← Tenderely BPM
MOD
Aprobarea achizițiilor într-un singur flux traçabil.
Achiziția este procesul care generează cel mai mult e-mail într-o companie și lasă cea mai puțină urmare. Cine a cerut, cine a aprobat, care ofertă a fost aleasă și de ce — șase luni mai târziu aceste răspunsuri stau de obicei în cutia de e-mail a cuiva. Tenderely BPM leagă cererea, ofertele, aprobarea și comanda într-un singur înregistrare, fără cod.
Ce repetă un proces de achiziție?
01
Crearea unei cereri
Cel care are nevoie de ceva specifică ce, cât și de ce. Când cererea este un mesaj liber, compararea cererilor devine imposibilă.
02
Colectarea ofertelor
Prețurile vin de la mai mulți furnizori. Dacă ofertele nu sunt puse cap la cap, "cea mai bună ofertă" devine o chestiune de opinie.
03
Lanțul de aprobare
Etapele de aprobare care se schimbă după sumă: manager de linie, șef de departament, finanțe. Fiecare etapă care se blochează ține procesul suspendat zile întregi.
04
Verificarea bugetului
Din care linie bugetară provine cheltuiala și dacă acea linie mai are spațiu disponibil trebuie să fie vizibil înainte de aprobare — nu după.
05
Comanda și livrare
O cerere aprobată devine comandă; datele de livrare, livrările parțiale și întârzierile trebuie urmărite.
06
Potrivirea facturii
Factura se potrivește cu comanda și cu ce s-a livrat efectiv? O factură care nu se potrivește se plătește oricum dacă nimeni nu observă.
Unde se defectează astazi?
Aprobările se pierd în e-mail
O aprobare este un răspuns. Se cumulează în cutia de e-mail a unui manager și rămâne acolo dacă nimic nu o urmărește, iar solicitantul uită cui a cerut.
Ofertele nu sunt comparabile
Una este PDF, alta este mesaj chat, una a fost dată verbal. Fiindcă nu stau niciodată într-un tabel, motivul alegerii nu este niciodată notat.
Regula de limită este pe hârtie
"Peste 50k trebuie directorul" este scris într-un document de politică, dar aplicarea ei depinde de cineva care să-și amintească. Când nu se întâmplă, se vede într-un audit.
Totalul apare abia după
Cât a fost angajat pentru fiecare linie bugetară în acest trimestru vine de la contabilitate după încheierea lunii — mult după momentul în care ai fi putut acționa.
Ce se schimbă cu Tenderely BPM
01
Cererea este date structurate
Ce, cât, care linie bugetară, necesar până când. Fiindcă câmpurile sunt definite, cererile devin comparabile și raportabile.
02
Aprobarea se ramifică după sumă
Ramificarea condiționată și etapele paralele sunt configurate, nu codificate. Regula de limită trăiește în flux în loc de document de politică, deci nimeni nu trebuie să-și amintească.
03
O etapă de așteptare se urmărește singură
Dă unei etape un SLA și avertizează când termenul limit se depășește. Aprobările încetează să stea tăcut în inbox.
04
Aprobă de pe telefon
Același flux rulează în aplicațiile iOS și Android, deci un manager care călătorește poate aproba cu o singură atingere.
05
Furnizorii cotează din exterior
Trimite o formă publică unui furnizor ca link și cota lui ajunge pe același înregistrare. Nu au nevoie de cont.
06
Cheltuielile sunt vizibile acum
Sume angajate per linie bugetară, aprobări în așteptare și livrări târzii stau pe tablou de bord în loc să aștepte încheierea lunii.
ÎNTREBĂRI FRECVENTE
Putem reproduce exact regulile noastre de aprobare actuale?
+
Da. Lanțuri de aprobare, ramificare după sumă sau categorie, aprobare paralelă și delegare sunt toate configurate fără cod. Dacă regula dvs. este "două semnături peste 100k", fluxul aplică exact asta și nu poate fi ocolit fără ca excepția să fie înregistrată.
Va comunica cu ERP-ul sau sistemul nostru de contabilitate?
+
Da. Sunt chei API, webhook-uri de ieșire care se declanșează pe un eveniment, webhook-uri de intrare care deschid o înregistrare dintr-un sistem extern, feed Google Sheets programat și import/export Excel/CSV. O comandă aprobată poate notifica sistemul dvs. automat.
Poate vedea toată lumea datele de achiziție?
+
Nu. Permisiunile la nivel de unitate, rol și câmp decid cine vede ce, iar un departament poate fi limitat la propriile cereri. Câmpuri cum ar fi prețul pot fi ascunse unor roluri specifice.