Kassenverwaltung und Tagesabschluss in einem nachvollziehbaren Workflow.
In jedem Geschäft, das Bargeld annimmt, wiederholt sich jeden Tag der gleiche Ablauf: Geld kommt herein und geht hinaus, jemand zählt die Kasse beim Abschluss, und wenn die Zahl nicht stimmt, liegt die Erklärung in einer Notiz — oder nirgendwo. Tenderely BPM macht diesen Zyklus zu einem strukturierten Beleg, sodass jede Bewegung, jeder Bestand und jede Differenz nachvollziehbar ist, ohne dass Sie jemanden hinterherrennen müssen.
Was wiederholt sich in einem Kassenprozess täglich?
01
Kasse öffnen
Der Tag beginnt mit einem Kassenbestand. Wenn der Anfangssaldo nicht erfasst wird, hat die Endzählung keinen zuverlässigen Vergleichswert.
02
Verkäufe und Einnahmen erfassen
Bargeld, Kartenzahlung und Überweisung folgen unterschiedlichen Regeln. Wenn alle drei in der gleichen Schublade landen, ohne getrennt zu werden, wird Abrechnung zur Raterei.
03
Portokasse-Ausgaben und Vorschüsse
Kleine Ausgaben fallen den ganzen Tag über an — Verbrauchsmaterial, Kurierdienste, Mitarbeitervorschüsse. Jede reduziert den Kassenbestand, und jede braucht einen Grund.
04
Tagesabschlusszählung
Jemand zählt physisch die Scheine und Münzen und vergleicht die Summe mit dem, was die Unterlagen zeigen sollten. Die Lücke zwischen diesen zwei Zahlen ist, wo Verantwortung liegt.
05
Differenzerklärung und Genehmigung
Wenn die Zählung nicht stimmt, braucht die Differenz eine Erklärung und ein Manager muss unterzeichnen. Ohne formalen Schritt werden Plus- und Minusbeträge einfach hingenommen.
06
Bankeinzahlung erfassen
Bargeld, das zur Bank gebracht wird, muss erfasst werden, damit der Kassenbestand richtig sinkt und die Einzahlung später mit dem Kontoauszug abgeglichen werden kann.
Wo funktioniert das heute nicht?
Die Zählung ist eine Zahl auf einem Zettel
Ein handschriftliches Kassenblatt zeigt die Tagesfigur. Es zeigt nichts darüber, wer gezählt hat, wann, ob es gestimmt hat oder was gesagt wurde, wenn nicht.
Differenzen werden stillschweigend hingenommen
Ein kleiner Fehlbestand wird aufgestockt, ein kleiner Überschuss bleibt liegen. Keine Genehmigung, keine Erklärung, kein Beleg. Das Muster wird erst sichtbar, wenn es schon eine große Zahl ist.
Bargeld, Karte und Überweisung vermischen sich
Wenn alle Zahlungsarten als einzelne Tagesgesamtsumme erfasst werden, bedeutet separate Abrechnung jeder Art, manuell durch Belege zu gehen — falls diese überhaupt aufbewahrt wurden.
Niemand sieht das Bild über Orte hinweg
Ein Geschäft mit mehr als einer Kasse kann täglich kombinierte Einnahmen, ausstehende Genehmigungen oder fehlende Abschlüsse nicht sehen, bis jemand anruft und die Zahlen sammelt.
Was ändert sich mit Tenderely BPM
01
Jede Bewegung ist ein strukturierter Beleg
Jeder Beleg, jede Zahlung und jeder Vorschuss wird gegen die Kasse erfasst, zu der er gehört, mit Zahlungsart, Betrag und Grund. Der Kassenbestand aktualisiert sich im Laufe des Tages.
02
Die Zählung wird automatisch verglichen
Beim Abschluss sitzt die gezählte Zahl neben der berechneten. Die Differenz wird berechnet, nicht geschätzt, und ist Teil des Belegs — nicht eine Fußnote.
03
Eine Differenz löst einen Genehmigungsschritt aus
Wenn ein Abschluss eine Differenz hat, geht der Beleg zur Überprüfung an einen Manager, bevor er akzeptiert wird. Der Schritt ist Teil des Workflows, kann also nicht übersprungen werden, und das Ergebnis wird immer aufgeschrieben.
04
Bargeld, Karte und Überweisung sind immer getrennt
Jede Zahlungsart wird den Tag über unabhängig verfolgt, sodass Tagesabschluss-Abrechnung pro Art ein Bericht ist, keine Rekonstruktionsübung.
05
Manager genehmigen vom Telefon aus
Der gleiche Workflow läuft in den Tenderely iOS- und Android-Apps, sodass eine Differenzgenehmigung nicht darauf wartet, dass ein Manager physisch am Ort anwesend ist.
06
Das Tagesbild ist ein Dashboard
Einnahmen nach Kasse, ausstehende Abschlüsse, ungelöste Differenzen und Einzahlungsbelege sind an allen Orten in Echtzeit sichtbar, ohne dass jemand eine Zusammenfassung senden muss.
FAQ
Funktioniert das für ein Geschäft mit mehr als einer Kasse oder mehreren Orten?
+
Ja. Jede Kasse ist ihr eigener Beleg, und rollengestützter Zugriff bedeutet, dass ein Kassierer nur seine eigene Kasse sieht, während ein Manager oder Eigentümer alle sieht. Dashboards und Berichte umfassen jeden Ort, ohne dass jemand manuell konsolidieren muss.
Können wir unterschiedliche Genehmigungsregeln für unterschiedliche Differenzgrößen festlegen?
+
Ja. Bedingte Verzweigung ermöglicht es Ihnen, eine kleine Differenz an einen Schichtleiter und eine größere an einen Finanzmanager weiterzuleiten, ohne Code zu schreiben. Die Regel ist Teil des Workflows, sodass sie jedes Mal gilt.
Was passiert, wenn ein Kassierer den Kassenabschluss vergisst?
+
Ein SLA kann auf dem Abschlussschritt festgelegt werden. Wenn der Abschluss nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eingereicht wurde, sendet das System eine Erinnerung an den Kassierer und bei Bedarf eine Eskalation an seinen Manager.
Ist der Änderungsverlauf prüfbar?
+
Jeder Beleg enthält einen vollständigen Audit-Verlauf: wer ihn eingegeben hat, wer ihn bearbeitet hat, wer ihn genehmigt oder abgelehnt hat und wann. Bei als sensibel gekennzeichneten Feldern wird auch jede Einsichtnahme protokolliert.
Kann das neben unserem bestehenden Buchhaltungs- oder Kassensystem laufen?
+
Ja. Ausgehende Webhooks, eingehende Webhooks, API-Schlüssel und geplante Tabellendatenfeeds bedeuten, dass der tägliche Abschlussbeleg ein externes System automatisch benachrichtigen oder aktualisieren kann und Daten bidirektional fließen können.