← Tenderely BPM
MOODUL
Ostukinnituse ühes jälgitavas voous.
Ostmine on protsess, mis tekitab ettevõttes kõige rohkem e-maile ja jätab vähe jälgi. Kes pidi, kes heaks kiitis, millist pakkumist valiti ja miks — pool aastat hiljem asuvad need vastused tavaliselt kellegi postkastis. Tenderely BPM seob taotluse, pakkumised, kinnituse ja tellimuse üheks kirjeks, ilma koodita.
Millised sammud ostu protsessis korduvad?
01
Taotluse esitamine
Kes midagi vajab, ütleb, mida, kui palju ja miks. Kui taotlus on vaba tekst, muutub taotluste võrdlemine võimatuks.
02
Pakkumiste kogumine
Hinnad tulevad mitmetest tarnijatelt. Kui pakkumised kunagi koos ei ole, muutub "parim pakkumine" arvamuste küsimuseks.
03
Kinnituslint
Kinnitussammud, mis muutuvad summa järgi: otsene juht, osakonna juht, finantsdepartament. Iga stagnantseeriv samm peab protsessi päevadeks kinni.
04
Eelarve kontroll
Milline eelarverida kulu katvab ja kas sellel real on veel ruumi, peab kinnitusest enne nähtav olema, mitte pärast.
05
Tellimus ja tarne
Heakskiidetud taotlus saab tellimuseks. Tarneaegade, osaliste tarnetega ja viivitustega tuleb arvestada.
06
Arve vastendamine
Kas arve vastab tellimusele ja sellele, mis tegelikult toimetati? Mittevastavat arvet makstakse igal juhul, kui keegi ei märka.
Kus see täna laguneb?
Kinnitus kaob e-mailis
Kinnitus on vastus. See satub juhi postkasti järjekorda ja jääb sinna, kui keegi ei järgi seda, ja taotleja unustab, kelle käest ta üldse pyysi.
Pakkumised ei ole võrreldavad
Üks on PDF, üks vestlusesõnum, üks anti telefoniga. Kuna need kunagi ühes tabelis ei ole, kirjutatakse valiku põhjendust kunagi.
Piirangu reegel on paberil
"Üle 50k nõuab direktorit" on kirjutatud poliitikadokumendis, aga selle jõustamine sõltub sellest, et keegi seda meeles pidab. Kui nad ei pea, selgub see audiidis.
Kogusumma ilmub alles hiljem
Kui palju registreeriti igale eelarvereal selle kvartali jooksul, tuleb raamatupidamisest pärast kuu lõppu — mis on ammu möödas sellest hetkest, mil saanuks tegutseda.
Mis muutub Tenderely BPM-iga
01
Taotlus on struktureeritud andmed
Mida, kui palju, milline eelarverida, millal vaja. Kuna väljad on määratletud, muutuvad taotlused võrreldavaks ja aruandlikuks.
02
Kinnitus hargub summa järgi
Tingimuslik hargnemine ja paralleelsed sammud on konfigureeritud, mitte kodeeritud. Piirangu reegel asub voous, mitte poliitikadokumendis, seega ei pea keegi seda meeles pidama.
03
Ootav samm jälgib ennast
Andke sammule SLA ja see hoiatab, kui tähtaeg möödub. Kinnitus lakkab postikastis vaikselt istumast.
04
Kinnita telefonis
Sama voog jookseb iOS ja Android rakendustes, seega saab reisil olev juht kinnituslinti ühe puudutusega liigutada.
05
Tarnija annab pakkumise väljast
Saada tarnijale avalik vorm lingina ja tema pakkumine maandub samasse kirjesse. Tal ei pea kontot olema.
06
Kulu on nähtav nüüd
Registreeritud summad eelarvereal, ootel olevad kinnitus ja hilineb tarned istuvad armatuurlaual, mitte kuute lõpu ootamisel.
KKK
Kas saame oma olemasolevad kinnitusreeglid täpselt taasluua?
+
Jah. Kinnitusketid, hargnemine summa või kategooria järgi, paralleelne kinnitus ja delegeerimine on kõik konfigureeritud ilma koodita. Kui teie reegel on "kaks allkirja üle 100k", jõustab voog täpselt seda ja seda ei saa ületada ilma erandita salvestamata.
Kas see räägib meie ERP-i või raamatupidamissüsteemiga?
+
Jah. API võtmeid, väljaminevaid webhookeid, mis käivituvad sündmusel, sissetulevaid webhookeid, mis avavad kirje välissüsteemist, ajaplaneeritud Google Sheets kanali ja Excel/CSV importi ja eksporti. Heakskiidetud tellimus saab teie süsteemile automaatselt teatada.
Kas kõik näevad ostmiandmeid?
+
Ei. Üksuse-, rolli- ja väljataseme load määravad, kes mida näeb, ja osakonda saab piirata oma taotlustega. Väljad nagu hind saab konkreetsetele rollidele peita.