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MÓDULO
Aprobación de compras en un único flujo trazable.
Las compras son el proceso que genera más correo electrónico en una empresa y deja menos rastro. Quién pidió, quién aprobó, qué cotización se eligió y por qué — seis meses después esas respuestas suelen estar en la bandeja de alguien. Tenderely BPM vincula la solicitud, las cotizaciones, la aprobación y el pedido en un único registro, sin código.
¿Qué pasos se repiten en un proceso de compras?
01
Crear una solicitud
Quien necesita algo especifica qué, cuánto y por qué. Cuando la solicitud es un mensaje de texto libre, comparar solicitudes se vuelve imposible.
02
Recopilar cotizaciones
Los precios llegan de varios proveedores. Si las cotizaciones nunca están una al lado de la otra, "la mejor oferta" se convierte en una cuestión de opinión.
03
Cadena de aprobación
Pasos de aprobación que varían según el monto: gerente de línea, jefe de departamento, finanzas. Cada paso que se detiene paraliza el proceso durante días.
04
Verificación de presupuesto
De qué línea presupuestaria proviene el gasto y si esa línea aún tiene disponibilidad debe ser visible antes de la aprobación, no después.
05
Pedido y entrega
Una solicitud aprobada se convierte en un pedido; las fechas de entrega, entregas parciales y retrasos necesitan seguimiento.
06
Conciliación de facturas
¿La factura coincide con el pedido y lo que realmente se entregó? Una factura que no coincide se paga de todas formas si nadie lo nota.
¿Dónde falla el sistema actual?
Las aprobaciones se pierden en correos
Una aprobación es una respuesta. Se queda en la bandeja de un gerente y ahí permanece si nadie la persigue, y el solicitante olvida a quién le pidió.
Las cotizaciones no son comparables
Una es un PDF, otra un mensaje de chat, otra se recibió por teléfono. Porque nunca están en una tabla, tampoco queda registrada la razón de la elección.
La regla de límite está en papel
"Arriba de 50k necesita director" está escrito en un documento de política, pero su cumplimiento depende de que alguien lo recuerde. Cuando no, aparece en una auditoría.
El total aparece después
Cuánto se comprometió en cada línea presupuestaria este trimestre llega de contabilidad después del cierre de mes, muy tarde para actuar.
¿Qué cambia con Tenderely BPM?
01
La solicitud es datos estructurados
Qué, cuánto, qué línea presupuestaria, cuándo se necesita. Porque los campos están definidos, las solicitudes se vuelven comparables y reportables.
02
La aprobación se ramifica por monto
Las ramas condicionales y pasos paralelos se configuran, no se codifican. La regla de límite vive dentro del flujo en lugar de un documento de política.
03
Un paso en espera se supervisa solo
Dale un SLA a un paso y avisa cuando vence el plazo. Las aprobaciones dejan de quedarse silenciosas en una bandeja.
04
Aprobar desde un teléfono
El mismo flujo funciona en las apps de iOS y Android, así un gerente en viaje mueve la aprobación con un toque.
05
Los proveedores cotizan desde afuera
Envía un formulario público a un proveedor como enlace y su cotización llega al mismo registro. No necesitan una cuenta.
06
El gasto es visible ahora
Montos comprometidos por línea presupuestaria, aprobaciones pendientes y entregas atrasadas están en un panel en lugar de esperar el cierre de mes.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Podemos reproducir nuestras reglas de aprobación existentes exactamente?
+
Sí. Cadenas de aprobación, ramificación por monto o categoría, aprobación paralela y delegación se configuran sin código. Si tu regla es "dos firmas arriba de 100k", el flujo la cumple exactamente, y no se puede eludir sin registrar la excepción.
¿Hablará con nuestro ERP o sistema contable?
+
Sí. Hay claves API, webhooks salientes que se disparan en un evento, webhooks entrantes que abren un registro desde un sistema externo, una alimentación programada de Google Sheets, e importación y exportación de Excel/CSV. Un pedido aprobado puede notificar a tu sistema automáticamente.
¿Puede todo el mundo ver los datos de compras?
+
No. Permisos a nivel de unidad, rol y campo deciden quién ve qué, y un departamento puede limitarse a sus propias solicitudes. Campos como precio se pueden ocultar a roles específicos.