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Approbation d'achat dans un seul flux traçable.
L'achat est le processus qui génère le plus d'e-mails dans une entreprise et laisse la moins de traces. Qui a demandé, qui a approuvé, quel devis a été choisi et pourquoi — six mois plus tard ces réponses vivent généralement dans la boîte de réception de quelqu'un. Tenderely BPM relie la demande, les devis, l'approbation et la commande dans un seul dossier, sans code.
Qu'est-ce qu'un processus d'achat répète ?
01
Émettre une demande
Celui qui a besoin de quelque chose indique quoi, combien et pourquoi. Quand la demande est un message libre, la comparaison des demandes devient impossible.
02
Collecter les devis
Les prix arrivent de plusieurs fournisseurs. Si les devis ne sont jamais côte à côte, « la meilleure offre » devient une question d'opinion.
03
La chaîne d'approbation
Les étapes d'approbation changent selon le montant : manager direct, chef de département, finance. Chaque étape qui s'enlise retarde le processus de jours.
04
Vérification budgétaire
La ligne budgétaire d'où provient la dépense et si elle a encore de l'espace doit être visible avant l'approbation — pas après.
05
Commande et livraison
Une demande approuvée devient une commande ; les dates de livraison, livraisons partielles et retards doivent être suivis.
06
Rapprochement de facture
La facture correspond-elle à la commande et à ce qui a été réellement livré ? Une facture qui ne correspond pas est payée quand même si personne ne le remarque.
Où cela s'effondre-t-il aujourd'hui ?
Les approbations se perdent dans les e-mails
Une approbation est une réponse. Elle s'empile dans la boîte de réception d'un manager et y reste si personne ne la relance, et le demandeur oublie qui il a demandé.
Les devis ne sont pas comparables
L'un est un PDF, l'autre un message de chat, un autre a été donné par téléphone. Comme ils ne sont jamais dans un même tableau, la raison du choix n'est jamais écrite non plus.
La règle limite vit sur papier
« Au-dessus de 50k nécessite le directeur » est écrit dans un document politique, mais le respect en dépend de quelqu'un qui s'en souvient. Quand ce n'est pas le cas, cela apparaît dans un audit.
Le total n'apparaît qu'après
Le montant engagé contre chaque ligne budgétaire ce trimestre arrive de la comptabilité après la fin du mois — bien après le moment où vous auriez pu agir.
Ce qui change avec Tenderely BPM
01
La demande est des données structurées
Quoi, combien, quelle ligne budgétaire, nécessaire quand. Comme les champs sont définis, les demandes deviennent comparables et rapportables.
02
L'approbation se branche selon le montant
Le branchement conditionnel et les étapes parallèles sont configurés, pas codés. La règle limite vit dans le flux au lieu d'un document politique, personne n'a à s'en souvenir.
03
Une étape d'attente se relance elle-même
Donnez à une étape un SLA et elle avertit quand la limite passe. Les approbations arrêtent de rester silencieuses dans une boîte de réception.
04
Approuver depuis un téléphone
Le même flux fonctionne dans les applications iOS et Android, donc un manager en déplacement peut toujours avancer l'approbation d'une seule tape.
05
Les fournisseurs devisent de l'extérieur
Envoyez un formulaire public à un fournisseur par lien et son devis s'ajoute au même dossier. Il n'a pas besoin de compte.
06
Les dépenses sont visibles maintenant
Les montants engagés par ligne budgétaire, approbations en attente et livraisons en retard s'affichent sur un tableau de bord au lieu d'attendre la fin du mois.
FAQ
Pouvons-nous reproduire exactement nos règles d'approbation existantes ?
+
Oui. Les chaînes d'approbation, le branchement par montant ou catégorie, l'approbation parallèle et la délégation sont tous configurés sans code. Si votre règle est « deux signatures au-dessus de 100k », le flux l'impose exactement, et il ne peut pas être contourné sans que l'exception soit enregistrée.
Communiquera-t-il avec notre ERP ou système comptable ?
+
Oui. Il y a des clés API, des webhooks sortants qui se déclenchent sur un événement, des webhooks entrants qui ouvrent un dossier depuis un système externe, un flux Google Sheets planifié, et import/export Excel/CSV. Une commande approuvée peut notifier votre système automatiquement.
Tout le monde peut-il voir les données d'achat ?
+
Non. Les permissions au niveau unité, rôle et champ décident qui voit quoi, et un département peut être limité à ses propres demandes. Les champs comme le prix peuvent être cachés à certains rôles.