Konaklama ve oda yönetimi tek akışta.
Öğrenci yurdu, işçi kampı, kurumsal misafirhane ya da şantiye lojmanı yönetiyor olun, günlük iş hep aynı döngüden oluşur: bir yatak talep edilir, tahsis edilir, kullanılır ve bir gün boşalır. Bu arada odaların temizlenmesi, arızaların giderilmesi ve anlık doluluk durumunun bilinmesi gerekir. Tenderely BPM bu adımların tamamını kod yazmadan tek kayda bağlar; bu gece hangi odada kimin kaldığı sorusunun cevabı artık bir Excel dosyasında ya da nöbetçinin defterinde aranmaz.
Bir konaklama işletmesi her gün neyi tekrar eder?
01
Yerleşim talebi
Misafir, öğrenci ya da işçi yatak talep eder. Talep bireyden, amirden veya başka bir departmandan gelir; söz verilmeden önce gerçek müsaitlikle eşleştirilmesi gerekir.
02
Oda ve yatak tahsisi
Doğru kişiyi doğru odaya — cinsiyet, grup, süre veya kategoriye göre — çift rezervasyon olmadan yerleştirmek. Telefon ya da Excel üzerinden yapıldığında çakışmalar resepsiyonda ortaya çıkar.
03
Giriş ve çıkış kaydı
Kimin, ne zaman, hangi belgelerle girdiği kayıt altına alınır; aynı kayıt ayrılışta kapanır. Yapılandırılmış bir kayıt olmadan süre, sorumluluk ve depozito takibi belirsizleşir.
04
Temizlik turu
Her çıkışın ardından oda temizlenip hazır olarak onaylanmalıdır; aksi hâlde yeni misafir hazır olmayan odaya yerleştirilir. Bu el değişimi sözlü kaldığında hatalar kaçınılmaz olur.
05
Bakım ve arıza bildirimi
Kırık kilit, bozuk duş, eksik yatak — odada tespit edilen arızanın ilgili ekibe ulaşması ve oda tekrar hizmete girmeden çözülmesi gerekir.
06
Doluluk raporlaması
Bu gece kaç yatak dolu, kaçı boş, kaçı hizmet dışı ve bu hafta kaç misafir ayrılıyor — bu sayıların manuel derleme olmadan görünmesi gerekir.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Müsaitlik tek kişinin kafasında
Oda haritasını nöbetçi bilir. Nöbet dışındayken veya izindeyken yerine bakan kişi ya veremeyeceği sözler verir ya da dolu görünen ama aslında boş olan odalardan misafir çevirir.
Giriş-çıkış kayıtları kâğıtta
Kâğıt formlar aranamaz, bir sonraki adımı tetikleyemez ve bir sorun çıktığında hızla denetlenemez. Eski kayda ulaşmak saatler alabilir.
Temizlik onayı sözlü kalıyor
Temizlikçi odayı bitirince birine haber verir. O kişi meşgulse durum güncellemesi resepsiyona ulaşmaz; oda ya hazır olmasına rağmen dolu görünür ya da henüz temizlenmemişken müsafire açılır.
Kimse bütünü göremez
Toplam doluluk, bekleyen talepler, bakımdaki odalar ve yaklaşan çıkışlar farklı kaynaklarda durur. Doğru tabloyu oluşturmak etrafı aramayı ya da sabah raporunu beklemeyi gerektirir.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Her yatak yapılandırılmış bir kayıt
Oda tipi, kapasite, mevcut misafir, durum ve geçmiş veri olarak tutulur. Müsaitlik her zaman günceldir; nöbetçinin bilgisine bağlı değildir.
02
Yerleşim onay akışından geçer
Talep koşullu bir akış başlatır — müsaitlik kontrol edilir, tahsisi onaylayacak kişiye yönlendirilir, talep sahibine geri bildirim gider. Tüm süreç tek bir e-posta zinciri olmadan kayıt altına alınır.
03
Giriş-çıkış iz bırakır
Giriş tarihi, çıkış tarihi, teslim alınan belgeler ve notların tamamı aynı kaydın parçasıdır. Denetim geçmişi sayesinde bir misafirin konaklaması her zaman eksiksiz görüntülenebilir.
04
Temizlik bir konuşma değil, bir adım
Misafir çıkış yaptığında oda durumu güncellenir ve temizlik görevi otomatik açılır. Temizlikçi odayı telefonundan onaylamadan oda müsaite dönmez — onay odanın içinden, mobil uygulamayla verilir.
05
Arızalar kendiliğinden yönlenir
Bir odada bildirilen arıza doğrudan ilgili ekibe SLA ile düşer. Süresinde çözülmezse Tenderely hatırlatma gönderir. Oda, onarım onaylanana kadar hizmet dışı kalır.
06
Doluluk canlı panoda görünür
Dolu yataklar, boş yataklar, bakımdaki odalar, beklenen girişler ve çıkışlar tek bir ekranda, gerçek zamanlı olarak görünür. Hiç kimsenin rapor derlemesine gerek kalmaz.
SIK SORULANLAR
Bu sistem yurt ve işçi kampı için de çalışır mı, sadece misafirhane için mi?
+
Her biri için çalışır. Oda kaydı, yerleşim akışı, giriş-çıkış adımı ve temizlik görevi yapı taşları; üniversite yurdu, şantiye lojmanı ve kurumsal misafirhane için eşit ölçüde uyarlanabilir. Formlar ve akışlar sizin terminolojinize ve kurallarınıza göre yapılandırılır.
Misafirler veya sakinler kendi taleplerini dışarıdan iletebilir mi?
+
Evet. Herkese açık form bağlantı olarak paylaşılabilir ya da bir web sayfasına gömülebilir. Oda talep eden kişinin hesap açmasına gerek yoktur; formu dolduruğunda gönderimi sisteminizde bir kayıt açar ve ekibiniz süreci buradan yürütür.
Temizlik personeli oda durumunu telefondan onaylayabilir mi?
+
Evet. Aynı akışlar iOS ve Android uygulamalarında da çalışır. Temizlikçi kendisine atanan odaları açabilir, görevleri tamamlandı olarak işaretleyebilir ve arızaları odanın içindeyken telefonundan bildirebilir.
Misafir veya sakin verilerine kimin erişeceğini nasıl yönetiriz?
+
Rol ve birim bazlı yetkiler her kaydı kimin görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini veya onaylayabileceğini belirler. Resepsiyon, temizlik, bakım ve yönetim ekiplerinin her biri yalnızca kendi rolünün gerektirdiği verilere erişebilir.
Başlamak için hazır bir kurulum var mı?
+
Evet. Konaklama ve Oda Yönetimi paketi hazır form, akış ve pano ile kurulur; dakikalar içinde çalışan bir yapı açılır. Sonrasında her formu ve her onay adımını kendi işletmenize göre düzenleyebilirsiniz — paket bir başlangıç noktasıdır, dayatma değil.