← Tenderely BPM
MODUL
Odobrenje nabave u jednom pratljivom toku.
Nabava je proces koji stvara najviše e-maila u poduzeću i ostavlja najmanje traga. Tko je zatražio, tko je odobrio, koja je ponuda odabrana i zašto — šest mjeseci kasnije ti odgovori obično žive u nečijoj pošti. Tenderely BPM povezuje zahtjev, ponude, odobrenje i narudžbu u jedan zapis, bez koda.
Što se ponavlja u procesu nabave?
01
Pokretanje zahtjeva
Onaj kome je potrebno nešto navede što, koliko i zašto. Kada je zahtjev slobodan tekst, usporedba zahtjeva postaje nemoguća.
02
Prikupljanje ponuda
Cijene dolaze od nekoliko dobavljača. Ako ponude nikad nisu side by side, "najbolja ponuda" postaje stvar mišljenja.
03
Lanac odobrenja
Koraci odobrenja koji se mijenjaju s iznosom: voditelj linije, glava odjela, financije. Svaki korak koji stane zaustavlja proces danima.
04
Provjera proračuna
Koja stavka proračuna se koristi i ima li tu stavku još prostora mora biti vidljivo prije odobrenja — ne nakon.
05
Narudžba i dostava
Odobren zahtjev postaje narudžba; datumi dostave, parcijalne dostave i kašnjenja trebaju praćenja.
06
Usklađivanje faktura
Odgovara li faktura narudžbi i što je zapravo dostavljeno? Faktura koja se ne poklapa plaćena je ionako ako je netko ne primijeti.
Gdje se to danas ruši?
Odobrenja se gube u e-mailu
Odobrenje je odgovor. Čeka u pošti menadžera i ostaje tu ako ga nitko ne progoni, a tražitelj zaboravi koga je uopće pitao.
Ponude se ne mogu usporediti
Jedna je PDF, jedna je poruka, jedna je dana telefonom. Jer nikad ne sjednu u jednu tablicu, razlog izbora nikad nije napisan.
Pravilo limita je na papiru
"Iznad 50 tisuća trebapotpis direktora" je u politici, ali provođenje ovisi o tome sjeti li se netko. Kada se ne sjeti, to se pojavi na pregledu.
Ukupan iznos vidljiv tek nakon toga
Koliko je obavezano prema svakoj stavci proračuna ovaj tromjesečje dolazi od računovodstva nakon mjesečnog kraja — što je daleko od trenutka kada ste mogli djelovati.
Što se mijenja s Tenderely BPM
01
Zahtjev je strukturirani podaci
Što, koliko, koja stavka proračuna, potrebno do kada. Jer su polja definirana, zahtjevi postaju usporedivi i izvještivi.
02
Odobrenje se grana prema iznosu
Uvjetno grananje i paralelni koraci su konfigurirani, ne kodirani. Pravilo limita živi u toku umjesto u politici, pa ga netko ne mora pamtiti.
03
Čekajući korak se sam progoni
Dajte koraku SLA i upozori kada rok prođe. Odobrenja prestaju tiho sjediti u pošti.
04
Odobrenje s telefona
Isti tok radi u iOS i Android aplikacijama, pa menadžer koji je na putovanju može dati odobrenje jednim dodirnom.
05
Dobavljači nude s vanjskog mjesta
Pošalji javni oblik dobavljaču kao link i njihova ponuda stiže na isti zapis. Ne trebaju račun.
06
Rashoda je vidljiva sada
Obavezani iznosi po stavci proračuna, odobrenja koja čekaju i zakašnjele dostave sjednu na nadzornu ploču umjesto čekanja na mjesečni kraj.
ČESTA PITANJA
Možemo li reproducirati naša postojeća pravila odobrenja točno?
+
Da. Lanci odobrenja, grananje po iznosu ili kategoriji, paralelno odobrenje i delegacija su svi konfigurirani bez koda. Ako je vaše pravilo "dva potpisa iznad 100 tisuća", tok provodi točno to, i ne može se zaobići bez da se iznimka bilježi.
Će li razgovarati s našim ERP ili računovodstvenim sustavom?
+
Da. Postoje API ključevi, izlazni webhookovi koji se aktiviraju na događaj, ulazni webhookovi koji otvaraju zapis iz vanjskog sustava, zakazano napajanje Google Sheets i Excel/CSV uvoz i izvoz. Odobrena narudžba može obavijestiti vaš sustav automatski.
Mogu li svi vidjeti podatke nabave?
+
Ne. Dozvole na razini jedinice, uloge i polja određuju tko vidi što, i odjel može biti ograničen na vlastite zahtjeve. Polja kao što je cijena mogu biti sakrila od određenih uloga.