BRANCHENLÖSUNG

Prozessmanagement und Software für technischen Service.

Jeder Auftrag im technischen Service beginnt mit den gleichen Fragen: Wer fährt hin, wann, und ist das Teil auf Lager? Dann folgen die nächsten: Hat der Kunde den Preis genehmigt, ist das Gerät noch unter Garantie, ist die Arbeit erledigt, wurde bezahlt? Tenderely BPM verbindet all das mit dem Arbeitsauftrag und dem Gerätedatensatz, und das System passt sich an Ihre Arbeitsweise an – nicht umgekehrt.

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Was wiederholt ein Serviceunternehmen immer wieder?

Arbeitsaufträge und Planung

Eine Störung oder Wartungsanfrage sollte einen Techniker mit echtem Zeitslot erreichen, und ein Techniker darf keine zwei sich überlappenden Aufträge bekommen.

Diagnose und Kundenfreigabe

Nach der Diagnose sollten kostenpflichtige Reparaturen nicht vor der Genehmigung durch den Kunden beginnen; sonst wird die später ankommende Rechnung zum Streitpunkt.

Ersatzteile

Teile, die bei einem Auftrag verwendet werden, sollten aus dem Lager kommen; ein nicht vorhandenes Teil sollte bestellt und der wartende Auftrag damit verlinkt werden.

Geräte und Garantie

Jedes Gerät braucht seine Seriennummer, das Garantieenddatum und die Servicehistorie, und Garantiearbeiten sollten nicht als Umsatz gezählt werden.

Wartungsverträge

Geplante Wartungen für vertragliche Geräte müssen eingeplant werden, und der Vertragsumfang entscheidet, ob eine Arbeit kostenpflichtig ist.

Übergabe, Zahlung und Zufriedenheit

Eine getestete und übergebene Arbeit wird in Rechnung gestellt und ihre Zahlung verfolgt, und die Kundenbewertung sollte am gleichen Tag erfasst werden.

Wo funktioniert das heute nicht?

Der Plan lebt auf dem Telefon

Wer wohin fährt, ändert sich den ganzen Tag über per Telefon. Wenn zwei Aufträge in die gleiche Stunde fallen, wartet ein Kunde vergebens.

Freigabe bleibt mündlich

Der Preis wird telefonisch vereinbart und nie schriftlich festgehalten. Wenn die Rechnung ankommt, sagt der Kunde, er hätte den Betrag nie akzeptiert.

Teile gehen unbemerkt aus

Weil der Lagerbestand nicht überwacht wird, fehlt ein Teil, während der Techniker beim Kunden ist, und der Auftrag braucht einen zweiten Besuch.

Geplante Wartungen werden vergessen

Wenn Wartungstermine in einer Tabelle stehen, rutscht einer durch, und der Kunde erwähnt die bezahlte Wartung erst, wenn etwas kaputtgeht.

Was ändert sich mit Tenderely BPM

Ein Arbeitsauftrag ist ein Workflow

Planung, Diagnose, Preisfreigabe, Reparatur, Test, Übergabe und Rechnungsstellung folgen in dieser Reihenfolge; jeder Schritt geht zum zuständigen Techniker und ist zeitgestempelt.

Überschneidungen werden beim Speichern blockiert

Ein zweiter Auftrag kann für einen Techniker in einem überlappenden Slot nicht gespeichert werden, sodass die Planung auf erfassten Zeiten basiert statt auf Vermutungen.

Teilelager liest aus Datensätzen

Verwendete Teile werden im Arbeitsauftrag eingetragen und die Menge wird automatisch berechnet; ein Teil auf kritischem Niveau erzeugt eine Warnung und Bestellungen folgen einem Freigabe-Workflow.

Zufriedenheit wird gemessen

Die Kundenbewertung nach jedem Auftrag wird erfasst, eine niedrige Bewertung wird dem Verantwortlichen gemeldet, und die Zufriedenheit pro Techniker liest sich vom Dashboard ab.

Daten erinnern sich selbst

Garantieende, Vertragsende, geplante Wartungen und überfällige Arbeitsaufträge lösen In-App-, E-Mail-, SMS- oder Push-Benachrichtigungen aus.

FAQ

Gibt es ein vorgefertigtes Setup für technischen Service?

Ja. Das Paket Technischer Service wird mit Formularen, Arbeitsauftrag- und Teilebeschaffungs-Workflows, Dashboards und Berichten installiert. Formulare kommen als Entwürfe an und Automationen starten deaktiviert, sodass Sie sie an Ihren Service anpassen und dann veröffentlichen.

Können Kunden ihre eigenen Geräte sehen?

Falls Sie das möchten. Ein Kunde wird als verknüpfter Benutzer eingeladen und sieht nur die Informationen, die mit seinem eigenen Datensatz verknüpft sind, und Sie entscheiden, welche Felder sichtbar sind.

Können Techniker vor Ort vom Telefon aus arbeiten?

Ja. Ein veröffentlichtes Formular funktioniert gleichzeitig im Web und in der iOS/Android-App, sodass Diagnose, verwendete Teile und Übergabe auf einem Telefon beim Kunden erfasst werden.