Kent konseyleri için süreç yönetimi ve yazılım.
Bir kent konseyinin meşruiyeti iki şeye dayanır: her sesin duyulduğu ve her kararın izlenebilir olduğu. Oysa pratikte iş dağılır — üye listesi bir tabloda, toplantı tutanakları başka bir dosyada, vatandaş başvuruları o gün telefonu açan kişinin elinde. Tenderely BPM üye kuruluşları, çalışma gruplarını, toplantıları, tavsiye kararlarını ve belediye ile yazışmaları kod yazmadan tek denetlenebilir akışa bağlar.
Kent konseyi her dönem neyi tekrar eder?
01
Üye kuruluşlar ve delegeler
Sivil toplum kuruluşları, meslek odaları ve mahalle temsilcilerinin güncel delegeleriyle birlikte kayıt altında tutulması gerekir. Yetki süresi dolduğunda veya temsilci değiştiğinde kayıt da buna uygun güncellenmeli.
02
Çalışma grupları
Her çalışma grubunun kendine özgü üyeleri, gündemi ve çıktısı vardır. Hangi grubun ne zaman toplandığı, ne kararlaştırdığı ve bunu meclise nasıl ilettiği ayrı bir iş yüküdür.
03
Toplantı hazırlığı ve gündem
Gündem maddeleri önerilir, incelenir ve sıralanır. İyi hazırlanmış bir gündem üyelere önceden ulaşır; hazırlanmamış biri ise toplantı saatini boşa harcar.
04
Tutanak ve yoklama
Kim katıldı, kim hangi maddede söz aldı, oy sayımı nasıl sonuçlandı — bunlar toplantı sırasında kayıt altına alınmalı ve sonra onaylanmalıdır. Eksik imza ya da çekilen nisap sayısı tutanağı geçersiz kılar.
05
Tavsiye kararları ve belediye takibi
Mecliste alınan karar belediyeye iletilir. Belediyenin bildirip bildirmediği, işlem yapıp yapmadığı ya da reddettiği, ne zaman yanıt verdiği takip edilmezse karar sessizliğe gömülür.
06
Vatandaş başvuruları ve kent sorunları
Vatandaşlar şikâyet bildirir, sorun raporlar, öneri sunar. Her başvurunun alınması, doğru gruba atanması ve yanıtlanması gerekir. Sistem yoksa süreç o gün kimin müsait olduğuna kalır.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Üye listesi hiçbir zaman tam güncel değil
Kuruluş yetkileri değişir, delegeler güncellenir, iletişim bilgileri eskir. Liste tek kişinin tuttuğu bir tablodaysa konseyin geri kalanı hep eski bilgiyle çalışır.
Kararlar toplantıdan sonra kaybolur
Karar tutanağa geçer, belediyeye e-postayla iletilir ve sonra unutulur. Altı ay sonra kararın tebliğ edilip edilmediği, işleme konulup konulmadığı kimse tarafından bilinmez.
Vatandaş başvuruları boşluğa düşüyor
Başvuru e-postayla, telefonla ya da kapıya gelerek yapılır; bir yere not alınır, birine havale edilir ve vatandaştan bir daha haber alınmaz. Kaç başvurunun beklediği de bilinmez.
Konsey kendi sicilini gösteremiyor
Geçen yıl kaç karar alındı, kaç sorun çözüldü, kaç grup toplandı sorusunun cevabı için birinin farklı yerlerden dosya toplayıp elle sayması gerekir.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Her üye kuruluş için tek kayıt
Kuruluş, güncel delegesi, yetki dönemi ve çalışma grubu üyelikleri yapılandırılmış kayıtlardır. Delege değiştiğinde önceki temsilcinin geçmişi de kayda bağlı kalır.
02
Toplantı gündemden imzalı tutanağa akar
Gündem önerileri, yoklama, madde bazlı notlar, oy dökümleri ve onaylanmış tutanak aynı kaydın parçasıdır. Hiçbir şey sonradan yeniden oluşturulmak zorunda kalmaz.
03
Kararlar belediye yanıtlanana kadar izlenir
Her tavsiye kararı kendi takip akışında ilerler: iletildi, tebliğ alındı, yanıtlandı. Durum her an görünürdür; kimse telefonla aranmak zorunda kalmaz.
04
Vatandaşlar herkese açık formla başvurur
Bir bağlantı veya web sitesine gömülü form, vatandaşların hesap açmadan başvuru yapmasını sağlar. Her başvuru yapılandırılmış bir kayda dönüşür ve Tenderely doğru çalışma grubuna otomatik olarak yönlendirir.
05
Onay adımları mobilden ilerler
Ofis dışındaki meclis üyeleri bir karar taslağını inceleyebilir veya iOS ve Android uygulamasından katılım bildirimini onaylayabilir. Süreç birinin masasında olmaması nedeniyle durmaz.
06
Konseyin çıktısı her an görünür
Alınan kararlar, çözüme kavuşturulan başvurular, toplantı yapan çalışma grupları, yanıt bekleyen belediye yazıları — bunlar yıl sonunda elle sayılmak yerine panoda durur.
SIK SORULANLAR
Üye kuruluşlar ve delegeler sisteme kendileri girebilir mi?
+
Evet. Bir delege, bağlı dış kullanıcı olarak yalnızca kendi kuruluşunun ve çalışma grubunun kayıtlarını görecek şekilde sisteme dahil edilebilir; konseyin iç yönetimine erişemez. Rol ve alan bazlı yetkilerle her rolün neyi göreceğini siz belirlersiniz.
Vatandaşlar hesap açmadan başvuru yapabilir mi?
+
Evet. Bağlantı olarak paylaşılan veya web sitesine gömülen herkese açık form, herhangi bir kişinin oturum açmadan başvuru yapmasına olanak tanır. Her başvuru, konseyin çalışma alanında yapılandırılmış bir kayda dönüşür ve atanıp takip edilmeye hazır olur.
Oylama ve oy dökümü kayıtları nasıl tutulur?
+
Oylama, toplantı akışının bir adımıdır. Her üyenin tutumu kaydın bir parçası olarak girilir; böylece oy dökümü karar metninin yanında korunur. Kayıtta yapılan değişiklik denetim geçmişinde görünür; gizlenemez.
Kent konseyleri için hazır bir kurulum var mı?
+
Evet. Kent Konseyi paketi hazır form, akış ve pano ile birlikte açılır. Ardından çalışma grubu adları, onay zincirleri ve bildirim alıcıları gibi ayrıntıları kendi konseyin yapısına göre düzenleyip yayınlarsınız. Paket bir başlangıç noktasıdır, dayatma değil.
Bir adımın atlanmadığından nasıl emin olunur?
+
Akıştaki her adıma süre (SLA) tanımlanabilir. Süre dolduğunda sorumlu kişi ve varsa yükseltme kişisi otomatik olarak bildirim alır. Hiçbir adım sessizce beklemede kalmaz.