Iga vara. Iga inimene. Üks kirje.

Enamik organisatsioone teab ligikaudu, mida nad omavad. Palju vähem teab täpselt, kellel see on, millal seda viimati remonditi, kas garantii kehtib veel, või millised tarkvaralitsentsid on tuleval kuul tähtajaks jõudmas. Vahe nende kahe seisundi vahel elab arvutustabelites, e-kirjade ketides ja märgisedades — kuni audit või lahkumine muudab selle kuluks. Tenderely BPM suleb selle lõhe ilma kodeerimiseta ja kuna vara moodul seob end teie juba olemasolevate inimeste kirjetega, on vastutus päevast esimesest päevast tegelike inimestega seotud.

Esita taotlus Avasta rakenduses

Milline vara haldus kordub?

Selle salvestamine, mida te omite

Igal varal peab olema identiteet: mis see on, millal osteti, mis maksis, kus tavaliselt asub. Ilma struktureeritud kaardita eksisteerib inventuur ainult päeval, mil keegi selle üles kirjutab.

Midagi inimesele andmine

Sülearvuti, võtmete, tööriist, ülikonnaväljak — kui need laost lahkuvad, muutuvad nad kellegi vastutuseks. See üleandmise moment tuleb salvestada ja kinnitada.

Selle tagastamine

Tagastamine toimub projekti lõpus, ametist lahkumisel, rotatsiooni ajal. Kui tagastamist ei kontrollita selle vastu, mis anti, kaovad asjad vaikselt ära.

Hooldus ja rikked

Planeeritud hooldus hoiab varad kasutuses. Rikked tuleb teatada, suunata õigele inimesele ja lahendada. Ilma kirjeta katkeb sama vara ikka sama viisil.

Perioodiline inventuur

Loendamine, mida teil on ja võrdlemine kirjetega on see, kuidas lahknevused tulevad ilmsiks, enne kui need kasvavad. Paberil tehtud loendus ei juhtu tavaliselt.

Litsentsside ja tellimuste uuendamised

Tarkvaralitsentsidel, teenuse lepingul ja tellimustel on kehtivuse lõppkuupäevad. Uuendamise ignoreerimine kas peatab töö või käivitab eelarves arvestamata automaatse uuendamise.

Kus see täna rikki läheb?

Arvutustabel on alati aegunud

Register oli täpne selle loomise päeval. Sellest saadik on varad liigutatud, kõrvaldatud ja ostetud ilma et keegi faili uuendaks. Keegi sellele ei usalda, seega keegi seda ei uuenda.

Hooldus on mälu

Kellel on ettevõtte telefon, kaamera, ligipääsukaart — vastus elab kellegi peas. Kui see inimene lahkub, kõnnib vara kas nendega välja või lihtsalt kaob.

Hooldus on reaktiivne

Hooldus toimub pärast katkemist, mitte enne. Teenuse ajalugu on arvete kaustik, mitte ajajoon, mida keegi saab lugeda ja järgi minna.

Uuendamised on üllatused

Litsents lõppemise avastamine hommikul, kui see aegub, pole väike ebamugavus — see võib peatada terve tiimi. Selle leidmine arvutustabelist, mida keegi ei omanda, on kõige tavalisem viis.

Mis muutub Tenderely BPM-ga

Reaalne register, mitte hetktõmmis

Iga vara on struktureeritud kirje, mis uueneb, kui midagi muutub — asukoht, seisund, omanik, olek. Register on nüüd täpne, mitte eelmisest kvartalist.

Üleandmine on samm, mitte märkus

Hoolduse üleminekutöövoog on samm koos kinnitusega. Vara vastuvõtja kinnitab, mida nad on võtnud. Kokkulepe salvestatakse kõrvalejuhusena, mitte tagantjärele.

Tagastamised kontrollit vastu, mida andeti

Kui vara tagastatakse, võrreldakse tagastamist algse üleandmise kirjega. Seisundimärkused ja allkirjad on samal dokumendil kui algne väljastamine.

Hooldus on ajastatud ja ajalooliga

Planeeritud hoolduspäevad käivitavad meeldetuletused automaatselt. Rikete teatised suunatakse õigele inimesele ja lahendatakse samas kirjes. Iga vara ajalugu on loetav juurde vaadates.

Uuendamised meeldetuletavad ennast

Litsentsside ja lepingute kehtivuse lõppkuupäevad loovad meeldetuletused tähtajast enne. Õige inimene näeb seda õigel ajal tegutseda, mitte hommikul, kui juurdepääs peatub.

Hooldus inimese pealt, keda te juba tunnete

Kuna Tenderely BPM seob varade kirjed teie süsteemis juba olemasoleva inimese vormiga, pole vaja teist töötajate andmebaasi hooldada. Kui inimese olek muutub, muutub ka tema vara pilt.

KKK

Kas see töötab igat tüüpi varadega või ainult IT-seadmetega?

Saab jälgida mis tahes füüsilist või digitaalset vara — sõidukeid, tööriistu, mööblit, ülikonnaväljaku, tarkvaralitsentseid, teenuste lepinguid. Kirje struktuur on konfigureeritud sellele, mida teie organisatsioon tegelikult omab, mitte fikseeritud kategoorialoendile.

Mis juhtub avatud hoolduse kirjetega, kui töötaja lahkub?

Hoolduse kirje jääb selle inimesega seotud ja jääb avatud, kuni tagastamine on registreeritud. Kuna kirje on struktureeritud ja nähtav armatuurlauall, ei kao tagastamata varad — need ilmuvad lahendamist ootavate üksuste hulka.

Kas organisatsiooniväliselt, näiteks allhankija, saab vara hooldada?

Jah. Avalikud vormid võimaldavad teil koguda kinnitusi inimestelt, kellel pole kontot. Allhankija võib saada üleandmise vormi lingina, kinnitada, mida on võtnud ja allkirjastada — kõik ilma ligipääsuta teie süsteemile.

Kas me saame süsteemi kaudu füüsilist inventuuri teha?

Jah. Perioodiline loendus on tööprotsess: loendajad registreerivad, mida nad leiavad, tulemus võrreldakse registriga ja lahknevused muutuvad lahendamist ootavaks ülesandeks. Loendus on auditeeritav, kuna iga kirje on ajatemplitega ja omistatud.

Kes saab näha, milliseid varad?

Roll- ja üksuspõhised load määravad, kes mida näeb. Osakonna juht saab näha tema tiimile määratud varasid ilma ülejäänud organisatsiooni inventuuri nägemata. Tundlikud väljad nagu ostuhind saab peitida konkreetsetest rollidest.