← Tenderely BPM
MODUULI
Sopimushallinto alusta loppuun yhdessä prosessissa.
Allekirjoitus ei ole sopimusprosessin loppu vaan sen keskikohta. Todellinen riski tulee sen jälkeen: kukaan ei seuraa päättymispäivää, ja sopimus joko uusitaan automaattisesti tai vanhenee huomaamatta. Tenderely BPM pitää sopimusta silmällä myös allekirjoituksen jälkeen.
Mitä sopimusprosessi toistaa?
01
Pyyntö ja laadinta
Mihin sopimukseen, kenen kanssa, mistä mallista — ilman jäsenneltyä pyyntöä lakiasiantuntija esittää samat kysymykset aina uudelleen.
02
Sisäinen hyväksyntä
Hyväksyntävaiheet vaihtelevat arvon ja tyypin mukaan, joten kenen on allekirjoitettava, on määritettävä säännöllä.
03
Neuvottelukierrokset
Vastaapuolen tekemät muutokset ja nykyinen versio on pidettävä kirjaa; väärän version allekirjoittaminen on todellinen riski.
04
Allekirjoitus
Allekirjoitusjärjestys ja allekirjoittajien valtuudet kuuluvat tallentoon, ja täytäntöön pantu kopio yhteen paikkaan.
05
Velvoitteet voimassa
Sitoumukset, joita ei merkitä kalenteriin, muistetaan vain kun niitä rikotaan.
06
Vanheneminen ja uusinta
Jos automatisoinnin ilmoitusaika menee ohi, sopimus on voimassa seuraavaksi kaudeksi.
Missä tämä hajoaa nykyään?
Sopimukset elävät kansiossa
Täytetyt kopiot istuvat jaetulla asemalla tai laatikossa, ja koska kukaan ei kysy milloin kukin päättyy, kukaan ei tiedä.
Päättymispäivät liukuvat
Sopimus, joka huomataan ilmoitusajan jälkeen, jää voimaan seuraavaksi kaudeksi.
Nykyinen versio on epäselvä
Sähköpostissa kiertävät tiedostot tuottavat "final_v3_latest"-nimiä, ja joskus väärä versio allekirjoitetaan.
Kukaan ei ole varma kuka hyväksyy
Sääntö on politiikkaasiakirjassa mutta sen noudattaminen riippuu muistista, ja ero paljastuu tilintarkastuksessa.
Mitä muuttuu Tenderely BPM:n kanssa
01
Pyynnöt saapuvat jäsenneltyinä
Osapuoli, aihe, arvo ja kesto tulevat kentiksi, joten lakiasiantuntija ei ole jäljillä puuttuvista tiedoista.
02
Hyväksyntä haarautuu arvon mukaan
Kenen on allekirjoitettava, päättää sääntö, ja sääntö elää prosessissa ei dokumentissa.
03
Versiot tallentoon
Jokainen kierros on vaihe, joten mitkä tiedostot saapuivat milloin — ja mikä versio on nykyinen — on näkyvissä.
04
Päättymispäivät varoittavat
Uusinta- ja ilmoituspäivät käynnistävät ajastimet, ja vastuussa oleva henkilö saa varoituksen niiden lähestyessä.
05
Vastaapuoli liittyy ulkoa päin
Julkinen linkkimuoto antaa heille mahdollisuuden ladata asiakirjoja tai antaa hyväksynnän ilman tiliä.
UKK
Seurataanko sopimuksissa päättymispäiviä?
+
Kyllä. Vanhenemis- ja ilmoituspäivät ovat kenttiä tallentoon, ajastimet laskevat niitä vasten, ja lähestyvä uusinta saavuttaa vastuussa olevan henkilön varoituksena. Uusintapäätös voi olla itsessään vaihe.
Voimmeko käyttää elektronista allekirjoitusta?
+
Prosessi hallinnoi allekirjoitusvaiheita ja täytetyn kopion latausta; mitkä allekirjoitusmenetelmä valitset, on sinun valittavaksi. Kuka hyväksyi mikä versio ja milloin, kirjataan joka tapauksessa.
Voimmeko käyttää omia malleja?
+
Kyllä. Mallitiedostosi liittyy tallentoon ja kulkee pyyntömuodon kenttien kanssa. Mitä mallia sovelletaan mihin sopimukseen, voidaan päättää ehdollisesti.