Chaque cas, suivi de l'ouverture à la clôture.
Que vous l'appeliez un cas, un dossier ou un dossier contentieux, le travail est le même : quelqu'un ouvre un enregistrement pour une personne ou une organisation, ajoute des notes de chaque interaction, assigne des tâches, collecte des documents et finit par le fermer avec une décision. Cette séquence s'effondre quand les notes vivent par e-mail, les tâches dans une application de chat et les documents dans un dossier partagé auquel personne ne fait entièrement confiance. Tenderely BPM maintient le cas ensemble en tant qu'enregistrement structuré et garde toute l'équipe en mouvement sans code.
Qu'est-ce que le travail de gestion de cas répète ?
01
Ouverture d'un cas
Une orientation arrive, une plainte est déposée ou un client se présente. Quelqu'un capture les faits essentiels, désigne un responsable et fixe la première échéance. Si ce moment est non structuré, les comparaisons et les rapports deviennent impossibles par la suite.
02
Enregistrement des interactions
Chaque entretien, appel ou réunion produit des notes qui appartiennent à l'enregistrement du cas, et non à la personne qui s'y trouvait. Quand un collègue prend la relève, il a besoin de l'historique complet.
03
Attribution et suivi des éléments d'action
Un cas génère des tâches : recueillir un document, faire une orientation, planifier un suivi. Suivre ces tâches de mémoire ou sur des post-it est la façon dont les choses sont oubliées.
04
Collecte et examen des documents
Papiers d'identité, rapports médicaux, ordonnances judiciaires, formulaires d'assurance — le cas n'est jamais complet tant que les bons documents ne sont pas présents et vérifiés.
05
Étapes d'approbation et d'escalade
Certaines décisions dans un cas nécessitent l'approbation d'un superviseur avant que le travail continue. Quand cette approbation se fait lors d'une conversation de côté, elle ne laisse aucune trace d'audit.
06
Clôture et rapports
Un cas se ferme avec une décision, un résultat ou une orientation. Sans clôture structurée, les charges de cas sont incommensurables et les modèles entre les cas restent invisibles.
Où la gestion de cas s'effondre-t-elle aujourd'hui ?
L'historique du cas est dispersé
Notes par e-mail, documents dans un dossier partagé, éléments d'action dans un fil de chat. Quand quelqu'un s'absente ou s'en va, l'historique du cas est effectivement perdu — et le reconstituer coûte plus de temps que le travail initial.
Personne ne connaît la charge réelle
Combien de cas sont ouverts, depuis combien de temps ils sont ouverts, quel travailleur est surchargé et quel cas n'a eu aucune activité depuis des semaines — aucun de ces éléments ne peut être connu sans que quelqu'un s'assoie pour les compiler manuellement.
Les approbations se font hors registre
Un superviseur donne une approbation verbale dans le corridor. La décision est réelle mais l'enregistrement est vide. Quand un audit ou un examen de plainte arrive, l'enregistrement vide est le problème.
Les délais sont gérés de mémoire
Les délais légaux, les dates d'examen et les appels de suivi vivent dans la tête d'une personne ou dans un calendrier personnel. Quand cette personne est surchargée, la deadline passe silencieusement.
Ce qui change avec Tenderely BPM
01
Un enregistrement pour l'ensemble du cas
Les faits d'ouverture, les notes d'interaction, les documents, les tâches et les décisions s'attachent tous au même enregistrement de cas. Un travailleur qui reprend un cas de quelqu'un d'autre voit l'historique complet sans demander à personne.
02
Les étapes d'approbation sont intégrées au flux
Les étapes d'approbation conditionnelles et parallèles sont configurées sans code, de sorte qu'une approbation de superviseur devient une étape nommée dans l'enregistrement plutôt qu'une conversation de corridor. La décision est traçable.
03
Les délais se rappellent d'eux-mêmes
Assignez un SLA à n'importe quelle étape et Tenderely envoie un avertissement quand la deadline approche. Une date d'examen légal ne dépend plus de la mémoire de quelqu'un.
04
Les tiers externes peuvent soumettre sans compte
Envoyez un lien de formulaire public à un client, une source d'orientation ou une organisation tierce et leur soumission atterrit directement sur l'enregistrement du cas. Ils n'ont besoin d'aucun compte ni d'accès à votre système.
05
Mobile pour le travail sur le terrain
Le même enregistrement de cas est accessible dans les applications iOS et Android, de sorte que les notes et les documents d'une visite à domicile ou d'un entretien hors site s'attachent au cas en temps réel.
06
La charge de cas est un tableau de bord en direct
Les cas ouverts par travailleur, par statut et par durée depuis la dernière activité se trouvent sur un tableau de bord plutôt que dans une feuille de calcul compilée en fin de mois. Les modèles deviennent visibles quand il y a encore temps d'agir.
FAQ
Pouvons-nous adapter la structure du cas à notre propre domaine — travail social, assurance, droit ou réclamations ?
+
Oui. Les champs, les étapes et les étapes d'approbation qui constituent un cas sont configurés sans code. Un cas de services sociaux avec des points de contrôle de protection, une réclamation d'assurance avec un examen d'évaluateur et une affaire juridique avec des notes de temps facturable sont toutes des configurations différentes de la même plateforme sous-jacente.
Comment l'accès est-il contrôlé dans une équipe aux rôles différents ?
+
Les permissions au niveau de l'unité, du rôle et du champ déterminent qui peut ouvrir un cas, qui peut voir des champs spécifiques comme les informations personnelles sensibles, et qui peut approuver une étape. Un travailleur junior et un superviseur peuvent travailler dans le même système et voir des choses différentes.
Y a-t-il une piste d'audit complète pour chaque cas ?
+
Oui. Chaque modification d'un enregistrement de cas, chaque étape d'approbation prise et chaque document ajouté est enregistré avec un horodatage et l'identité de la personne qui l'a fait. L'historique ne peut pas être modifié après coup, ce qui signifie qu'il tient bon lors de l'examen.
Les clients ou demandeurs peuvent-ils soumettre des informations de l'extérieur de l'organisation ?
+
Oui. Les formulaires publics peuvent être partagés en tant que lien avec n'importe qui, et ce qu'ils soumettent va directement dans l'enregistrement du cas. La personne externe ne voit jamais votre système interne.
Comment suivons-nous les cas qui sont ouverts depuis longtemps ?
+
Chaque étape peut porter un SLA. Quand le temps dans une étape dépasse la limite, une notification va au travailleur assigné, à son superviseur ou aux deux. Une vue de tableau de bord filtrée par durée depuis la dernière activité rend les cas bloqués visibles en un coup d'œil.