← Tenderely BPM
MODUULI
Henkilöstöhallinnon prosessit yhdessä työnkulussa.
Henkilöstöhallinto perustuu muutamaan toistuvaan prosessiin, ja ne kaikki jumiutuvat samaan paikkaan: hyväksyntöihin. Lomapyyntö odottaa pöydällä, uuden työntekijän tiedosto jää puutteelliseksi, lähtijän kannettava ei koskaan palaudu. Tenderely BPM rakentaa nämä työnkulut ilman koodausta.
Mitä HR-prosessi toistaa?
01
Lomat ja poissaolot
Pyyntö, saldon tarkistus, esimiehen hyväksyntä, tallentaminen. Eniten toistuva prosessi ja se, joka odottaa pisimpään.
02
Rekrytointi
Ilmoitus, hakijat, haastattelun vaiheet, päätös. Kun hakijan vaihe on näkymätön, hyvät ihmiset menetetään odottamiseen.
03
Henkilöstötiedostot
Sopimus, henkilöllisyys, pätevyydet, terveystarkastukset — puuttuvat asiakirjat tulevat esiin tarkastuksessa, ei ensimmäisenä päivänä.
04
Laitteet
Kannettava, puhelin, ajoneuvo, kulunvalvontakortti. Ilman tietoa siitä, kuka omistaa mitä, mikään ei palaudu lopussa.
05
Suoritukset ja koulutus
Arviointisyklit ja suoritettu koulutus on kirjattava, muuten ylennöspäätökset perustuvat mielikuviin.
06
Poistumisprosessi
Laitteiden palautus, pääsynhallinnan sulkeminen, viimeinen paperityö — yhden vaiheen ohittaminen jättää riskin yritykselle.
Missä tämä hajoaa tänään?
Lomapyyntö odottaa pöydällä
Paperi tai sähköposti jää esimiehen jonoon. Työntekijä pitää lomaansa ja hyväksyntä valmistuu myöhemmin tai ei koskaan.
Saldot lasketaan käsin
Jäljellä olevat päivät elävät taulukkolaskentaohjelmassa, ja työntekijän näkemä luku harvoin vastaa HR:n lukua.
Hakijat jäävät roikkumaan
Hakija, joka ei saa vastausta haastattelun jälkeen, unohtuu, koska prosessi on näkymätön.
Laitteet katoavat poistumishetkellä
Koska tietoa siitä, kuka omistaa mitä, on hajallaan, palautumaton laite huomataan kuukauden päästä.
Mitä muuttuu Tenderely BPM:n kanssa
01
Hyväksyntä on työnkulun vaihe
Pyyntö menee esimiehelle määräaikoineen ja varoittaa, jos vastaus puuttuu. Hyväksynnät lopettavat odottamisen saapuneet-kansiossa.
02
Saldot tulevat tietueista
Käytetyt ja jäljellä olevat päivät lasketaan kaavalla, joten työntekijä ja HR näkevät saman luvun.
03
Rekrytointivaiheet ovat näkyvät
Jokainen hakija on tietue ja jokainen vaihe työnkulun vaihe, joten koontinäytöllä näkyy, kuka odottaa missä.
04
Laitteet kiinnittyvät henkilöön
Myönnetty laite linkittyy työntekijän tietueeseen, eikä poistumisprosessi valmistunutaan ennen kuin palautusvaiheen sulkeutuu.
05
Hyväksy puhelimesta
Sama työnkulku toimii iOS- ja Android-sovelluksissa, joten hyväksynnät edistyvät, vaikka esimies on matkalla.
UKK
Voiko järjestelmä laskea lomien saldot?
+
Kyllä. Oikeus, käytetyt ja jäljellä olevat päivät määritellään kaavoilla ilman koodausta, ja saldo näkyy tietueessa pyyntöä avatessa. Jos sääntö muuttuu, muutat kaavaa.
Voidaanko jäljentää omainen hyväksyntäketju?
+
Kyllä. Vaiheet kuten linjapäällikkö, osastopäällikkö ja henkilöstö, plus ehdollinen haarautuminen ja delegointi, määritellään ilman koodausta. Tietyn pituuden lomat voidaan reitittää lisähyväksynnälle.
Ovatko henkilöstötiedot turvassa?
+
Tiedot pysyvät yrityksen sisäisinä, ja yksikkö-, rooli- ja kenttätason käyttöoikeudet määrittävät, kuka näkee mitä. Merkitse henkilöstötiedosto arkaluonteiseksi ja jokainen katselu kirjataan.