← Tenderely BPM
وحدة
موافقة المشتريات في سير عمل واحد قابل للتتبع.
المشتريات هي العملية التي تولد أكثر رسائل البريد الإلكتروني في الشركة وتترك أقل أثر موثق. من طلب، من وافق، أي عرض تم اختياره ولماذا — بعد ستة أشهر عادة ما تكون الإجابات في صندوق بريد شخص ما. Tenderely BPM يربط الطلب والعروض والموافقة والأمر في سجل واحد، بدون أكواد برمجية.
ما الذي تكرره عملية المشتريات؟
01
رفع الطلب
من يحتاج إلى شيء ما يحدد ماذا، كم الكمية ولماذا. عندما يكون الطلب رسالة نصية حرة، يصبح مقارنة الطلبات مستحيلة.
02
جمع العروض
تأتي الأسعار من عدة موردين. إذا لم تجلس العروض بجانب بعضها، فإن "أفضل عرض" يصبح مسألة رأي.
03
سلسلة الموافقة
خطوات موافقة تتغير حسب المبلغ: مدير المشروع، رئيس القسم، المالية. كل خطوة متوقفة تحبس العملية لأيام.
04
فحص الميزانية
من أي بند ميزانية تأتي المصروفات، وهل لا يزال لهذا البند مجال متاح، يجب أن يكون مرئياً قبل الموافقة — وليس بعدها.
05
الأمر والتسليم
يصبح الطلب المعتمد أمراً؛ تواريخ التسليم والتسليمات الجزئية والتأخيرات تحتاج إلى تتبع.
06
مطابقة الفاتورة
هل تطابق الفاتورة الأمر وما تم تسليمه فعلياً؟ الفاتورة التي لا تطابق تُدفع على أي حال إذا لم يلاحظها أحد.
أين يحدث العطل اليوم؟
الموافقات تضيع في البريد الإلكتروني
الموافقة هي رد. تصطف في صندوق بريد المدير وتبقى هناك إذا لم يتم متابعتها، والطالب ينسى حتى من طلب منهم.
العروض غير قابلة للمقارنة
واحد ملف PDF، واحد رسالة دردشة، واحد تم إعطاؤه عبر الهاتف. لأنهم لا يجلسون في جدول واحد، السبب وراء الاختيار لا يُكتب أبداً.
قاعدة الحد تعيش على الورق
"أعلى من 50 ألف يحتاج إلى المدير" مكتوب في وثيقة السياسة، لكن تطبيقها يعتمد على شخص ما يتذكره. عندما لا يتذكر، تظهر في التدقيق.
الإجمالي يظهر فقط بعد الانتهاء
كم كان مرصوداً لكل بند ميزانية هذا الربع يأتي من المحاسبة بعد نهاية الشهر — وهو متأخر جداً عن اللحظة التي كان يمكنك التصرف فيها.
ما الذي يتغير مع Tenderely BPM
01
الطلب بيانات منظمة
ماذا، كم الكمية، أي بند ميزانية، مطلوب متى. لأن الحقول معرّفة، تصبح الطلبات قابلة للمقارنة والإبلاغ عنها.
02
فروع الموافقة حسب المبلغ
التفرع الشرطي والخطوات المتوازية يتم تكوينها، وليس ترميزها. قاعدة الحد تعيش داخل السير بدلاً من وثيقة السياسة، لذا لا أحد يحتاج إلى تذكرها.
03
خطوة الانتظار تلاحق نفسها
أعطِ خطوة اتفاقية مستوى خدمة وستحذر عند مرور الموعد النهائي. الموافقات توقفت عن الجلوس بهدوء في صندوق البريد.
04
الموافقة من الهاتف
نفس السير يعمل في تطبيقات iOS و Android، لذا مدير يسافر لا يزال يحرك الموافقة بلمسة واحدة.
05
الموردون يقدمون عروضهم من خارج النظام
أرسل نموذجاً عاماً إلى المورد كرابط وعرضهم ينزل على نفس السجل. لا يحتاجون إلى حساب.
06
المصروفات مرئية الآن
المبالغ المرصودة لكل بند ميزانية والموافقات المعلقة والتسليمات المتأخرة تجلس على لوحة بيانات بدلاً من انتظار نهاية الشهر.
الأسئلة الشائعة
هل يمكننا تكرار قواعد الموافقة الحالية لدينا بالضبط؟
+
نعم. سلاسل الموافقة والتفرع حسب المبلغ أو الفئة والموافقة المتوازية والتفويض كلها يتم تكوينها بدون أكواد برمجية. إذا كانت قاعدتك "توقيعان فوق 100 ألف"، السير يفرض ذلك تماماً، ولا يمكن تجاوزه بدون تسجيل الاستثناء.
هل سيتحدث مع نظام ERP أو المحاسبة الخاص بنا؟
+
نعم. هناك مفاتيح API وأوتوماتة الويب الخارجة التي تطلق عند حدث ما وأوتوماتة الويب الواردة التي تفتح سجلاً من نظام خارجي وتغذية جداول بيانات Google المجدولة واستيراد وتصدير Excel/CSV. أمر معتمد يمكنه إخطار نظامك تلقائياً.
هل يمكن للجميع رؤية بيانات المشتريات؟
+
لا. الأذونات على مستوى الوحدة والدور والحقل تحدد من يرى ماذا، والقسم يمكن تحديده بطلباته الخاصة. حقول مثل السعر يمكن إخفاؤها عن أدوار محددة.