Gestion de processus et logiciel pour les conseils municipaux.
La légitimité d'un conseil municipal repose sur deux principes : que chaque voix a été entendue et que chaque décision peut être tracée. En pratique, le travail se disperse — listes de membres dans un tableur, procès-verbaux dans un autre, demandes citoyennes traitées par celui qui a décroché le téléphone. Tenderely BPM relie les organisations membres, groupes de travail, réunions, décisions et suivi auprès de la municipalité en un seul flux auditable, sans code.
Qu'est-ce qu'un conseil municipal répète à chaque cycle ?
01
Organisations membres et délégués
Les organisations de la société civile, les ordres professionnels et les représentants de quartier doivent être enregistrés avec leurs délégués actuels. Quand les mandats expirent ou les représentants changent, le dossier doit être mis à jour.
02
Groupes de travail
Chaque groupe de travail a sa propre composition, son propre ordre du jour et sa propre production. Suivre quels groupes se sont réunis, leurs conclusions et ce qu'ils ont remonté à l'assemblée est un travail à part entière.
03
Préparation des réunions et ordre du jour
Les points sont proposés, examinés et ordonnés avant chaque séance. Un ordre du jour bien préparé parvient aux membres à l'avance ; un mal préparé gaspille l'heure de réunion.
04
Procès-verbaux et présences
Qui était présent, qui a pris la parole sur quel point, comment le vote s'est déroulé — tout doit être noté pendant la réunion et confirmé après. Une signature manquante ou un quorum absent affaiblit le dossier.
05
Décisions consultatives et suivi municipal
Une décision adoptée par le conseil est transmise à la municipalité. Si la municipalité l'a accusée réception, y a donné suite ou a refusé d'agir — et quand — doit être suivi, sinon la décision s'évanouit.
06
Demandes citoyennes et enjeux urbains
Les citoyens soulèvent des préoccupations, signalent des problèmes et font des propositions. Chaque soumission doit être reçue, assignée au bon groupe et traitée. Sans système, la réponse dépend entièrement de qui est disponible ce jour-là.
Où cela s'effondre-t-il aujourd'hui ?
La liste des membres n'est jamais vraiment à jour
Les mandats d'organisations changent, les délégués sont remplacés et les coordonnées deviennent obsolètes. Quand la liste vit dans un tableur qu'une seule personne maintient, le reste du conseil opère sur des informations dépassées.
Les décisions disparaissent après la réunion
Une résolution est enregistrée dans le procès-verbal, transmise à la municipalité par e-mail puis oubliée. Six mois plus tard, personne ne sait si elle a été accusée réception, traitée ou simplement ignorée.
Les demandes citoyennes tombent entre les chaises
Une soumission arrive par e-mail, par téléphone ou à la porte. Elle est notée quelque part, confiée à quelqu'un informellement et le citoyen n'a jamais de réponse. Personne ne sait combien en sont en attente.
Le conseil ne peut pas montrer ses propres dossiers
Quand on demande ce que le conseil a réalisé l'année passée — décisions prises, enjeux résolus, groupes convoqués — la réponse exige que quelqu'un rassemble des fichiers de plusieurs endroits et les additionne manuellement.
Qu'est-ce qui change avec Tenderely BPM
01
Une fiche par organisation membre
Chaque organisation, son délégué actuel, sa période de mandat et ses appartenances aux groupes de travail sont des fiches structurées. Quand un délégué change, l'historique de qui occupait le siège avant reste attaché.
02
Les réunions passent de l'ordre du jour au procès-verbal signé
Les propositions d'ordre du jour, présences, notes point par point, résultats de vote et le procès-verbal final approuvé font tous partie de la même fiche. Rien ne doit être reconstitué après coup.
03
Les décisions sont suivies jusqu'à la réponse de la municipalité
Chaque décision consultative franchit son propre flux de suivi : soumise, accusée réception, répondue. Le statut est visible à tout moment sans avoir à appeler quelqu'un.
04
Les citoyens soumettent par un formulaire public
Un lien ou un formulaire intégré permet aux citoyens de soumettre des demandes sans avoir besoin d'un compte. Chaque soumission crée une fiche structurée et est assignée au bon groupe de travail, Tenderely routant l'étape automatiquement.
05
Les étapes d'approbation bougent sur mobile
Les membres du conseil loin du bureau peuvent examiner un projet de décision ou confirmer leur présence via l'application iOS ou Android. Le processus ne s'arrête pas parce que quelqu'un n'est pas disponible au bureau.
06
La production du conseil est toujours visible
Décisions prises, demandes citoyennes résolues, sessions de groupes de travail tenues, réponses municipales en attente — tout cela apparaît dans un tableau de bord au lieu d'exiger un comptage manuel en fin d'année.
FAQ
Les organisations membres et leurs délégués peuvent-ils accéder eux-mêmes au système ?
+
Oui. Un délégué peut avoir accès en tant qu'utilisateur externe lié qui ne voit que les fiches pertinentes pour son organisation et ses groupes de travail — pas l'administration interne du conseil. Vous contrôlez exactement ce que chaque rôle voit via des permissions basées sur le rôle et au niveau des champs.
Les citoyens peuvent-ils soumettre des demandes sans créer de compte ?
+
Oui. Un formulaire public publié comme lien ou intégré à un site web accepte les soumissions de n'importe qui sans connexion. Chaque soumission devient une fiche structurée dans l'espace du conseil, prête à être assignée et suivie.
Comment le système gère-t-il les votes et les dossiers de scrutin ?
+
Un vote est une étape du flux de réunion. La position de chaque membre est capturée comme partie de la fiche, de sorte que la ventilation du scrutin est préservée aux côtés du texte de la décision. La fiche ne peut pas être modifiée sans que le changement apparaisse dans l'historique d'audit.
Y a-t-il une configuration prête pour les conseils municipaux ?
+
Oui. Le package Conseil municipal s'ouvre avec des formulaires, des workflows et un tableau de bord déjà en place. Vous ajustez ensuite la configuration à la structure de votre conseil — noms des groupes de travail, chaînes d'approbation, destinataires des notifications — et publiez. Le package est un point de départ, pas une contrainte.
Comment savoir si une étape n'a pas été oubliée ?
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Chaque étape d'un flux peut avoir un SLA. Quand un délai passe sans action, la personne responsable et tout contact d'escalade sont notifiés automatiquement. Rien n'attend en silence.