Tilintarkastustehtävät, havainnot ja lausunnot yhdessä jäljitettävässä prosessissa.
Tilintarkastusyhteisön riski ei ole lausunnossa — se on kaikessa, mitä lausunnon allekirjoittamisen ennen täytyi tapahtua. Myöhässä saapuvat riippumattomuusilmoitukset, taulukkolaskentaan tallennetut kiertokirjat, sähköpostiketjuihin hajallaan olevat tarkistusmuistiot, havainnot ilman dokumentoituja johdon vastauksia: jokainen aukko on laatu- ja sääntelyriski. Tenderely BPM yhdistää tehtävän sopimuksesta allekirjoitettuun lausuntoon yhdeksi strukturoiduksi tietueeksi, joten todiste kunnollisesta prosessista on aina saatavilla silloin kun sitä tarvitaan.
Mitä tilintarkastusyhteisö toistaa jokaisessa tehtävässä?
01
Tehtävän hyväksyminen
Ennen kenttätyön alkua asiakas, laajuus, palkkio, ryhmä ja jokaisen jäsenen riippumattomuus on vahvistettava ja hyväksyttävä. Kun tämä on sähköpostissa, on helppo aloittaa työ ennen kuin kaikki tarkistukset ovat valmiit.
02
Riippumattomuusilmoitukset ja kierrot
Jokainen ryhmän jäsen ilmoittaa riippumattomuuden tehtävän alussa, ja kumppanin kiertokirjoja on seurattava usean vuoden ajan. Myöhässä saapuva tai puuttuva ilmoitus on vaatimukseltenhmukaisen vaatimukseltenhmukainen väärinkäytös, ei pelkkä paperityö.
03
Tilintarkastussuunnittelu ja riskiarviointi
Olennaisuus, riskialueet, laajuuspäätökset ja tuntien kohdistaminen jokaiselle osalle on dokumentoitava ennen kenttätyön aloitusta. Sanallisesti kick-off-kokouksessa tehdyt päätökset jättävät auditoinnin jäljen pois.
04
Kenttätyö ja työpaperien hallinta
Todiste kerätään, menettelyt suoritetaan ja työpaperit valmistellaan ja ristiinviitataan. Tiedoston on oltava täydellinen ja järjestelmällinen ennen laadunvarmistuksen alkua, ei koottava jälkeenpäin.
05
Havainnot ja johdon vastaukset
Jokainen havainto tiedotetaan asiakkaalle, vastausta pyydetään ja tulos dokumentoidaan. Kun havainnot seurataan sähköpostissa, vastaus joskus saapuu mutta silmukkaa ei koskaan muodollisesti suljettu.
06
Laadunvarmistus, lausunto ja hyväksyntä
Tehtävän vastuuhenkilö tarkistaa tiedoston, laaduntarkistaja tarkistaa tehtävän ja lausunto hyväksytään. Jokainen näistä on portti: seuraava vaihe ei avaudu ennen kuin edellinen on valmis.
Missä tämä hajoaa tänään?
Riippumattomuusvajeet paljastuvat väärään aikaan
Puuttuva ilmoitus tai myöhästynyt kierto havaitaan sääntelyyn liittyvässä tarkastuksessa tai vertaisarvioinnissa — ei tehtävän alussa, jolloin se olisi voitu estää.
Tiedosto kootaan lopussa
Työpaperit, tarkistusmuistiot ja hyväksynnät, jotka kerätään tehtävän aikana, ovat henkilökohtaisissa kansioissa ja sähköpostiketjuissa. Lopullisen tiedoston valmistaminen tarkoittaa asiakirjojen etsimistä, joiden olisi pitänyt olla yhdessä paikassa alusta alkaen.
Tarkistusvaiheita ei pakoteta
Laadunvarmistus on vaihe, jonka pitää tapahtua ennen lausunnon antamista, mutta kun työnkulku on epämuodollinen, kiireinen tehtävä voi saavuttaa hyväksynnän, ja tarkistuskommentit ovat silti avoinna.
Aika ja palkkiot kirjataan erikseen
Tunnit kirjataan yhteen järjestelmään, tehtävän budjetti on taulukkolaskentassa ja palkkiosuunnitelma on sopimuksessa. Siihen mennessä, kun joku vertaa niitä, tehtävä on jo ylittynyt.
Mitä muuttuu Tenderely BPM:n kanssa
01
Tehtävä avautuu vain kun tarkistukset ovat valmiit
Riippumattomuusilmoitukset, konfliktitarkistukset ja kumppanin hyväksyntä ovat prosessin vaiheita. Kenttätyövaihe ei avaudu, ennen kuin jokainen vaadittu vahvistus on tietueessa.
02
Kiertohistoria on strukturoitu tietue
Jokaisen kumppanin tehtävät on kirjattu yhteen paikkaan, joten peräkkäisten vuosien määrä asiakkaalla näkyy aina — ei laskettu muistista uusintahetkellä.
03
Tarkistusvaiheet ovat portit, ei muistutukset
Ehdolliset vaiheet tarkoittavat, että lausuntoa ei voida edetä ennen kuin laadunvarmistus on kirjattu valmiiksi. Pakottaminen on prosessissa, ei henkilön kurinpitovastuussa.
04
Havainnoilla on dokumentoitu elinkaari
Havainto nostetaan, sille määritetään vakavuusaste, se lähetetään johdon vastaukseen ja suljetaan kun vastaus hyväksytään. Jokainen vaihe ja sen ajoitus pysyy tietueessa.
05
Määräajat etsivät itseään
Anna mille tahansa vaiheelle SLA — riippumattomuusilmoituksen eräpäivä, tarkistusraja, raportin julkaisuaika — ja Tenderely lähettää muistutuksen kun se lähestyy ja eskaloinnin kun se ylittyy.
06
Aika ja palkkio istuvat samassa tehtävässä
Jokaiselle tehtävän vaiheelle kirjatut tunnit ja sovittu palkkiosuunnitelma ovat samassa tietueessa, joten palautettava versus poistettu aika näkyy tehtävän aikana, ei vain laskutuksessa.
UKK
Voimmeko pakottaa eri tarkistussääntöjä eri tehtävätyyppejä varten?
+
Kyllä. Hyväksymisketjut, ehdollinen haarautuminen ja rinnakkaiset vaiheet määritetään ilman koodia. Säännöllinen tilintarkastustehtävä voi vaatia erillisen laaduntarkastajan, kun taas pienempi sovittujen menettelyjen tehtävä noudattaa lyhyempää ketjua — jokainen sääntö on prosessissa eikä sitä voida ohittaa ilman, että poikkeus kirjataan.
Voimmeko antaa asiakkaille pääsyn lähettää vastauksia havaintoihin?
+
Kyllä. Julkinen lomake voidaan lähettää asiakkaiden yhteyshenkilölle linkkinä niin, että heidän johdon vastaus päätyy suoraan havainto-tietueeseen. Asiakas ei tarvitse tiliä järjestelmässäsi.
Kuinka herkkien tehtävätiedostojen pääsy hallitaan?
+
Yksikkö-, rooli- ja kentän tason käyttöoikeudet päättävät kuka näkee mitä. Tehtävä voidaan rajoittaa niin, että vain määritetty ryhmä ja tarkistava kumppani voivat avata sen. Kentät, kuten palkkion summat tai tarkistajan kommentit, voidaan piilottaa ryhmän jäseniltä, jotka eivät niitä tarvitse.
Voivatko henkilökunnan jäsenet kirjata CPD-tuntejaan samassa järjestelmässä?
+
Kyllä. CPD-tunnit ovat strukturoituja tietueita kuten mikä tahansa muu. Jokainen merkintä kuvaa päivämäärän, toiminnan, tarjoajan ja tunnit, ja kojelauta näyttää kunkin henkilön juoksevat kokonaistunnit milloin tahansa — vuoden lopun taulukkolaskennan täsmäytystä ei tarvita.
Onko valmiita asetuksia vai pitääkö kaikki rakentaa alusta alkaen?
+
Independent Audit Firm -paketti asennetaan lomakkeilla, työnkuluilla ja kojelaudalla jo paikallaan. Toimiva tehtäväprosessi avautuu minuuteissa, ja sitten muutat jokaisen vaiheen, kentän ja käyttöoikeuden vastaamaan sitä, miten käytäntöäsi toimitaan.