Operacje obsługi celnej w jednym transparentnym przepływie.

Praca biura obsługi celnej opiera się na terminach, które się nie przesuwają, i dokumentach, które muszą być dokładnie prawidłowe. Pominięcie kroku, zagubienie certyfikatu lub pozwolenie towarom na siedzenie w magazynie po terminie — wszystko to płaci klient, a potem szuka nowego pośrednika celnego. Tenderely BPM wiąże każdy plik deklaracyjny, kontrolę dokumentów, zatwierdzenie i termin w jeden ustrukturyzowany rekord, bez kodu, dzięki czemu nic nie umknie, bo siedziało w czyichś e-mailach.

Złóż wniosek Poznaj w aplikacji

Co biuro obsługi celnej powtarza każdego dnia?

Otwarcie pliku deklaracyjnego

Każda przesyłka rozpoczyna plik: klient, pełnomocnictwo, towar, pochodzenie, wartość, kod taryfowy. Jeśli ten krok początkowy nie ma ustalonej formy, plik jest już niekompletny zanim się zacznie.

Zbieranie i weryfikacja dokumentów

Faktura, lista pakunkowa, certyfikat pochodzenia, pozwolenia, raporty testów — każdy dokument musi być obecny i prawidłowy zanim deklaracja zostanie złożona. Brakujący dokument nie ujawnia się aż do najgorszego momentu.

Obliczenie należności i podatków

Prawidłowy kod taryfowy określa stawkę; stawka określa należność; zły kod oznacza niedopłatę lub przepłatę, a każde z nich ma konsekwencje.

Złożenie i rejestracja deklaracji

Pośrednik sprawdza plik, zatwierdza go i składa. Jeśli kanał kontroli jest czerwony lub żółty, rozpoczyna się dodatkowy proces. Każdy etap ma swój termin.

Magazyn celny i czas przechowania

Towary czekające w magazynie celnym lub na porcie gromadzą koszty przechowania każdego dnia. Dokładne znanie, kiedy każda przesyłka wchodzi i kiedy musi wyjść, nie jest opcjonalne.

Kary, korekty i odwołania

Gdy nałożono karę, firma potrzebuje zapisu co się stało, do kiedy należy odpowiedzieć i co zostało złożone. Odwołanie bez śladów w dokumentacji jest trudne do wygrania.

Gdzie to się sypie dzisiaj?

Plik rozrzucony jest w pięciu miejscach

Dokumenty w e-mailach, notatki w grupie czatu, terminy w kalendarzu osobistym, opłaty w arkuszu, a status deklaracji w portalu rządowym. Osoba, która łączy wszystkie pięć rzeczy, jest niezastępowalna — i to jest zagrożenie.

Luki w dokumentach odkrywane za późno

Brakujące pozwolenie lub nieaktualny certyfikat odkrywane są przy składaniu, a nie przy przyjęciu. W tym momencie towary już są na granicy, a klient już dzwoni.

Terminy zależą od tego, kto je pamięta

Limity czasu przechowania, okna odwoławcze i terminy płatności śledzi ludzie, nie systemy. Gdy osoba jest zajęta, termin bezgłośnie upływa, a koszty lądują na fakturze klienta.

Koszty pliku montowane po fakcie

Opłaty portowe, tłumaczenia, koszty kontroli i kary zbierane są z pamięci lub z rozrzuconych notatek przy przygotowaniu faktury, a nie w momencie, gdy się pojawiają. Co się zapomni, to nie zostanie rozliczone.

Co zmienia się z Tenderely BPM

Każdy plik to ustrukturyzowany rekord

Klient, pełnomocnictwo, kod taryfowy, szczegóły przesyłki i wszystkie dołączone dokumenty znajdują się w jednym rekordzie. Każdy z dostępem widzi pełny obraz bez pytania.

Lista kontrolna dokumentów wymusza się sama

Wymagane dokumenty są wymienione jako pola w pliku. Krok w przepływie nie może się posunąć aż do momentu, gdy lista jest kompletna, więc luki są łapane przy przyjęciu, a nie na granicy.

Zatwierdzenie to krok, nie e-mail

Przegląd i podpis pośrednika to nazwany krok w przepływie. Rozgałęzienia warunkowe obsługują kanały kontroli: wynik z kanału czerwonego automatycznie otwiera dodatkowe kroki, bez konieczności, aby ktoś pamiętał, aby to zrobić.

Terminy same się do siebie przypominają

Ustaw SLA dla kroku, a Tenderely ostrzega, gdy termin się zbliża i ponownie, gdy upłynie. Limity czasu przechowania i okna odwoławcze przestają zależeć od pamięci człowieka.

Klienci mogą przesyłać dane z zewnątrz

Wyślij klientowi publiczny link do formularza, aby przesłał swoje dokumenty. To, co przesyła, ląduje bezpośrednio na rekordzie pliku. Nie potrzebuje konta ani dostępu do twojego wewnętrznego systemu.

Koszty pliku i opłaty są widoczne, gdy się pojawiają

Koszty rejestrowane w pliku w trakcie procesu — nie montowane z pamięci w momencie rozliczenia. Pulpity i raporty pokazują, które pliki są otwarte, które są zalegające i co zostało zebrane.

FAQ

Czy możemy skonfigurować różne przepływy dla importu, eksportu i tranzytu?

Tak. Każdy typ deklaracji może mieć swój własny przepływ z własną listą kontrolną dokumentów, krokami zatwierdzenia i zasadami terminów. Rozgałęzienia warunkowe oznaczają, że krok, który dotyczy tylko na przykład towarów objętych kontrolą, może być dołączony tylko wtedy, gdy odpowiednie pole jest wypełnione w określony sposób.

Czy klienci mogą zobaczyć status swoich przesyłek?

Tak. Klient może mieć dostęp jako połączony użytkownik zewnętrzny, który widzi tylko własne pliki i kroki oczekujące na jego dane wejściowe — nigdy rekordy innych klientów ani twoje dane wewnętrzne. Możesz także wysłać mu publiczny link do formularza do przesyłania dokumentów bez przyznawania mu dostępu do systemu.

Jak śledzimy terminy magazynu celnego na wiele przesyłek na raz?

Każdy rekord przesyłki zawiera własną datę wejścia i termin. Ustawienia SLA na odpowiednim kroku wyzwalają ostrzeżenia przed i po limicie. Pulpit zbudowany z tych rekordów pokazuje wszystkie przesyłki i pozostały czas przechowania w jednym widoku, bez konieczności ręcznego kompilowania.

Czy możemy rejestrować i śledzić kary i odwołania w tym samym systemie?

Tak. Kara może otworzyć nowy połączony rekord — lub nowy etap w istniejącym pliku — z własnymi krokami, terminami i załącznikami dokumentów. Połączenie między pierwotną deklaracją a odwołaniem jest zachowywane, dzięki czemu cała historia jest w jednym miejscu.

Czy istnieje gotowa konfiguracja dla biura obsługi celnej?

Tak. Pakiet Obsługi Celnej instaluje się z przepływami, siatkami dokumentów, śledzeniem terminów i pulpitem już na miejscu. Następnie dostosowujesz każdy formularz do stylu pracy twojego biura i publikujesz go. Pakiet to punkt wyjścia, a nie ograniczenie.