Κάθε υπόθεση παρακολουθείται από το άνοιγμα έως το κλείσιμο.

Είτε την ονομάζετε υπόθεση, αρχείο ή θέμα, το έργο είναι το ίδιο: κάποιος ανοίγει ένα αρχείο για ένα άτομο ή οργανισμό, προσθέτει σημειώσεις από κάθε αλληλεπίδραση, ανατίθεται εργασίες, συλλέγει έγγραφα και τελικά το κλείνει με μια απόφαση. Αυτή η ακολουθία αποτυγχάνει όταν οι σημειώσεις βρίσκονται στο e-mail, οι εργασίες σε μια εφαρμογή συνομιλίας και τα έγγραφα σε ένα κοινόχρηστο δίσκο που κανείς δεν εμπιστεύεται πλήρως. Το Tenderely BPM κρατά την υπόθεση ενιαία ως ένα δομημένο αρχείο και κρατά ολόκληρη την ομάδα να προχωράει χωρίς κώδικα.

Κάντε αίτηση Εξερευνήστε στην εφαρμογή

Τι επαναλαμβάνεται στο έργο διαχείρισης υποθέσεων;

Άνοιγμα υπόθεσης

Φτάνει μια παραπομπή, υποβάλλεται μια καταγγελία ή ένας πελάτης προσέρχεται. Κάποιος καταγράφει τα βασικά γεγονότα, ορίζει έναν υπεύθυνο και θέτει την πρώτη προθεσμία. Αν αυτή η στιγμή είναι αδόμητη, οι συγκρίσεις και οι αναφορές γίνονται αδύνατες αργότερα.

Καταγραφή αλληλεπιδράσεων

Κάθε συνέντευξη, κλήση ή συνάντηση παράγει σημειώσεις που ανήκουν στο αρχείο της υπόθεσης, όχι σε όποιον τυχαίνει να ήταν στο δωμάτιο. Όταν ένας συνάδελφος αναλαμβάνει, χρειάζεται το πλήρες ιστορικό.

Ανάθεση και παρακολούθηση ενεργειών

Μια υπόθεση δημιουργεί εργασίες: συλλέξτε ένα έγγραφο, κάντε μια παραπομπή, προγραμματίστε μια συνέχεια. Η παρακολούθηση αυτών των εργασιών από μνήμη ή σημείωση είναι πώς χάνονται πράγματα.

Συλλογή και ανασκόπηση εγγράφων

Έγγραφα ταυτότητας, ιατρικές εκθέσεις, διαταγές δικαστηρίου, έντυπα ασφάλισης — η υπόθεση δεν είναι ποτέ ολοκληρωμένη μέχρι να υπάρχουν και να ελεγχθούν τα σωστά έγγραφα.

Βήματα εγκρίσεων και κλιμάκωσης

Ορισμένες αποφάσεις μέσα σε μια υπόθεση χρειάζονται την υπογραφή ενός επιστάτη πριν συνεχιστεί το έργο. Όταν αυτή η έγκριση συμβαίνει σε μια πλευρική συζήτηση, δεν αφήνει αναφορά ελέγχου.

Κλείσιμο και αναφορά

Μια υπόθεση κλείνει με μια απόφαση, ένα αποτέλεσμα ή μια παραπομπή. Χωρίς δομημένο κλείσιμο, τα φορτία υποθέσεων είναι μη μετρήσιμα και τα μοτίβα μεταξύ υποθέσεων παραμένουν αόρατα.

Πού αποτυγχάνει σήμερα το έργο διαχείρισης υποθέσεων;

Το ιστορικό της υπόθεσης είναι διασκορπισμένο

Σημειώσεις στο e-mail, έγγραφα σε ένα κοινόχρηστο φάκελο, ενέργειες σε ένα νήμα συνομιλίας. Όταν κάποιος απουσιάζει ή φεύγει, το ιστορικό της υπόθεσης είναι ουσιαστικά εξαφανισμένο — και η ανακατασκευή του κοστίζει περισσότερο χρόνο από το αρχικό έργο.

Κανείς δεν γνωρίζει το πραγματικό φορτίο υποθέσεων

Πόσες υποθέσεις είναι ανοιχτές, πόσο καιρό είναι ανοιχτές, ποιος εργαζόμενος είναι υπερφορτωμένος και ποια υπόθεση δεν έχει δραστηριότητα εδώ και εβδομάδες — κανένα από αυτά δεν είναι γνώσιμο χωρίς κάποιον να καθίσει να τα συγκεντρώσει χειροκίνητα.

Οι εγκρίσεις συμβαίνουν εκτός αρχείου

Ένας επιστάτης δίνει λεκτική έγκριση στο διάδρομο. Η απόφαση είναι πραγματική αλλά το αρχείο είναι κενό. Όταν φτάσει ένας έλεγχος ή μια ανασκόπηση καταγγελίας, το κενό αρχείο είναι το πρόβλημα.

Οι προθεσμίες διαχειρίζονται από μνήμη

Οι νόμιμες χρονικές περιόδους, οι ημερομηνίες ανασκόπησης και οι κλήσεις συνέχειας βρίσκονται στο μυαλό ενός ατόμου ή σε ένα προσωπικό ημερολόγιο. Όταν αυτό το άτομο είναι συντριμμένο, η προθεσμία περνά σιωπηλά.

Τι αλλάζει με το Tenderely BPM

Ένα αρχείο για ολόκληρη την υπόθεση

Τα γεγονότα ανοίγματος, οι σημειώσεις αλληλεπίδρασης, τα έγγραφα, οι εργασίες και οι αποφάσεις συνδέονται όλα με το ίδιο αρχείο υπόθεσης. Ένας εργαζόμενος που αναλαμβάνει μια υπόθεση κάποιου άλλου βλέπει το πλήρες ιστορικό χωρίς να ρωτά κανέναν.

Βήματα εγκρίσεων μέσα στη ροή

Τα βήματα εγκρίσεων υπό όρο και παράλληλα διαμορφώνονται χωρίς κώδικα, έτσι η έγκριση ενός επιστάτη γίνεται ένα ονοματισμένο βήμα στο αρχείο παρά μια συζήτηση διαδρόμου. Η απόφαση είναι ανιχνεύσιμη.

Οι προθεσμίες υπενθυμίζουν τον εαυτό τους

Ανατέθεστε ένα SLA σε οποιοδήποτε βήμα και το Tenderely στέλνει μια προειδοποίηση όταν η προθεσμία πλησιάζει. Μια νόμιμη ημερομηνία ανασκόπησης δεν εξαρτάται πλέον από τη μνήμη κάποιου.

Τα εξωτερικά μέρη μπορούν να υποβάλουν χωρίς λογαριασμό

Στείλτε έναν δημόσιο σύνδεσμο φόρμας σε έναν πελάτη, μια πηγή παραπομπής ή έναν οργανισμό τρίτου μέρους και η υποβολή τους προσγειώνεται απευθείας στο αρχείο της υπόθεσης. Δεν χρειάζονται λογαριασμό ή πρόσβαση στο σύστημά σας.

Κινητό για εργασία πεδίου

Το ίδιο αρχείο υπόθεσης είναι προσβάσιμο στις εφαρμογές iOS και Android, έτσι οι σημειώσεις και τα έγγραφα από μια επίσκεψη στο σπίτι ή μια συνέντευξη εκτός χώρου συνδέονται με την υπόθεση σε πραγματικό χρόνο.

Το φορτίο υποθέσεων είναι ένα ζωντανό ταμπλό

Ανοιχτές υποθέσεις ανά εργαζόμενο, ανά κατάσταση και ανά χρόνο αδράνειας βρίσκονται σε ένα ταμπλό παρά σε ένα υπολογιστικό φύλλο που συντάσσεται στο τέλος του μήνα. Τα μοτίβα γίνονται ορατά ενώ υπάρχει ακόμη χρόνος να δράσετε.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Μπορούμε να προσαρμόσουμε τη δομή της υπόθεσης στο δικό μας πεδίο — κοινωνική εργασία, ασφάλιση, νομικά ή παράπονα;

Ναι. Τα πεδία, τα στάδια και τα βήματα εγκρίσεων που αποτελούν μια υπόθεση διαμορφώνονται χωρίς κώδικα. Μια υπόθεση κοινωνικών υπηρεσιών με σημεία ελέγχου προστασίας, ένας ασφαλιστικός αξίωση με ανασκόπηση αποτιμητή και ένα νομικό θέμα με σημειώσεις χρόνου χρέωσης είναι όλα διαφορετικές διαμορφώσεις της ίδιας υποκείμενης πλατφόρμας.

Πώς ελέγχεται η πρόσβαση σε μια ομάδα με διαφορετικούς ρόλους;

Οι άδειες σε επίπεδο μονάδας, ρόλου και πεδίου καθορίζουν ποιος μπορεί να ανοίξει μια υπόθεση, ποιος μπορεί να δει συγκεκριμένα πεδία όπως ευαίσθητες προσωπικές πληροφορίες και ποιος μπορεί να εγκρίνει ένα βήμα. Ένας νεότερος εργαζόμενος και ένας επιστάτης μπορούν να εργαστούν στο ίδιο σύστημα και να δούν διαφορετικά πράγματα.

Υπάρχει ένα πλήρες αρχείο ελέγχου για κάθε υπόθεση;

Ναι. Κάθε αλλαγή σε ένα αρχείο υπόθεσης, κάθε βήμα εγκρίσεως που λαμβάνεται και κάθε έγγραφο που προστίθεται καταγράφεται με χρονική σήμανση και την ταυτότητα του ατόμου που το έκανε. Το ιστορικό δεν μπορεί να επεξεργαστεί μετά το γεγονός, πράγμα που σημαίνει ότι αντιστέκεται στην ανασκόπηση.

Μπορούν οι πελάτες ή οι αιτητές να υποβάλουν πληροφορίες εκτός του οργανισμού;

Ναι. Τα δημόσια φόρμα μπορούν να μοιραστούν ως σύνδεσμο με οποιονδήποτε και ό,τι υποβάλουν πηγαίνει απευθείας στο αρχείο της υπόθεσης. Το εξωτερικό άτομο δεν βλέπει ποτέ το εσωτερικό σας σύστημα.

Πώς παρακολουθούμε υποθέσεις που είναι ανοιχτές για μεγάλο χρονικό διάστημα;

Κάθε στάδιο μπορεί να φέρει ένα SLA. Όταν ο χρόνος σε ένα στάδιο υπερβαίνει το όριο, μια ειδοποίηση πηγαίνει στον ανατεθέντα εργαζόμενο, στον επιστάτη τους ή και στους δύο. Μια προβολή ταμπλό φιλτραρισμένη κατά χρόνο αδράνειας κάνει ορατές τις σταματημένες υποθέσεις με μια ματιά.