Jokainen omaisuus. Jokainen henkilö. Yksi tietue.
Useimmat organisaatiot tietävät karkeasti, mitä ne omistaa. Vähemmalla on tarkkaa tietoa siitä, kuka omaisuutta hallitsee, milloin se viimeksi huollettiin, onko takuu voimassa vai mitkä ohjelmistolisenssit uusitaan ensi kuussa. Näiden tilojen väli elää taulukkoissa, sähköpostikeskusteluissa ja muistilapuissa – kunnes tarkastus tai poistuminen tekee siitä kalliiksi. Tenderely BPM kutsuu tuon kuilun umpeen ilman koodia, ja koska omaisuusmoduuli yhdistyy jo omaamasi henkilötietueisiin, säilytys on yhteydessä oikeisiin ihmisiin alusta alkaen.
Mitä omaisuudenhallinta toistaa?
01
Omaisuuden rekisteröinti
Jokainen omaisuus tarvitsee tunnisteen: mikä se on, milloin se ostettiin, mitä se maksoi, missä se yleensä sijaitsee. Ilman jäsenneltyä korttia inventaario on olemassa vain silloin, kun joku sen kirjoittaa ylös.
02
Jonkin luovutus henkilölle
Kannettava tietokone, ajoneuvoavain, työkalu, yhtenäinen – kun se jättää varastohuoneen, siitä tulee jonkun vastuu. Kyseinen siirtomomentti on kirjattava ja vahvistettava.
03
Sen takaisinotto
Palautukset tapahtuvat projektin lopussa, irtisanoutumisissa tai siirroissa. Jos palautusta ei tarkisteta sen mukaan, mitä luovutettiin, asiat katoavat hiljaa.
04
Huolto ja viat
Säännöllinen huolto pitää omaisuutta käytössä. Viat on raportoitava, ohjattava oikealle henkilölle ja ratkaistava. Ilman tietuetta sama omaisuus rikkoutuu toistuvasti samalla tavalla.
05
Säännölliset inventaarilaskennat
Lasketaan mitä sinulla on ja verrataan sitä siihen, mitä tietueet sanovat, näyttää eroavaisuudet ennen kuin ne kasvavat. Paperilla tehty laskenta ei yleensä tule tehdyksi ollenkaan.
06
Lisenssi- ja tilaususuusiminen
Ohjelmistolisenssien, palvelusopimuksien ja tilauksien voimassaoloaika päättyy. Uusimisen puuttuminen pysäyttää joko työn tai laukaisee budgetoimattoman automaattisen uusimisen.
Missä tämä hajoaa nykyään?
Taulukko on aina vanhentunut
Rekisteri oli tarkka sen luomispäivänä. Siitä lähtien omaisuus on siirtynyt, poistettu ja ostettu ilman, että kukaan päivittäisi tiedostoa. Kukaan ei luota siihen, joten kukaan ei päivitä sitä.
Säilytys on muisti
Kuka hallitsee yrityksen puhelinta, kameraa, kulunvalvontakorttia – vastaus on jonkun päässä. Kun se henkilö lähtee, omaisuus joko poistuu heidän kanssaan tai katoaa yksinkertaisesti.
Huolto on reaktiivista
Huolto tapahtuu sen jälkeen, kun jokin rikkoutuu, ei ennen. Huoltohistoria on laskukansio eikä aikajana, jota kukaan voi lukea ja toimia sen mukaan.
Uusiminen on yllätys
Lisenssin voimassaolon loppu, joka löydetään sen päivän aamulla, ei ole pieni haitta – se voi pysäyttää koko tiimin. Löytäminen taulukosta, jonka kukaan ei omista, on yleisin tapa.
Mitä muuttuu Tenderely BPM:n kanssa?
01
Elävä rekisteri, ei tilannekuva
Jokainen omaisuus on jäsennelty tietue, joka päivittyy jonkin muuttuessa – sijainti, kunto, haltija, tila. Rekisteri on nyt tarkka, ei kuukauden takaa.
02
Luovutus on vaihe, ei muistiinpano
Säilytyksen siirto on työnkulun vaihe vahvistuksella. Omaisuuden vastaanottava henkilö vahvistaa, mitä he ovat ottaneet. Sopimus tallennetaan sivutuotteena, ei jälkikäteen.
03
Palautukset tarkistetaan sen mukaan, mitä poistui
Kun omaisuus tulee takaisin, palautus vastaa alkuperäistä luovutustietuetta. Kuntohuomautukset ja allekirjoitukset ovat samalla asiakirjalla alkuperäisen myöntämisen kanssa.
04
Huollolla on aikataulu ja historia
Suunnitellut huoltopäivät laukaisevat muistutukset automaattisesti. Vikaraportoinnit ohjataan oikealle henkilölle ja ratkaistaan samassa tietueessa. Jokaisen omaisuuden historia on luettavissa yhdellä silmäyksellä.
05
Uusiminen muistuttaa itsestään
Lisenssien ja sopimusten voimassaolopäivät tuottavat muistutuksia ennen määräaikaa. Oikea henkilö näkee sen ajoissa toimintaa varten, ei silloin kun pääsy lakkaa toimimasta.
06
Säilytys henkilöllä, jonka jo tunnet
Koska Tenderely BPM yhdistää omaisuustietueita jo järjestelmässäsi olevaan henkilömuotoon, ei tarvitse ylläpitää toista henkilötietokantaa. Kun henkilön tila muuttuu, heidän omaisuuskuvansa muuttuu sen mukana.
UKK
Toimiiko tämä minkä tahansa omaisuuden vai vain IT-laitteiden kanssa?
+
Mitä tahansa fyysistä tai digitaalista omaisuutta voidaan seurata – ajoneuvot, työkalut, huonekalut, asusteet, ohjelmistolisenssit, palvelusopimukset. Tietuerakenne määritetään sen mukaan, mitä organisaatio todella omistaa, ei kiinteää luetteloa.
Mitä avoimille säilytystietueille tapahtuu, kun työntekijä lähtee?
+
Säilytystietue pysyy linkitettynä kyseiseen henkilöön ja jää avoimeksi, kunnes palautus kirjataan. Koska tietue on jäsennelty ja näkyvissä koontinäytöllä, palauttamattomat omaisuudet eivät katoa – ne näkyvät ratkaisussa olevina kohteina.
Voiko organisaation ulkopuolinen henkilö, kuten sopimukseltaja, hallita omaisuutta säilytyksessä?
+
Kyllä. Julkiset muodot antavat sinun kerätä vahvistuksia ihmisiltä, joilla ei ole tiliä. Sopimukseltaja voi vastaanottaa luovutusmuodon linkkinä, vahvistaa, mitä he ottivat ja hyväksyä – kaikki ilman pääsyä järjestelmään.
Voimmeko tehdä fyysisen inventaarilaskennan järjestelmän kautta?
+
Kyllä. Säännöllinen laskenta on työnkulku: laskijat kirjaavat, mitä he löytävät, tulos verrataan rekisteriin ja eroavaisuuksista tulee tehtäviä. Laskenta on tarkastettavissa, koska jokainen merkintä on aikaväli ja määritelty.
Kuka voi nähdä, mikä omaisuus?
+
Rooliin ja yksikköön perustuvat käyttöoikeudet päättävät, kuka näkee mitä. Osastopäällikkö voi nähdä tiimilleen liitetyn omaisuuden näkemättä muuta inventaaria. Arkaluonteiset kentät, kuten hankintakustannus, voidaan piilottaa tietyiltä rooleista.