Unterkunftsverwaltung und Zimmermanagement in einem nachverfolgbaren Ablauf.
Ob Sie ein Studentenwohnheim, ein Arbeitercamp, ein Firmengästehaus oder einen Unterkunftsblock bewirtschaften – die tägliche Arbeit sieht gleich aus: Ein Bett wird angefordert, zugewiesen, belegt und schließlich freigegeben – und irgendwann dazwischen müssen Zimmer gereinigt, Wartungen protokolliert und jemand muss die aktuelle Auslastung kennen. Tenderely BPM verbindet jeden einzelnen dieser Schritte ohne Code in einen einzigen Datensatz, damit die Antwort auf die Frage, wer heute Nacht in welchem Zimmer schläft, niemals in einer Tabelle oder im Notizbuch des Dienstverwalteten verschwindet.
Was wiederholt sich in einem Unterkunftsbetrieb täglich?
01
Belegungsanfragen
Ein Gast, Student oder Mitarbeiter benötigt ein Bett. Die Anfrage kommt von einer Person, einem Vorgesetzten oder einer anderen Abteilung und muss überprüft werden, bevor jemandem etwas zugesagt wird.
02
Zimmer- und Bettzuweisung
Die richtige Person dem richtigen Zimmer zuordnen – nach Geschlecht, Gruppe, Dauer oder Kategorie – ohne Doppelbelegung. Bei Telefongesprächen oder Tabellen entstehen Konflikte an der Rezeption.
03
Check-in und Check-out
Erfassung, wer wann mit welchen Dokumenten eingecheckt hat. Der gleiche Datensatz wird beim Auschecken geschlossen. Ohne strukturierte Aufzeichnung ist die Nachverfolgung von Aufenthaltsdauer, Haftung und Kaution Raterei.
04
Housekeeping-Schichten
Nach jedem Auschecken muss ein Zimmer gereinigt und als fertig bestätigt werden, bevor der nächste Gast ankommt. Wenn diese Übergabe verbal erfolgt, werden Zimmer zugewiesen, bevor sie gereinigt sind.
05
Wartung und Mängel
Ein defektes Schloss, eine kaputte Dusche, eine fehlende Matratze – Mängel im Zimmer müssen die richtige Person erreichen und vor der Wiederbelegung behoben werden.
06
Auslastungsberichte
Wie viele Betten sind heute Nacht belegt, wie viele frei, wie viele außer Betrieb und wie viele Gäste checken diese Woche aus – diese Zahlen müssen sichtbar sein, ohne dass jemand sie manuell zusammenstellen muss.
Wo bricht es heute zusammen?
Verfügbarkeit lebt im Kopf einer Person
Der Dienst kennt den Grundriss. Wenn diese Person nicht im Dienst, erreichbar oder im Urlaub ist, macht die Vertretung Zusagen, die sie nicht halten kann – oder lehnt Gäste ab, obwohl Betten frei sind.
Check-in-Unterlagen sind auf Papier
Eingaberegister, Zuweisungsblätter und Abgangsverzeichnisse in Papierform können nicht durchsucht, können den nächsten Schritt nicht auslösen und können nicht schnell überprüft werden, wenn etwas schiefgeht.
Reinigungsbestätigung erfolgt mündlich
Ein Reiniger fertig ein Zimmer und teilt es jemandem mit. Ist diese Person beschäftigt, erreicht die Statusaktualisierung die Rezeption nicht, und das Zimmer bleibt lange als schmutzig markiert – oder wird einem neuen Gast überlassen, bevor es gereinigt wurde.
Niemand sieht das Gesamtbild
Gesamtauslastung, ausstehende Belegungen, zur Wartung ausstehende Zimmer und anstehende Abreisen liegen an verschiedenen Orten. Ein genaues Bild erfordert Herumtelefonieren oder das Warten auf einen Morgenbericht.
Was ändert sich mit Tenderely BPM
01
Jedes Bett ist ein strukturierter Datensatz
Zimmertyp, Kapazität, aktueller Bewohner, Status und Verlauf werden als Daten gespeichert. Verfügbarkeit ist immer aktuell, nicht abhängig davon, wer Dienst hat.
02
Belegung läuft durch einen Genehmigungsablauf
Eine Anfrage startet einen bedingten Ablauf – überprüft gegen Verfügbarkeit, weitergeleitet an den genehmigenden Benutzer, bestätigt an den Anfragenden. Der ganze Austausch wird aufgezeichnet, ohne eine E-Mail-Kette.
03
Check-in und Check-out hinterlassen eine Spur
Ankunftsdatum, Abreisedatum, erhaltene Dokumente und Notizen gehören zum gleichen Datensatz. Der Audittrail zeigt den vollständigen Aufenthalt eines Gastes jederzeit auf.
04
Housekeeping ist ein Schritt, keine Absprache
Beim Check-out wird der Zimmerstatus aktualisiert und die Reinigungsaufgabe öffnet sich automatisch. Das Zimmer wird erst wieder zur Verfügung freigegeben, wenn ein Reiniger bestätigt, dass es fertig ist – auf dem Telefon, vom Zimmer aus.
05
Wartungsmängel werden selbst weitergeleitet
Ein gemeldeter Mangel im Zimmer geht direkt mit SLA an das richtige Team. Wird es nicht rechtzeitig gelöst, sendet Tenderely eine Erinnerung. Das Zimmer bleibt außer Betrieb, bis die Reparatur bestätigt ist.
06
Auslastung ist ein Live-Dashboard
Belegte Betten, freie Betten, Zimmer unter Wartung, erwartete Ankünfte und Abreisen – alles an einem Ort sichtbar, in Echtzeit, ohne dass jemand einen Bericht zusammenstellen muss.
FAQ
Funktioniert das auch für Wohnheime und Arbeitercamps ebenso wie für Gästehäuser?
+
Ja. Die gleichen Bausteine – Zimmer-Datensätze, Belegungsabläufe, Check-in/-out-Schritte und Reinigungsaufgaben – gelten, ob Sie ein Universitätswohnheim, einen Unterkunftsblock auf einer Baustelle oder ein Firmengästehaus bewirtschaften. Die Formulare und Abläufe werden an Ihre Terminologie und Regeln angepasst, nicht umgekehrt.
Können Gäste oder Bewohner ihre eigenen Anfragen von außerhalb einreichen?
+
Ja. Ein öffentliches Formular kann als Link freigegeben oder auf einer Website eingebettet werden. Jemand, der ein Zimmer anfordert, benötigt kein Konto – er füllt das Formular aus und seine Anfrage öffnet einen Datensatz in Ihrem Ablauf, den Ihr Team dann übernimmt.
Können Reinigungskräfte den Zimmerstatus von ihren Telefonen bestätigen?
+
Ja. Die gleichen Abläufe laufen auf den iOS- und Android-Apps. Ein Reiniger kann seine zugewiesenen Zimmer öffnen, Aufgaben abhaken und Mängel von seinem Telefon aus melden – während er noch im Zimmer ist.
Wie steuern wir, wer Gast- oder Bewohnerdaten sehen darf?
+
Rollenbasierte und bereichsbasierte Berechtigungen legen fest, wer jeden Datensatz ansehen, bearbeiten oder genehmigen kann. Rezeptionspersonal, Housekeeping, Wartung und Management können jeweils Zugriff auf genau die Daten erhalten, die ihre Rolle benötigt – nicht mehr.
Gibt es eine fertige Konfiguration zum Starten?
+
Ja. Das Unterkunfts-Paket wird mit vorkonfigurierten Formularen, Abläufen und einem Dashboard installiert, sodass ein funktionierendes Setup in wenigen Minuten verfügbar ist. Sie passen dann jedes Formular und jeden Genehmigungsschritt an Ihren Betrieb an – das Paket ist ein Startpunkt, keine Einschränkung.