Η τελωνειακή διαμεσολάβηση σε μία ιχνηλάσιμη ροή.

Το έργο ενός τελωνειακού γραφείου χτίζεται γύρω από προθεσμίες που δεν μετακινούνται και έγγραφα που πρέπει να είναι ακριβώς σωστά. Αν χάσετε ένα βήμα, αν χάσετε ένα πιστοποιητικό ή αν αφήσετε ένα φορτίο να παραμείνει πέρα από το όριο παραμονής στην αποθήκη, ο πελάτης θα πληρώσει — και στη συνέχεια θα ψάχνει έναν νέο διαμεσολαβητή. Το Tenderely BPM συνδέει κάθε αρχείο δήλωσης, έλεγχο εγγράφων, έγκριση και προθεσμία σε ένα δομημένο αρχείο, χωρίς κώδικα, ώστε να μην χαθεί τίποτα γιατί ήταν κάπου στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κάποιου.

Κάντε αίτηση Εξερευνήστε στην εφαρμογή

Τι επαναλαμβάνει κάθε μέρα ένα τελωνειακό γραφείο;

Άνοιγμα ενός αρχείου δήλωσης

Κάθε φορτίο ξεκινά ένα αρχείο: πελάτης, εξουσιοδότηση, εμπόρευμα, προέλευση, αξία, κώδικας ταρίφας. Αν αυτό το αρχικό βήμα είναι ελεύθερης μορφής, το αρχείο είναι ήδη ελλιπές πριν ακόμη ξεκινήσει.

Συλλογή και έλεγχος εγγράφων

Τιμολόγιο, κατάσταση συσκευασίας, πιστοποιητικό προέλευσης, άδειες, αναφορές δοκιμών — κάθε έγγραφο πρέπει να είναι παρόν και σωστό πριν υποβληθεί η δήλωση. Ένα έγγραφο που λείπει δεν εμφανίζεται παρά μόνο στη χειρότερη στιγμή.

Υπολογισμός δασμών και φόρων

Ο σωστός κώδικας ταρίφας καθορίζει το ποσοστό· το ποσοστό καθορίζει το δασμό· ένας λάθος κώδικας σημαίνει υπόπληρωμή ή υπερπληρωμή και οποιοδήποτε από τα δύο έχει συνέπειες.

Υποβολή και εγγραφή δήλωσης

Ο διαμεσολαβητής ελέγχει το αρχείο, το εγκρίνει και το υποβάλλει. Αν το κανάλι επιθεώρησης είναι κόκκινο ή κίτρινο, ξεκινά μια πρόσθετη διαδικασία. Κάθε στάδιο έχει τη δική του προθεσμία.

Τελωνειακή αποθήκη και χρόνος παραμονής

Τα εμπορεύματα που περιμένουν σε μια τελωνειακή αποθήκη ή στο λιμάνι συσσωρεύουν έξοδα αποθήκευσης ημέρα με τη μέρα. Το να γνωρίζετε ακριβώς πότε κάθε φορτίο εισέρχεται και πότε πρέπει να φύγει δεν είναι προαιρετικό.

Κυρώσεις, διορθώσεις και ενστάσεις

Όταν εκδίδεται μια κύρωση, το γραφείο χρειάζεται ένα αρχείο με το τι συνέβη, πότε λήγει η προθεσμία απάντησης και τι υποβλήθηκε. Μια ένσταση χωρίς ιχνηλάσιμη απόδειξη είναι μια ένσταση που είναι δύσκολο να κερδίσει.

Που αποτυγχάνει αυτό σήμερα;

Το αρχείο βρίσκεται σε πέντε διαφορετικά μέρη

Έγγραφα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, σημειώσεις σε μια ομάδα συνομιλίας, προθεσμίες σε ένα προσωπικό ημερολόγιο, χρεώσεις σε ένα υπολογιστικό φύλλο και κατάστασης δήλωσης σε μια κυβερνητική πύλη. Το άτομο που συνδέει και τα πέντε είναι αντικατάστατο — και αυτό είναι κίνδυνος.

Τα κενά εγγράφων εμφανίζονται πολύ αργά

Η άδεια που λείπει ή το παρωχημένο πιστοποιητικό ανακαλύπτονται κατά την υποβολή, όχι κατά την εισαγωγή. Μέχρι τότε, τα εμπορεύματα είναι ήδη στα σύνορα και ο πελάτης είναι ήδη στο τηλέφωνο.

Οι προθεσμίες εξαρτώνται από το ποιος θα τις θυμηθεί

Τα όρια χρόνου παραμονής, τα παράθυρα ένστασης και οι προθεσμίες πληρωμής παρακολουθούνται από ανθρώπους, όχι από συστήματα. Όταν το άτομο είναι απασχολημένο, η προθεσμία περνά σιωπηλά και τα κόστη πέφτουν στο τιμολόγιο του πελάτη.

Τα κόστη αρχείου συγκεντρώνονται αργότερα

Οι χρεώσεις λιμανιού, τα έξοδα μετάφρασης, το κόστος επιθεώρησης και οι κυρώσεις συλλέγονται από τη μνήμη ή από σκόρπιες σημειώσεις όταν προετοιμάζεται το τιμολόγιο, όχι καθώς εμφανίζονται. Αυτό που ξεχνιέται δεν χρεώνεται.

Τι αλλάζει με το Tenderely BPM

Κάθε αρχείο είναι ένα δομημένο αρχείο

Πελάτης, εξουσιοδότηση, κώδικας ταρίφας, λεπτομέρειες φορτίου και όλα τα συνημμένα έγγραφα ζουν σε ένα αρχείο. Οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση βλέπει την πλήρη εικόνα χωρίς να ρωτάει.

Ο έλεγχος εγγράφων επιβάλλεται από μόνος του

Τα υποχρεωτικά έγγραφα παραλίστανται ως πεδία στο αρχείο. Ένα βήμα στη ροή δεν μπορεί να προχωρήσει μέχρι το ελεγκτικό κατάλογο να ολοκληρωθεί, ώστε τα κενά να συλλαμβάνονται κατά την εισαγωγή, όχι στα σύνορα.

Η έγκριση είναι ένα βήμα, όχι ένα ηλεκτρονικό μήνυμα

Η ανασκόπηση και η υπογραφή του διαμεσολαβητή είναι ένα ονοματιστικό βήμα στη ροή. Ο κατανεμημένος διακλάδωση χειρίζεται τα κανάλια επιθεώρησης: ένα αποτέλεσμα κόκκινου καναλιού ανοίγει πρόσθετα βήματα αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται κανείς να το θυμηθεί.

Οι προθεσμίες υπενθυμίζουν τον εαυτό τους

Δώστε σε ένα βήμα ένα SLA και το Tenderely σας προειδοποιεί όταν η προθεσμία πλησιάζει και ξανά όταν πέρασε. Τα όρια χρόνου παραμονής και τα παράθυρα ένστασης σταματούν να εξαρτώνται από τη μνήμη ενός ατόμου.

Οι πελάτες μπορούν να υποβάλουν από έξω

Στείλτε σε έναν πελάτη ένα δημόσιο σύνδεσμο φόρμας για να ανεβάσει τα έγγραφά του. Αυτό που υποβάλλουν προσγειώνεται απευθείας στο αρχείο. Δεν χρειάζονται λογαριασμό και δεν έχουν πρόσβαση στο εσωτερικό σας σύστημα.

Τα κόστη και οι χρεώσεις αρχείου είναι ορατά καθώς συμβαίνουν

Κόστη που καταγράφονται στο αρχείο κατά τη διαδικασία — όχι συγκεντρωμένα από τη μνήμη κατά την ώρα της τιμολόγησης. Τα ταμπλό και οι αναφορές δείχνουν ποια αρχεία είναι ανοιχτά, ποια είναι ληξιπρόθεσμα και τι έχει συγκεντρωθεί.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Μπορούμε να ρυθμίσουμε διαφορετικές ροές για εισαγωγή, εξαγωγή και διέλευση;

Ναι. Κάθε τύπος δήλωσης μπορεί να έχει τη δική του ροή με το δικό του ελεγκτικό κατάλογο εγγράφων, βήματα έγκρισης και κανόνες προθεσμίας. Ο κατανεμημένος διακλάδωση σημαίνει ότι ένα βήμα που ισχύει μόνο για, ας πούμε, ελεγχόμενα εμπορεύματα μπορεί να συμπεριληφθεί μόνο όταν το σχετικό πεδίο συμπληρωθεί με έναν ορισμένο τρόπο.

Μπορούν οι πελάτες να δουν την κατάσταση των δικών τους αποστολών;

Ναι. Ένας πελάτης μπορεί να λάβει πρόσβαση ως συνδεδεμένος εξωτερικός χρήστης που βλέπει μόνο τα δικά του αρχεία και τα βήματα που περιμένουν την εισαγωγή του — ποτέ τα αρχεία άλλων πελατών ή τα εσωτερικά σας δεδομένα. Μπορείτε επίσης να του στείλετε ένα δημόσιο σύνδεσμο φόρμας για υποβολή εγγράφων χωρίς να του δώσετε καμία πρόσβαση συστήματος.

Πώς παρακολουθούμε τις προθεσμίες τελωνειακής αποθήκης σε πολλές αποστολές ταυτόχρονα;

Κάθε αρχείο αποστολής φέρει τη δική του ημερομηνία εισαγωγής και προθεσμία. Οι ρυθμίσεις SLA στο σχετικό βήμα ενεργοποιούν προειδοποιήσεις πριν και μετά το όριο. Ένα ταμπλό που δημιουργείται από αυτά τα αρχεία δείχνει όλες τις αποστολές και τον υπόλοιπο χρόνο παραμονής τους σε μια άποψη, χωρίς κανείς να χρειάζεται να το συγκεντρώσει.

Μπορούμε να καταγράψουμε και να παρακολουθήσουμε κυρώσεις και ενστάσεις στο ίδιο σύστημα;

Ναι. Μια κύρωση μπορεί να ανοίξει ένα νέο συνδεδεμένο αρχείο — ή ένα νέο στάδιο στο υπάρχον αρχείο — με τα δικά του βήματα, προθεσμίες και συνημμένα έγγραφα. Η σύνδεση μεταξύ της αρχικής δήλωσης και της ένστασης διατηρείται, ώστε το πλήρες ιστορικό να βρίσκεται σε ένα μέρος.

Υπάρχει έτοιμη ρύθμιση για ένα τελωνειακό γραφείο;

Ναι. Το πακέτο τελωνειακής διαμεσολάβησης εγκαθίσταται με ροές, πλέγματα εγγράφων, παρακολούθηση προθεσμιών και ένα ταμπλό ήδη στη θέση του. Στη συνέχεια, προσαρμόζετε κάθε φόρμα ώστε να ταιριάζει στο δικό σας γραφείου στυλ εργασίας και τη δημοσιεύετε. Το πακέτο είναι ένα σημείο εκκίνησης, όχι ένας περιορισμός.