Gümrük müşavirliği operasyonu tek izlenebilir akışta.
Gümrük müşavirlik firmasının işi, kaymaması gereken son tarihler ve eksiksiz olması gereken belgeler üzerine kuruludur. Bir adım atlanırsa, bir sertifika gözden kaçarsa ya da sevkiyat antrepoda fazla beklerse bedeli müşteri öder — ve ardından yeni bir müşavir arar. Tenderely BPM her beyanname dosyasını, evrak kontrolünü, onayı ve son tarihi tek yapılandırılmış kayda bağlar; kod yazmadan, hiçbir şey birinin e-postasında unutulup gitmesin diye.
Bir gümrük müşavirlik firması her gün neyi tekrar eder?
01
Dosya açma
Her sevkiyat bir dosyayla başlar: müşteri, vekaletname, eşya cinsi, menşe, kıymet, GTİP. Bu açılış adımı serbest metinle yapılırsa dosya daha başlamadan eksik olur.
02
Evrak toplama ve kontrol
Fatura, çeki listesi, menşe şahadatnamesi, izin belgeleri, test raporları — beyanname tescil edilmeden önce her belgenin tam ve doğru olması gerekir. Eksik belge en kötü anda, sınırda çıkar.
03
Vergi ve gümrük hesabı
Doğru GTİP oranı belirler, oran vergiyi belirler; yanlış tarife kodu az ödemeye ya da fazla ödemeye yol açar ve ikisinin de sonucu ağırdır.
04
Tescil ve muayene hattı
Müşavir dosyayı kontrol eder, onaylar ve tescil eder. Hat kırmızı veya sarı gelirse ek süreç başlar. Her aşamanın ayrı bir son tarihi vardır.
05
Antrepo ve bekleme süresi
Antrepoda veya limanda bekleyen eşya her gün depolama maliyeti biriktirir. Her sevkiyatın ne zaman girdiğini ve ne zaman çıkması gerektiğini bilmek zorunludur.
06
Ceza, düzeltme ve itiraz
Ceza kesildiğinde firmanın elinde ne olduğunun kaydı, itiraz süresinin ve yapılan başvurunun belgesi olmalıdır. Belgesiz itiraz kazanılması güç bir itirazdır.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Dosya beş ayrı yerde
Belgeler e-postada, notlar WhatsApp grubunda, son tarihler kişisel takvimde, masraflar Excel'de, beyanname durumu gümrük sisteminde. Hepsini bir arada tutan kişi vazgeçilmez hale gelir — bu başlı başına bir risktir.
Evrak eksikliği çok geç ortaya çıkıyor
Eksik izin belgesi ya da süresi dolmuş sertifika tescil anında fark edilir, kabul aşamasında değil. O noktada eşya sınırdadır ve müşteri telefondadır.
Son tarihler hatırlamaya bağlı
Antrepo süreleri, itiraz pencereleri ve ödeme son tarihleri sistemle değil insanla takip edilir. O kişi yoğun olduğunda süre sessizce geçer; maliyet müşterinin faturasına biner.
Dosya masrafları sonradan derleniyor
Liman masrafları, tercüme ücretleri, muayene giderleri ve cezalar fatura kesilirken hafızadan veya dağınık notlardan toplanır, oluştukları anda değil. Unutulan faturalanmaz.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Her dosya yapılandırılmış bir kayıt
Müşteri, vekaletname, GTİP, sevkiyat bilgileri ve ekli belgeler tek kayıtta durur. Erişim yetkisi olan herkes sormadan tam resmi görür.
02
Evrak kontrol listesi kendiliğinden denetler
Zorunlu belgeler dosyanın alanları olarak tanımlanır. İlgili adım kontrol listesi tamamlanmadan ilerleyemez; böylece eksikler sınırda değil kabul aşamasında yakalanır.
03
Onay bir adım, e-posta değil
Müşavirin incelemesi ve parafı akışta adlandırılmış bir adımdır. Koşullu dallanma muayene hatlarını yönetir: kırmızı hat sonucu ek adımları otomatik olarak açar, birinin hatırlamasına gerek kalmaz.
04
Son tarihler kendiliğinden hatırlatır
Adıma SLA tanımlandığında Tenderely süre dolmadan uyarır, geçtikten sonra da. Antrepo süreleri ve itiraz pencereleri artık bir kişinin hafızasına bağlı kalmaz.
05
Müşteri dışarıdan belge yükler
Müşteriye herkese açık form bağlantısı gönderilir; yüklediği belgeler doğrudan dosya kaydına düşer. Hesap açmasına veya sisteme erişmesine gerek yoktur.
06
Dosya masrafları anlık görünür
Masraflar fatura anında değil oluştukça kayda işlenir. Panolar ve raporlar hangi dosyaların açık olduğunu, hangilerinin geciktiğini ve ne kadar tahsil edildiğini gösterir.
SIK SORULANLAR
İthalat, ihracat ve transit için ayrı akışlar kurabilir miyiz?
+
Evet. Her beyanname türünün kendi evrak listesi, onay adımları ve süre kurallarıyla ayrı bir akışı olabilir. Koşullu dallanma sayesinde yalnızca kontrollü eşyaya özgü bir adım, ilgili alan belirli bir değer aldığında otomatik olarak devreye girer.
Müşteriler kendi sevkiyatlarının durumunu görebilir mi?
+
Evet. Müşteriye bağlı dış kullanıcı olarak yalnız kendi dosyalarını ve onay bekleyen adımları gören bir erişim tanımlanabilir; başka müşterilerin kayıtlarına veya firma içi verilere erişemezler. İsterseniz sisteme hiç girmeden yalnızca belge yüklemeleri için herkese açık form bağlantısı da gönderebilirsiniz.
Pek çok sevkiyattaki antrepo sürelerini aynı anda nasıl takip ederiz?
+
Her sevkiyat kaydı kendi giriş tarihini ve son tarihini taşır. İlgili adımdaki SLA ayarları, süre dolmadan önce ve sonra uyarı gönderir. O kayıtlardan oluşturulan pano tüm sevkiyatları ve kalan antrepo sürelerini tek görünümde gösterir; kimsenin ayrıca derlemesi gerekmez.
Cezaları ve itirazları aynı sistem içinde kayıt altına alabilir miyiz?
+
Evet. Ceza, mevcut dosyaya bağlı yeni bir kayıt ya da yeni bir aşama olarak açılabilir; kendi adımları, son tarihleri ve belge ekleri olur. Orijinal beyanname ile itiraz arasındaki bağ korunduğundan tam geçmiş tek yerde durur.
Gümrük müşavirliği için hazır bir kurulum var mı?
+
Evet. Gümrük Müşavirliği paketi hazır akışlar, evrak ızgarası, süre takibi ve pano ile birlikte kurulur. Ardından her formu firmanızın çalışma biçimine göre düzenleyip yayınlarsınız. Paket bir başlangıç noktasıdır, dayatma değil.