← Tenderely BPM
МОДУЛЬ
Одобрение закупок в единой отслеживаемой цепочке.
Закупки — это процесс, который генерирует больше всего писем в компании и оставляет меньше всего следов. Кто запросил, кто одобрил, какое предложение выбрали и почему — через полгода ответы обычно лежат в чьём-то почтовом ящике. Tenderely BPM связывает заявку, предложения, одобрение и заказ в один документ без кода.
Что повторяется в процессе закупок?
01
Создание заявки
Сотрудник описывает, что нужно, в каком количестве и зачем. Если заявка — это свободный текст, сравнивать заявки становится невозможно.
02
Сбор предложений
Цены приходят от нескольких поставщиков. Если предложения никогда не лежат рядом, «лучший вариант» остаётся вопросом мнения.
03
Цепочка одобрений
Ступени одобрения меняются по сумме: непосредственный руководитель, начальник отдела, финансы. Каждая заминка затягивает процесс на дни.
04
Проверка бюджета
Какая бюджетная статья и хватит ли по ней средств, должно быть видно до одобрения, а не после.
05
Заказ и доставка
Одобренная заявка становится заказом; даты доставки, частичные отгрузки и задержки нужно отслеживать.
06
Сверка счётов
Совпадает ли счёт с заказом и с тем, что действительно поступило? Несовпадающий счёт оплачивается, если никто не заметит.
Где это ломается сегодня?
Одобрения теряются в почте
Одобрение — это ответ письмо. Оно скапливается в папке руководителя и там застревает, а заявитель забывает, у кого вообще просил.
Предложения несравнимы
Одно в PDF, одно в чате, одно получено по телефону. Потому что они никогда не лежат в одной таблице, причина выбора никогда не записывается.
Лимиты живут на бумаге
«Выше 50 тыс. — только директор» написано в политике, но соблюдение зависит от памяти человека. Если забудут — всплывёт при аудите.
Сумма видна только после
Сколько зарезервировано по каждой бюджетной статье приходит от бухгалтерии после месяца — когда уже поздно что-то менять.
Что меняется с Tenderely BPM
01
Заявка — это структурированные данные
Что, сколько, какая статья, когда нужно. Потому что поля определены, заявки становятся сравнимыми и анализируемыми.
02
Одобрение ветвится по сумме
Условное ветвление и параллельные шаги настраиваются без кода. Лимит живёт внутри процесса, а не в документе политики.
03
Ожидающий шаг сам себя напоминает
Задайте SLA для шага — и система предупредит, когда срок пройдёт. Одобрения перестанут молча лежать в папке.
04
Одобрение с телефона
Один процесс работает в приложениях iOS и Android, поэтому руководитель в командировке движет одобрение одним касанием.
05
Поставщики котируют снаружи
Отправьте публичную форму поставщику — его предложение попадёт на один документ. Ему не нужен аккаунт.
06
Расходы видны сейчас
Зарезервированные суммы по статьям, ожидающие одобрения и просроченные доставки лежат на панели вместо ожидания конца месяца.
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Сможем ли мы воспроизвести наши текущие правила одобрения точно?
+
Да. Цепочки одобрения, ветвление по сумме или категории, параллельные подписи и делегирование настраиваются без кода. Если правило звучит как «две подписи выше 100 тыс.», процесс это точно соблюдает, и обойти его можно только с записью об исключении.
Будет ли это разговаривать с нашей ERP или системой учёта?
+
Да. Есть API-ключи, исходящие вебхуки по событиям, входящие вебхуки для открытия документов из внешних систем, плановая подписка на Google Sheets и импорт/экспорт Excel/CSV. Одобренный заказ может автоматически уведомить вашу систему.
Все смогут видеть данные закупок?
+
Нет. Права на уровне подразделения, роли и полей решают, кто видит что. Отдел может быть ограничен только своими заявками. Поля, например цена, можно скрыть от отдельных ролей.