mail in een bedrijf genereert en het minste spoor achterlaat. Wie vroeg, wie keurde goed, welke offerte werd gekozen en waarom — zes maanden later liggen die antwoorden meestal in iemands postvak in. Tenderely BPM koppelt de aanvraag, de offertes, de goedkeuring en de bestelling aan één record, zonder code.
Wat herhaalt zich in een inkoopproces?
01
Een aanvraag indienen
Wie iets nodig heeft, geeft aan wat, hoeveel en waarom. Wanneer de aanvraag vrij geschreven tekst is, worden aanvragen onvergelijkbaar.
02
Offertes verzamelen
Prijzen komen van verschillende leveranciers. Als offertes nooit naast elkaar staan, wordt 'het beste aanbod' een kwestie van mening.
03
De goedkeuringsketen
Goedkeuringsstappen die meegroeien met het bedrag: teamleider, afdelingsleider, financiën. Elke vertragingsstap legt het proces dagen stil.
04
Budgetcontrole
Welke budgetlijn wordt belast en of die lijn nog ruimte heeft, moet zichtbaar zijn vóór goedkeuring — niet erna.
05
Bestelling en levering
Een goedgekeurde aanvraag wordt een bestelling; leveringstermijnen, gedeeltelijke leveringen en vertragingen moeten worden bijgehouden.
06
Factuurafstemming
Komt de factuur overeen met de bestelling en wat werkelijk is geleverd? Een niet-passende factuur wordt toch betaald als niemand het opmerkt.
Waar loopt het vandaag mis?
Goedkeuringen verdwijnen in e-mail
Een goedkeuring is een antwoord. Het staat in de postvak van een manager en blijft daar als niemand het volgt, en de aanvrager vergeet wie zij hebben gevraagd.
Offertes zijn niet vergelijkbaar
De ene is een PDF, de andere een chatbericht, de derde is mondeling gegeven. Omdat ze nooit in één tabel staan, wordt de reden voor de keuze ook nooit opgeschreven.
De limietregel staat op papier
'Boven de 50k moet de directeur akkoord' staat in een beleid, maar handhaving hangt af van iemands geheugen. Wanneer ze het vergeten, komt het uit bij een audit.
Het totaal verschijnt erna
Hoeveel deze kwartaal tegen elke budgetlijn is gereserveerd, komt van boekhouden na maandsluit — lang nadat je er iets aan kon doen.
Wat verandert met Tenderely BPM
01
De aanvraag is gestructureerde data
Wat, hoeveel, welke budgetlijn, nodig op welke datum. Omdat velden vastliggen, worden aanvragen vergelijkbaar en rapporteerbaar.
02
Goedkeuring vertakt op bedrag
Voorwaardelijke vertakkingen en parallelle stappen zijn ingesteld, niet geprogrammeerd. De limietregel leeft in het proces in plaats van in een beleiddocument.
03
Een wachtstap herinnert zichzelf
Geef een stap een SLA en het waarschuwt als de deadline voorbij gaat. Goedkeuringen zitten niet meer stil in een postvak.
04
Goedkeuren met je telefoon
Hetzelfde proces draait in de iOS en Android apps, dus een manager die reist, verplaatst goedkeuringen met één tik.
05
Leveranciers citeren van buiten
Stuur een openbaar formulier naar een leverancier en zijn offerte terechtkomt op dezelfde record. Ze hebben geen account nodig.
06
Uitgaven zichtbaar nu
Gereserveerde bedragen per budgetlijn, uitstaande goedkeuringen en verlate leveringen staan op een dashboard in plaats van op maandsluit te wachten.
VEELGESTELDE VRAGEN
Kunnen we onze bestaande goedkeuringsregels exact nabootsen?
+
Ja. Goedkeuringsketen, vertakking naar bedrag of categorie, parallelle goedkeuring en delegatie zijn allemaal zonder code geconfigureerd. Als je regel 'twee handtekeningen boven de 100k' is, dwingt het proces dat exact af en het kan niet worden omzeild zonder dat de uitzondering wordt vastgelegd.
Praat het met ons ERP of boekhoudpakket?
+
Ja. Er zijn API-sleutels, uitgaande webhooks die op een gebeurtenis afvuren, inkomende webhooks die een record van een extern systeem openen, een geplande Google Sheets-feed en Excel-/CSV-import en -export. Een goedgekeurde bestelling kan je eigen systeem automatisch melden.
Kan iedereen inkoopgegevens zien?
+
Nee. Machtigingen op eenheids-, rol- en veldniveau bepalen wie wat ziet, en een afdeling kan tot haar eigen aanvragen worden beperkt. Velden zoals prijs kunnen voor specifieke rollen verborgen worden.