Κάθε προθεσμία συμμόρφωσης σε ένα ημερολόγιο.

Το έργο της συμμόρφωσης δεν είναι περίπλοκο — είναι απλώς αδιάκοπο. Οι ίδιες άδειες, πιστοποιητικά, επιθεωρήσεις και υποβολές επιστρέφουν σε ένα πρόγραμμα και η παράβλεψη ακόμη και μιας μπορεί να σταματήσει τις λειτουργίες, να προκαλέσει πρόστιμο ή να ακυρώσει μια ασφαλιστική πολιτική. Το Tenderely BPM δίνει σε κάθε προθεσμία ένα δομημένο αρχείο, μια ροή ανανέωσης και έναν υπεύθυνο, έτσι ώστε το ημερολόγιο να διαχειρίζεται τον εαυτό του αντί να υπάρχει μόνο στο μυαλό κάποιου.

Κάντε αίτηση Εξερευνήστε στην εφαρμογή

Ποιο έργο συμμόρφωσης επαναλαμβάνεται;

Παρακολούθηση αδειών και πιστοποιητικών

Άδειες λειτουργίας, περιβαλλοντικές άδειες, πιστοποιητικά πυρασφάλειας — καθένα έχει ημερομηνία έκδοσης, λήξης και διαδικασία ανανέωσης. Η διατήρησή τους ενημερωμένων είναι ένα έργο υποβάθρου που δεν τελειώνει ποτέ.

Ανανεώσεις πιστοποιητικών

Τα πιστοποιητικά του προσωπικού, τα πιστοποιητικά βαθμονόμησης εξοπλισμού και οι πιστοποιήσεις ποιότητας λήγουν σε διαφορετικά χρονοδιαγράμματα. Ένα μόνο ληγμένο πιστοποιητικό μπορεί να διακόψει μια λειτουργία ή να αποτύχει σε ένα audit.

Περιοδικές υποβολές και δηλώσεις

Οι ρυθμιστικές αρχές απαιτούν αναφορές, δηλώσεις και ειδοποιήσεις σε σταθερούς κύκλους — μηνιαία, τριμηνιαία, ετήσια. Η παράβλεψη του χρονικού διαστήματος συνήθως φέρει ποινή ανεξάρτητα από τα υποκείμενα δεδομένα.

Υποχρεωτικές επιθεωρήσεις

Οι λέβητες, ανελκυστήρες, ηλεκτρολογικά πάνελ και δοχεία πίεσης πρέπει να επιθεωρούνται σε νόμιμα καθορισμένα διαστήματα. Η έκθεση επιθεώρησης, ο επιθεωρητής και η επόμενη προθεσμία πρέπει να είναι καταγεγραμμένα.

Προετοιμασία για επίσημο ελεγχο

Όταν ένας ρυθμιστής επισκέπτεται, η ερώτηση είναι πάντα η ίδια: μπορείτε να δείξετε το έγγραφο; Αν η απόδειξη είναι διάσπαρτη σε ντουλάπες, νήματα e-mail και κοινές μονάδες δίσκου, η απάντηση παίρνει πολύ χρόνο.

Ανάθεση ευθύνης

Κάθε προθεσμία χρειάζεται έναν ιδιοκτήτη. Όταν η ιδιοκτησία είναι άτυπη, η υπόθεση είναι ότι κάποιος άλλος την έχει αναλάβει — μέχρι που κανείς δεν την έχει.

Πού αποτυγχάνει σήμερα;

Οι προθεσμίες ζουν στη μνήμη κάποιου

Ένας άνθρωπος γνωρίζει πότε λήγει το πιστοποιητικό πυρασφάλειας. Όταν αυτό το άτομο φεύγει, αλλάζει ρόλο ή απλώς είναι σε άδεια κατά τη διάρκεια του παραθύρου ανανέωσης, η προθεσμία περνάει σιωπηλά και η έκθεση εμφανίζεται μόνο όταν ένας ελεγκτής ή ασφαλιστής ρωτάει.

Το έγγραφο και η προθεσμία είναι σε διαφορετικά μέρη

Το πιστοποιητικό είναι σε έναν φάκελο σε μια κοινή μονάδα δίσκου, η υπενθύμιση ανανέωσης είναι μια σημείωση σε ένα προσωπικό ημερολόγιο και η έγκριση πληρωμής του τέλους ανανέωσης είναι μια αλυσίδα e-mail. Όταν η ανανέωση δεν πρέπει, η συναρμολόγηση αυτών των τριών κομματιών παίρνει περισσότερο χρόνο από το ίδιο το έργο.

Κανείς δεν βλέπει την ολοκληρωμένη εικόνα

Πόσα στοιχεία λήγουν τις επόμενες 60 μέρες, ποια είναι ήδη καθυστερημένα, ποιες ανανεώσεις περιμένουν υπογραφή — αυτή η ανασκόπηση υπάρχει μόνο αν κάποιος την κατασκευάσει με το χέρι από πολλές πηγές και μέχρι τότε η εικόνα έχει ήδη αλλάξει.

Η απόδειξη ελέγχου είναι διάσπαρτη

Η απόδειξη σε έναν ρυθμιστή ότι μια επιθεώρηση έγινε σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, ότι το σωστό άτομο την αποδέχθηκε και ότι η δράση παρακολούθησης ολοκληρώθηκε απαιτεί τη λήψη αρχείων από πολλά συστήματα. Ο ίδιος ο αγώνας δημιουργεί κίνδυνο.

Τι αλλάζει με το Tenderely BPM

Κάθε προθεσμία είναι ένα δομημένο αρχείο

Τύπος άδειας, εκδίδουσα αρχή, ημερομηνία έκδοσης, ημερομηνία λήξης, υπεύθυνος και υποστηρικτικά έγγραφα συνυπάρχουν σε ένα αρχείο. Η προθεσμία δεν είναι σε μια σημείωση ημερολογίου — είναι σε ένα σύστημα.

Οι ανανεώσεις κινούνται μέσα από μια καθορισμένη ροή

Όταν μια προθεσμία πλησιάζει, ένα έργο ανανέωσης ανοίγει αυτόματα. Τα βήματα — συγκέντρωση εγγράφων, εσωτερική αναθεώρηση, έγκριση, υποβολή — ακολουθούν μια σειρά χωρίς κανείς να χρειάζεται να θυμηθεί να τα ξεκινήσει.

Οι υπενθυμίσεις SLA δίωκαν τον εαυτό τους

Κάθε προθεσμία φέρει ένα παράθυρο προειδοποίησης. Όταν η οριακή τιμή περάσει, ο υπεύθυνος και ο διευθυντής τους λαμβάνουν ειδοποίηση. Τίποτα δεν λήγει επειδή ήταν σιωπηλό.

Η έγκριση συμβαίνει στο κινητό

Μια ανανέωση που χρειάζεται την αποδοχή ενός διευθυντή δεν περιμένει να είναι στο τραπέζι. Η ίδια ροή εκτελείται στις εφαρμογές iOS και Android, επομένως η έγκριση κινείται με ένα χτύπημα από όπου κι αν είναι.

Το ιστορικό ελέγχου είναι πάντα έτοιμο

Κάθε ενέργεια σε ένα αρχείο — ποιος το ενημέρωσε, τι άλλαξε, πότε εγκρίθηκε — καταγράφεται. Όταν ένας ρυθμιστής ζητάει απόδειξη, η απάντηση είναι ήδη συναρμολογημένη στο Tenderely αντί να ανακατασκευάζεται από e-mail.

Η εικόνα συμμόρφωσης είναι ένας πίνακας ελέγχου

Στοιχεία που λήγουν τις επόμενες 30 ή 90 μέρες, καθυστερημένες ανανεώσεις, επιθεωρήσεις που περιμένουν υπογραφή — αυτά είναι νούμερα που κάθονται σε μια οθόνη αντί να είναι απαντήσεις που απαιτούν συνάντηση για να παραχθούν.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Λειτουργεί το μόντουλο για οποιονδήποτε τομέα ή μόνο για ρυθμιζόμενες βιομηχανίες;

Λειτουργεί σε οποιονδήποτε τομέα. Οι υποχρεώσεις συμμόρφωσης ποικίλλουν — ένα εστιατόριο έχει πιστοποιητικά ασφάλειας τροφίμων, μια κατασκευαστική εταιρεία έχει αρχεία επιθεώρησης εξοπλισμού, ένα σχολείο έχει προσόντα προσωπικού — αλλά το υποκείμενο πρότυπο προθεσμίας, εγγράφου, ροής ανανέωσης και υπεύθυνου είναι ίδιο παντού. Το μόντουλο εγκαθίστανται με αυτό το πρότυπο ήδη στη θέση του και εσείς το διαμορφώνετε για να ταιριάζει με τη δική σας λίστα υποχρεώσεων.

Μπορούμε να δώσουμε στις εξωτερικές φορείς ή επιθεωρητές πρόσβαση σε σχετικά αρχεία;

Ναι. Μια δημόσια φόρμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συλλογή αναφορών επιθεώρησης ή δηλώσεων από τρίτους χωρίς να τους δίνεται πρόσβαση στο εσωτερικό σας σύστημα. Για φορείς που χρειάζονται συνεχή πρόσβαση ανάγνωσης σε συγκεκριμένα αρχεία, οι δικαιώματα βάσης ρόλου και επιπέδου πεδίου ελέγχουν ακριβώς τι μπορούν και δεν μπορούν να δουν.

Τι συμβαίνει όταν μια ανανέωση απαιτεί πολλές εγκρίσεις;

Οι αλυσίδες έγκρισης με δεσμευτικό διακλάδωση και παράλληλα βήματα διαμορφώνονται χωρίς κώδικα. Αν μια ανανέωση άδειας πάνω από ένα συγκεκριμένο κατώφλι κόστους απαιτεί ταυτόχρονα την αποδοχή ενός προϊστάμενου τμήματος και χρηματοοικονομικών, αυτό είναι ένα παράλληλο βήμα στη ροή. Κανένα δεν μπορεί να παραληφθεί και το ίχνος ελέγχου καταγράφει και τις δύο εγκρίσεις.

Μπορούμε να επισυνάψουμε σαρωμένα έγγραφα και αναφορές επιθεώρησης σε κάθε αρχείο;

Ναι. Τα υποστηρικτικά έγγραφα, φωτογραφίες και υπογεγραμμένες αναφορές επισυνάπτονται απευθείας στο αρχείο συμμόρφωσης στο οποίο ανήκουν. Όταν ένας ελεγκτής ζητάει την τελευταία αναφορά επιθεώρησης λέβητα, είναι στο αρχείο με το ποιος την ανέβασε και πότε.

Πώς χειριζόμαστε υποχρεώσεις που ανήκουν σε διαφορετικά τμήματα ή τοποθεσίες;

Η πρόσβαση βάσης ρόλου και επιπέδου μονάδας σημαίνει ότι κάθε τμήμα ή τοποθεσία βλέπει μόνο τις δικές της υποχρεώσεις χωρίς να βλέπει άλλους. Μια κεντρική λειτουργία συμμόρφωσης μπορεί να δει όλα. Η ευθύνη ανατίθεται στο επίπεδο του αρχείου, επομένως υπάρχει πάντα ένας ονοματισμένος ιδιοκτήτης για κάθε προθεσμία αντί μιας κοινής εισερχόμενης.