Kassa en dagafsluiting in één navolgbare flow.
In elk bedrijf dat contant geld aanneemt, herhaalt dezelfde cyclus zich elke dag: geld komt binnen en gaat uit, iemand telt de kassa bij sluiting, en als het getal niet klopt, staat de verklaring in een notitie — of nergens. Tenderely BPM maakt van die cyclus een gestructureerde registratie zodat elke beweging, elke telling en elk verschil navolgbaar is zonder iemand achterna te gaan.
Welke stappen herhaalt een kassamodule elke dag?
01
De kassa openen
De dag begint met een startbedrag. Als het openingssaldo niet wordt geregistreerd, heeft de eindesluitingstellling niets betrouwbaars om mee te vergelijken.
02
Verkopen en ontvangsten vastleggen
Contant, kaart en bankoverschrijving volgen elk verschillende regels. Als alle drie in dezelfde lade belanden zonder scheiding, wordt afstemmming een gokspel.
03
Kleine uitgaven en voorschotten
Kleine betalingen gebeuren gedurende de dag — benodigdheden, koerier, personeelsvoorschotten. Elk vermindert het kassasaldo, en elk heeft een reden nodig.
04
De eindedagtelling
Iemand telt fysiek de biljetten en munten en vergelijkt het totaal met wat de administratie zegt dat er zou moeten zijn. Het verschil tussen die twee getallen is waar verantwoording ligt.
05
Verschilverklaring en goedkeuring
Wanneer de telling niet klopt, vraagt een verschil om uitleg en moet een manager ondertekenen. Zonder formele stap worden over- en tekorten zomaar geabsorbeerd.
06
Bankstorting vastleggen
Contant geld dat naar de bank gaat moet worden geregistreerd zodat het kassasaldo correct daalt en de storting later tegen het bankafschrift kan worden gecontroleerd.
Waar gaat het vandaag mis?
De telling is een getal op een papiertje
Een handgeschreven kassastaat toont vandaag's getal. Het zegt niets over wie telde, hoe laat, of het klopte of wat werd gezegd toen het niet klopte.
Verschillen worden stilzwijgend opgelost
Een klein tekort wordt aangevuld, een klein overschot blijft zitten. Geen goedkeuring, geen verklaring, geen registratie. Het patroon wordt pas zichtbaar als het al een groot getal is.
Contant, kaart en overschrijving worden gemengd
Wanneer alle betaalmethoden als één dagelijks totaal worden geregistreerd, betekent afstemmming per methode handmatig door kwitanties gaan — als die überhaupt zijn bewaard.
Niemand ziet het beeld over locaties heen
Een bedrijf met meer dan één kassa kan gecombineerde dagelijkse ontvangsten, openstaande verschilvergoeikeuringen of ontbrekende afsluitingen niet zien totdat iemand belt en nummers verzamelt.
Wat verandert met Tenderely BPM
01
Elke beweging is een gestructureerde registratie
Elke kwitantie, betaling en voorschot wordt ingevoerd tegen de kassa waarvan het afkomstig is, met betaalmethode, bedrag en reden. Het kassasaldo werkt gedurende de dag bij.
02
De telling wordt automatisch vergeleken
Bij afsluiting staat het getelde getal naast het berekende getal. Het verschil wordt berekend, niet geschat, en is deel van de registratie — niet een voetnoot.
03
Een verschil triggert een goedkeuringsstap
Wanneer een afsluiting een verschil heeft, gaat de registratie naar een manager voor beoordeling voordat deze wordt aanvaard. De stap is deel van de flow, kan dus niet worden overgeslagen, en het resultaat wordt altijd opgeschreven.
04
Contant, kaart en overschrijving zijn altijd apart
Elke betaalmethode wordt onafhankelijk gedurende de dag gevolgd, dus eindedagafstemming per methode is een rapport, geen reconstructiewerk.
05
Managers keuren goed via hun telefoon
Dezelfde flow draait in de Tenderely iOS- en Android-apps, dus een verschilgoedkeuring wacht niet totdat een manager fysiek aanwezig is.
06
Het dagelijks overzicht is een dashboard
Opbrengsten per kassa, openstaande afsluitingen, onopgeloste verschillen en stortingsregistraties zijn realtime zichtbaar over alle locaties, zonder dat iemand een samenvatting hoeft te sturen.
VEELGESTELDE VRAGEN
Werkt dit voor een bedrijf met meer dan één kassa of locatie?
+
Ja. Elke kassa is een eigen registratie, en toegang op basis van rol betekent dat een cassière alleen hun eigen kassa ziet terwijl een manager of eigenaar alles ziet. Dashboards en rapporten omvatten elke locatie zonder handmatige consolidatie.
Kunnen we verschillende goedkeuringsregels instellen voor verschillende verschilgroottes?
+
Ja. Voorwaardelijke vertakking laat u een klein verschil naar een ploegbeveiliging routeren en een groter naar een financiële manager, zonder code te schrijven. De regel maakt deel uit van de flow, dus geldt elke keer.
Wat gebeurt er als een cassière vergeet de kassa af te sluiten?
+
Een SLA kan op de afsluitingsstap worden ingesteld. Als de afsluiting niet op tijd is ingediend, stuurt het systeem een herinnering naar de cassière en, als die nog ontbreekt, een escalatie naar hun manager.
Is de geschiedenis van wijzigingen controleerbaar?
+
Elke registratie heeft een volledige controlegeschiedenis: wie voerde het in, wie bewerkte het, wie keurde goed of wees af en wanneer. Voor velden gemarkeerd als gevoelig wordt elke weergave ook gelogd.
Kan dit naast ons bestaande boekhoud- of POS-systeem functioneren?
+
Ja. Uitgaande webhooks, inkomende webhooks, API-sleutels en geplande spreadsheetfeeds betekenen dat de dagafsluitingregistratie automatisch een extern systeem kan melden of bijwerken, en gegevens kunnen beide kanten op stromen.