← Tenderely BPM
ΕΝΌΤΗΤΑ
Διαχείριση συμβάσεων από αρχή ως τέλος σε μία ροή.
Η υπογραφή δεν είναι το τέλος της διαδικασίας σύμβασης αλλά το μέσο της. Ο πραγματικός κίνδυνος έρχεται μετά: κανείς δεν παρακολουθεί την ημερομηνία λήξης, και η σύμβαση είτε ανανεώνεται είτε χάνεται χωρίς να το προσέξει κανείς. Το Tenderely BPM συνεχίζει να παρακολουθεί τη σύμβαση και μετά την υπογραφή.
Τι επαναλαμβάνεται σε μια διαδικασία σύμβασης;
01
Αίτημα και σχεδίαση
Για ποια συμφωνία, με ποιο μέρος, από ποιο πρότυπο — χωρίς δομημένο αίτημα, η νομική ρωτάει τις ίδιες ερωτήσεις κάθε φορά.
02
Εσωτερική έγκριση
Τα βήματα έγκρισης αλλάζουν ανάλογα με την αξία και τον τύπο, οπότε ποιος πρέπει να δώσει τη συναίνεση πρέπει να ακολουθεί κανόνα.
03
Γύροι διαπραγμάτευσης
Οι αλλαγές από το άλλο μέρος και η τρέχουσα έκδοση πρέπει να παρακολουθούνται· η υπογραφή της λάθος έκδοσης είναι πραγματικός κίνδυνος.
04
Υπογραφή
Η σειρά υπογραφής και η εξουσία του υπογράφοντος ανήκουν στο αρχείο, και το εκτελεσμένο αντίγραφο σε ένα μόνο μέρος.
05
Υποχρεώσεις σε ισχύ
Οι δεσμεύσεις που δεν τοποθετούνται σε ημερολόγιο θυμούνται μόνο όταν παραβιάζονται.
06
Λήξη και ανανέωση
Αν χάσετε την προθεσμία ειδοποίησης σε μια σύμβαση που ανανεώνεται αυτόματα, δεσμεύεστε για μια ακόμη περίοδο.
Που προκύπτουν προβλήματα σήμερα;
Οι συμβάσεις βρίσκονται σε ένα φάκελο
Τα εκτελεσμένα αντίγραφα κείτονται σε κοινή μονάδα δίσκου ή ένα συρόμενο, και επειδή κανείς δεν ρωτάει πότε τελειώνει το καθένα, κανείς δεν ξέρει.
Οι ημερομηνίες λήξης ολισθαίνουν
Μια σύμβαση που παρατηρείται μετά τη λήξη της προθεσμίας ειδοποίησης παραμένει σε ισχύ για μια ακόμη περίοδο.
Η τρέχουσα έκδοση είναι ασαφής
Τα αρχεία που αναπηδούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παράγουν "final_v3_latest", και μερικές φορές υπογράφεται η λάθος έκδοση.
Κανείς δεν είναι σίγουρος ποιος δίνει έγκριση
Ο κανόνας είναι σε ένα έγγραφο πολιτικής αλλά η εφαρμογή του εξαρτάται από τη μνήμη, και η διαφορά εμφανίζεται σε έλεγχο.
Τι αλλάζει με το Tenderely BPM
01
Τα αιτήματα φθάνουν δομημένα
Το μέρος, το θέμα, η αξία και η διάρκεια έρχονται ως πεδία, οπότε η νομική δεν κυνηγάει πληροφορίες που λείπουν.
02
Η έγκριση διακλαδώνεται ανάλογα με την αξία
Ποιος δίνει τη συναίνεση αποφασίζεται από κανόνα, και ο κανόνας βρίσκεται στη ροή και όχι σε ένα έγγραφο.
03
Εκδόσεις στο αρχείο
Κάθε γύρος είναι ένα βήμα, οπότε ποιο αρχείο έφθασε πότε — και ποια έκδοση είναι τρέχουσα — είναι ορατό.
04
Οι ημερομηνίες λήξης σας προειδοποιούν
Οι ημερομηνίες ανανέωσης και ειδοποίησης οδηγούν χρονόμετρα, και ο υπεύθυνος προειδοποιείται καθώς πλησιάζουν.
05
Ο αντισυμβαλλόμενος συμμετέχει από το εξωτερικό
Ένας δημόσιος σύνδεσμος φόρμας τους επιτρέπει να ανεβάσουν έγγραφα ή να δώσουν έγκριση χωρίς λογαριασμό.
ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ
Παρακολουθεί τις ημερομηνίες λήξης συμβάσεων;
+
Ναι. Οι ημερομηνίες λήξης και ειδοποίησης είναι πεδία στο αρχείο, τα χρονόμετρα τρέχουν εναντίον τους, και μια επικείμενη ανανέωση φθάνει στον υπεύθυνο ως προειδοποίηση. Η απόφαση ανανέωσης μπορεί και αυτή να είναι ένα βήμα.
Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ηλεκτρονική υπογραφή;
+
Η διαδικασία διαχειρίζεται το βήμα υπογραφής και την ανέβασμα του εκτελεσμένου αντιγράφου· το ποια μέθοδος υπογραφής χρησιμοποιείτε εξαρτάται από εσάς. Ποιος έγκρινε ποια έκδοση και πότε καταγράφεται ούτως ή άλλως.
Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα δικά μας πρότυπα;
+
Ναι. Το αρχείο προτύπου σας συνδέεται στο αρχείο και ταξιδεύει με τα πεδία από τη φόρμα αιτήματος. Ποιο πρότυπο ισχύει για ποια συμφωνία μπορεί να αποφασιστεί υπό όρους.