Таможенное оформление в одном отслеживаемом процессе
Работа таможенного брокера построена на сроках, которые не переносятся, и документах, которые должны быть абсолютно точными. Пропустите этап, потеряйте сертификат или оставьте груз в таможенном складе дольше положенного — и клиент платит и уходит к другому брокеру. Tenderely BPM связывает каждый файл декларации, проверку документов, одобрение и срок в одну структурированную запись без кода, так что ничего не теряется, потому что осталось в чьём-то письме.
Какие операции повторяет таможенный брокер каждый день?
01
Открытие файла декларации
Каждый груз начинает новый файл: клиент, доверенность, товар, происхождение, стоимость, код тарифа. Если этот первый шаг неструктурирован, файл уже будет неполным с самого начала.
02
Сбор и проверка документов
Счёт-фактура, упаковочный лист, сертификат происхождения, разрешения, акты испытаний — каждый документ должен быть в наличии и корректен перед подачей декларации. Отсутствие документа выявляется в самый неудачный момент.
03
Расчёт пошлин и налогов
Правильный код тарифа определяет ставку; ставка определяет пошлину; неправильный код означает недоплату или переплату, и каждый вариант имеет последствия.
04
Подача и регистрация декларации
Брокер проверяет файл, одобряет его и подаёт. Если канал проверки красный или жёлтый, начинается дополнительный процесс. На каждом этапе свои сроки.
05
Таможенный склад и время хранения
Грузы, находящиеся на таможенном складе или в порту, накапливают расходы на хранение с каждым днём. Знать точно, когда груз прибывает и когда он должен убыть, обязательно.
06
Штрафы, исправления и апелляции
Когда выносится штраф, компании нужна запись о том, что произошло, до какого срока подать возражение и что было отправлено. Апелляция без документов трудно выигрывает.
Где это ломается сегодня?
Файл разбросан по пяти местам
Документы в письмах, заметки в чате, сроки в личном календаре, комиссии в таблице, статус декларации на портале госучреждения. Человек, соединяющий все пять, незаменим — и это риск.
Недостающие документы выявляются слишком поздно
Отсутствующее разрешение или устаревший сертификат обнаруживаются при подаче, а не при приёме. К тому времени груз уже на границе и клиент уже звонит.
Сроки зависят от того, кто их помнит
Лимиты времени хранения, окна подачи апелляций и сроки платежей отслеживаются людьми, а не системами. Когда человек занят, срок проходит незаметно и затраты ложатся на счёт клиента.
Стоимость файла собирается задним числом
Портовые сборы, комиссии за перевод, расходы на проверку и штрафы собираются по памяти или из разрозненных записей при подготовке счёта, а не в момент их возникновения. Что забыто, то не выставляется в счёте.
Что меняется с Tenderely BPM
01
Каждый файл — структурированная запись
Клиент, доверенность, код тарифа, данные о грузе и все прикреплённые документы находятся в одной записи. Каждый, у кого есть доступ, видит полную картину без вопросов.
02
Чек-лист документов работает сам за себя
Обязательные документы перечислены как поля в файле. Этап в процессе не может продвинуться дальше, пока чек-лист не заполнен, поэтому пропуски обнаруживаются при приёме, а не на границе.
03
Одобрение — этап, а не письмо
Проверка и подпись брокера — это именованный этап в процессе. Условное ветвление обрабатывает каналы проверки: результат красного канала автоматически открывает дополнительные этапы, никому не нужно помнить, что это сделать.
04
Сроки напоминают сами себе
Установите SLA на этап, и Tenderely предупредит, когда срок приближается и когда он прошёл. Лимиты времени хранения и окна апелляций перестают зависеть от памяти человека.
05
Клиенты могут подать документы извне
Отправьте клиенту ссылку на открытую форму для загрузки документов. То, что они подадут, попадёт прямо в запись файла. Им не нужен аккаунт и доступ к вашей внутренней системе.
06
Затраты и комиссии видны по мере их возникновения
Расходы записываются в файл на протяжении всего процесса — не собираются по памяти при выставлении счёта. Панели мониторинга и отчёты показывают, какие файлы открыты, какие просрочены и что собрано.
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Можем ли мы настроить разные процессы для импорта, экспорта и транзита?
+
Да. Каждый тип декларации может иметь свой процесс с собственным чек-листом документов, этапами одобрения и правилами сроков. Условное ветвление означает, что этап, применимый только к, скажем, контролируемым товарам, включается только когда соответствующее поле заполнено определённым образом.
Могут ли клиенты видеть статус своих грузов?
+
Да. Клиент может получить доступ как внешний пользователь и видит только свои файлы и этапы, требующие его участия — никогда записи других клиентов или ваши внутренние данные. Вы также можете отправить ему ссылку на открытую форму для загрузки документов без предоставления доступа к системе.
Как отслеживать сроки таможенного склада по множеству грузов одновременно?
+
Каждая запись груза содержит дату прибытия и срок. Параметры SLA на соответствующем этапе запускают предупреждения до и после лимита. Панель мониторинга, построенная на этих записях, показывает все грузы и оставшееся время хранения в одном представлении, никому не нужно это собирать.
Можем ли мы записывать и отслеживать штрафы и апелляции в той же системе?
+
Да. Штраф может открыть новую связанную запись — или новый этап существующего файла — с собственными этапами, сроками и прикреплёнными документами. Связь между исходной декларацией и апелляцией сохраняется, поэтому полная история находится в одном месте.
Есть ли готовая конфигурация для таможенного брокера?
+
Да. Пакет «Таможенное оформление» устанавливается с процессами, таблицами документов, отслеживанием сроков и панелью мониторинга, уже готовыми. Затем вы подгоняете каждую форму под стиль работы вашей компании и публикуете её. Пакет — это отправная точка, а не ограничение.