← Tenderely BPM
MODUL
Odobrenje nabavke u jednom pracivom toku.
Nabavka je proces koji generiše najviše e-maila u preduzeću i ostavlja najmanje traga. Ko je tražio, ko je odobrio, koja ponuda je odabrana i zašto — šest meseci kasnije ti odgovori obično žive u nečijoj inbox-i. Tenderely BPM povezuje zahtev, ponude, odobrenje i narudžbu u jedan zapis, bez koda.
Šta se ponavlja u procesu nabavke?
01
Postavljanje zahteva
Onaj ko nešto trebati navede šta, koliko i zašto. Kad je zahtev slobodan tekst, poređenje zahteva postaje nemoguće.
02
Prikupljanje ponuda
Cene dolaze od više dobavljača. Kad ponude nikad nisu zajedno, "najbolja ponuda" postaje stvar mišljenja.
03
Lanac odobravanja
Koraci odobravanja koji se menjaju po iznosu: linijski menadžer, šef odeljenja, finansije. Svaki korak koji se zaglavi zaustavlja proces danima.
04
Provera budžeta
Koja budžetska stavka finansira trošak i da li ta stavka još ima sredstava mora biti vidljiva pre odobravanja — ne posle.
05
Narudžba i isporuka
Odobren zahtev postaje narudžba; datumi isporuke, parcijalne isporuke i kašnjenja trebaju praćenja.
06
Usklađivanje fakture
Da li faktura odgovara narudžbi i onome što je stvarno isporučeno? Neupoklađena faktura se plaća ako je niko ne primeti.
Gde ovo pucа danas?
Odobravanja se gube u e-mailu
Odobrenje je odgovor. Čeka u inbox-i menadžera i ostaje tamo ako ga niko ne goni, a tražilac zaboravi koga je uopšte pitao.
Ponude se ne mogu porediti
Jedna je PDF, druga poruka u četu, treća je data telefonom. Jer nikad nisu u jednoj tabeli, razlog izbora nikad nije napisan.
Limit pravilo živi na papiru
"Preko 50k treba direktor" je napisano u dokumentu politike, ali primena zavisi od toga da li neko to pamti. Kad ne pamti, to se pojavi u auditu.
Ukupan iznos se pojavi kasnije
Koliko je obavezano po svakoj budžetskoj liniji ove četvrtine stiže od računovodstva posle kraja meseca — mnogo kasno da na to reagujete.
Šta se menja sa Tenderely BPM
01
Zahtev je strukturovani podatak
Šta, koliko, koja budžetska linija, do kad trebа. Jer su polja definisana, zahtevi postaju poredivi i izveštivi.
02
Odobrenje se grana po iznosu
Uslovne grane i paralelni koraci se konfiguruju, ne kodiraju. Limit pravilo živi u toku umesto u dokumentu, niko ne mora da ga pamti.
03
Čekajući korak se sam goni
Dajte koraku SLA i on će upozoriti kad rok prođe. Odobravanja prestaju mirno da sede u inbox-i.
04
Odobrите sa telefona
Isti tok radi u iOS i Android aplikacijama, tako da menadžer na putovanju može odobriti sa jednim dotakom.
05
Dobavljači slaju ponude spolja
Pošaljite javni oblik dobavljaču kao link i njihova ponuda stiže na isti zapis. Nije im potreban nalog.
06
Trošak je vidljiv sada
Obavezani iznosi po budžetskoj liniji, odobravanja koja čekaju i kasne isporuke su na panelu umesto čekanja mesečnog kraja.
ČESTA PITANJA
Možemo li reprodukovati naša postojeća pravila odobravanja tačno?
+
Da. Lanci odobravanja, grananje po iznosu ili kategoriji, paralelno odobravanje i delegiranje se sve konfiguruju bez koda. Ako je vaše pravilo "dva potpisa preko 100k", tok to primenjuje tačno, i ne može se zaobići bez da se izuzetak zabelezi.
Hoće li razgovarati sa našim ERP ili računovodstvenim sistemom?
+
Da. Postoje API ključevi, odlazni webhooks-i koji se okidaju na događaj, ulazni webhooks-i koji otvaraju zapis iz eksternog sistema, zakazano Google Sheets hranljenje, i Excel/CSV uvoz i izvoz. Odobrena narudžba može obavesti vaš sistem automatski.
Može li svi da vide podatke nabavke?
+
Ne. Dozvole na nivou jedinice, uloge i polja odlučuju ko vidi šta, i odeljenje se može ograničiti na svoje zahteve. Polja kao što je cena mogu biti sakrivena određenim ulogama.