← Tenderely BPM
TOIMIALARATKAISU
Prosessienhallinta ja ohjelmisto kirjanpitotoimistoille.
Kirjanpitotoimisto kilpailee kalenteria vastaan, ja suurin pullonkaula ei ole toimistossa — se on asiakkaan paperit. Tenderely BPM yhdistää ilmoituskalenterin, dokumenttien keräämisen ja maksut yhdeksi prosessiksi ja ottaa asiakkaan mukaan.
Mitä kirjanpitotoimisto toistaa?
01
Asiakastiedot
Yrityksen tiedot, veroviranomaiset, rekisteröintityyppi ja vastuussa oleva henkilö kuuluvat yhteen, jotta mikään ei katoa vaihdossa.
02
Ilmoituskalenteri
Jokaisella asiakkaalla on eri kausi ja määräaika. Ilman kalenteria kiireisen kauden aikana jokin jää varmasti huomiotta.
03
Dokumenttien kerääminen
Laskut, tilioteet ja palkkatiedot on saatava ajoissa tai työtä ei voi aloittaa. Niiden perään ajaminen on toimiston suurin ajankäytön paikoittaja.
04
Sisäinen tarkastus
Valmis ilmoitus tarvitsee toisen katsojan. Jos tarkastus ei ole kirjattu prosessin vaihe, kukaan ei tiedä kuka sen tarkasti.
05
Maksut ja perintä
Kuukausimaksut, lisätyöt ja kulut on seurattava asiakkaittain: kuinka paljon laskutettiin, kuinka paljon tuli.
06
Sääntelyilmoitukset
Sääntöjen muutos on välitettävä asiakkaille jotka siihen vaikuttaa; tehtynä käsin, jotkut jäävät pois.
Missä tämä hajoaa tänään?
Dokumenttien perään ajo on puoli työtä
Puhelin, chat, sähköposti — kuka kysyi mitä ja mitä todella saapui, ei koskaan ole yhdessä paikassa, joten sama dokumentti pyydetään kahdesti.
Kalenteri on yhden henkilön päässä
Kuka ilmoittaa mitä ja milloin asuu yhden vanhemman kirjanpitäjän kanssa, ja toimisto hidastuu aina kun hän ei ole paikalla.
Tarkastus ei jätä jälkiä
Jos kuka tarkasti ilmoituksen ei ole kirjattu, vastuu on epäselvä sillä hetkellä kun virhe paljastuu.
Perintä jää jäljessä
Mitkä asiakkaat eivät ole maksaneet kuukausia näkyvät vain kun joku istuu alas ja rakentaa listan.
Mitä muuttuu Tenderely BPM:n kanssa
01
Asiakkaat lataavat omia dokumenttejaan
Julkinen lomakelinkkisi antaa asiakkaalle mahdollisuuden liittää paperit suoraan tietueeseen ilman tiliä, joten pyydetyt ja saapuneet dokumentit ovat yhdessä paikassa.
02
Kalenteri ajaa itsensä
Ilmoitus jonka kausi lähestyy nostaa varoituksen vastuussa olevalle henkilölle; ajastimet ja määräajat ovat osa prosessia.
03
Tarkastus on kirjattu vaihe
Toinen tarkastus on prosessin vaihe; seuraava ei avaudu kunnes se on hyväksytty, ja tarkastaja on kirjattu.
04
Näkymä asiakkaittain
Mikä työ on missä vaiheessa, mikä dokumentti puuttuu, kuinka paljon on perimättä — luvut koontinäytöllä eikä raportissa jonka pyydät.
05
Ilmoitukset kerralla
Kirjoita malli kerran ja jokainen viesti lähtee personoituna asiakkaan tiedoilla, sovellukseen, sähköpostiin, tekstiviestiin tai push-ilmoitukseen.
UKK
Voivatko asiakkaat ladata dokumentteja itse?
+
Kyllä. Julkaise dokumenttien keräämisen lomake julkisesti ja jaa se linkkinä tai upota verkkosivustollesi. Lataukset päätyät oikealle tietueelle eikä asiakas tarvitse Tenderely-tiliä.
Jokaisella asiakkaalla on eri kausi — voidaanko sitä seurata?
+
Kyllä. Kausi ja määräaika ovat kenttiä tietueessa itsessään, ja ajastimet juoksevat niitä vastaan. Tulevat ja erääntyneet työt näkyvät erikseen jokaiselle vastuussa olevalle henkilölle.
Ovatko asiakastiedot turvassa?
+
Tiedot pysyvät yrityksen yksityisinä, ja yksikkö-, rooli- ja kenttätason oikeudet määrittävät kuka näkee mitä. Lomakkeilla jotka on merkitty arkaluontoisiksi jokainen näyttö kirjataan.