SOLUTION MÉTIER

Gestion des processus et logiciel pour le service technique

Chaque intervention en service technique commence par les mêmes questions : qui intervient, quand, et la pièce est-elle en stock ? Viennent ensuite : le client a-t-il approuvé le prix, l'appareil est-il sous garantie, le travail est-il terminé, a-t-il été payé ? Tenderely BPM lie tout cela à l'ordre de travail et au dossier de l'appareil, et le système s'adapte à votre fonctionnement, pas l'inverse.

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Qu'est-ce qu'une entreprise de service technique répète ?

Ordres de travail et planification

Une panne ou demande d'entretien doit être assignée à un technicien avec un créneau réel, et un même technicien ne doit pas avoir deux interventions qui se chevauchent.

Diagnostic et approbation client

Après le diagnostic, les réparations facturables ne doivent pas commencer avant l'approbation du client ; une facture qui arrive après devient source de conflit.

Pièces détachées

Les pièces utilisées doivent provenir du stock, une pièce absente doit être commandée, et l'intervention doit être liée à cette commande.

Appareils et garantie

Chaque appareil doit avoir son numéro de série, sa date de fin de garantie et son historique d'intervention, et le travail sous garantie ne doit pas compter comme revenu.

Contrats d'entretien

L'entretien planifié des appareils sous contrat doit être programmé, et le contrat détermine si l'intervention est facturale.

Remise, paiement et satisfaction

Une intervention testée et remise est facturée et son paiement suivi, et la note du client doit être enregistrée le jour même.

Où cela dysfonctionne aujourd'hui ?

L'agenda reste sur le téléphone

Qui intervient où change par appel téléphonique toute la journée. Quand deux interventions tombent la même heure, un client attend pour rien.

L'approbation reste verbale

Le prix est convenu par téléphone et jamais écrit. Quand la facture arrive, le client dit qu'il n'a jamais accepté ce montant.

Les pièces manquent sans qu'on le sache

Faute de comptage du stock, une pièce manque au moment où le technicien est chez le client, et l'intervention nécessite une deuxième visite.

L'entretien planifié est oublié

Quand les dates d'entretien sous contrat sont dans un tableur, l'une saute, et le client n'en parle que quand quelque chose casse.

Ce qui change avec Tenderely BPM

Un ordre de travail est un flux

Planification, diagnostic, approbation du prix, réparation, test, remise et facturation se succèdent ; chaque étape va au technicien assigné et est horodatée.

Les conflits sont bloqués à l'enregistrement

Une deuxième intervention ne peut pas être enregistrée pour un technicien dans un créneau qui chevauche, donc la planification suit les heures réelles, pas les estimations.

Le stock des pièces se lit dans les dossiers

Les pièces utilisées sont saisies dans l'ordre de travail et la quantité s'ajoute automatiquement ; une pièce au seuil critique déclenche une alerte et les commandes suivent un flux d'approbation.

La satisfaction est mesurée

La note du client après chaque intervention est enregistrée, une note basse est signalée à la personne responsable, et la satisfaction par technicien s'affiche au tableau de bord.

Les dates se rappellent d'elles-mêmes

Fin de garantie, fin de contrat, entretien planifié et ordres de travail en retard déclenchent des notifications dans l'app, par e-mail, SMS ou push.

FAQ

Y a-t-il une configuration de service technique prête à l'emploi ?

Oui. Le package Service Technique s'installe avec des formulaires, des flux pour les ordres de travail et l'approvisionnement en pièces, des tableaux de bord et des rapports. Les formulaires arrivent en brouillon et les automatisations sont désactivées, vous les ajustez à votre service puis les publiez.

Les clients peuvent-ils voir leurs propres appareils ?

Si vous le voulez. Un client est invité en tant qu'utilisateur lié et ne voit que les informations liées à son dossier, et vous décidez quels champs sont visibles.

Les techniciens peuvent-ils travailler depuis un téléphone sur site ?

Oui. Un formulaire publié fonctionne sur le web et dans l'app iOS/Android en même temps, donc le diagnostic, les pièces utilisées et la remise sont saisis sur un téléphone chez le client.