Könyvvizsgálati megbízások, megállapítások és vélemények egy nyomon követhető folyamatban.
A könyvvizsgálati iroda kockázata nem a véleményben rejlik — hanem abban, ami a vélemény aláírása előtt szükséges. A késően beérkezett függetlenségi nyilatkozatok, a táblázatkezelőkben vezetett rotációs nyilvántartások, az e-mailszálakban szétszóródott felülvizsgálati megjegyzések, a dokumentált vezetői válaszok nélküli megállapítások: minden hiányosság minőségi és szabályozási kitettséget jelent. A Tenderely BPM összekapcsolja a megbízást a szerződéstől a aláírt véleményig egy strukturált rekordban, így a megalapozott folyamat bizonyítéka mindig kéznél van, amikor szükséges.
Milyen lépéseket ismételhet meg egy könyvvizsgálati iroda minden megbízásnál?
01
Megbízás elfogadása
Mielőtt a terepmunka megkezdődik, az ügyfélnek, a hatókörnek, a díjnak, a csapatnak és a csapattagok függetlenségét meg kell erősíteni és aláírni. Ha ez e-mailben zajlik, könnyen elkezdható a munka, mielőtt az összes ellenőrzés befejeződne.
02
Függetlenségi nyilatkozatok és rotáció
Minden csapattag nyilatkozik a függetlenségéről a megbízás kezdetén, és a partner rotációs ciklusa évek alatt nyomon követendő. A késő vagy hiányzó nyilatkozat megfelelőségi mulasztás, nem pedig adminisztratív kellemetlenség.
03
Könyvvizsgálati terv és kockázatértékelés
A lényegességet, a kockázati területeket, a hatóköri döntéseket és az órák felosztása az egyes szakaszokra a terepmunka megkezdése előtt dokumentáltnak kell lennie. A szóban hozott döntések egy nyitómegbeszélésen nem hagynak auditnyomot.
04
Terepmunka és munkalapok kezelése
Az bizonyítékok összegyűjtésre kerülnek, az eljárások végrehajtásra, és a munkalapok elkészítésre és kereszthivatkozásra. A fájlnak teljesnek és szervezettnek kell lennie a minőségi felülvizsgálat előtt, nem pedig utána összeállítottnak.
05
Megállapítások és vezetői válaszok
Minden megállapítás közölhető az ügyfélvel, válasz kérhető, és az eredmény dokumentálható. Ha az e-mailben követik a megállapításokat, a válasz néha megérkezik, de a kör soha nem zárult formálisan le.
06
Minőségi felülvizsgálat, vélemény és aláírás
A megbízást felügyelő partner áttekinti a fájlt, a minőségellenőr ellenőrzi a megbízást, és az opinió jóváhagyásra kerül. Mindegyik egy kapu: a következő lépés nem nyílhat meg, amíg az előző nem teljes.
Hol romlik le ma?
A függetlenségi hiányosságok rossz időben derülnek ki
Egy hiányzó nyilatkozat vagy egy határidő után járó rotáció szabályozási ellenőrzés vagy kollegia-felülvizsgálat során derül ki — nem a megbízás kezdetén, amikor meg lehetett volna akadályozni.
A fájl a végén összeállított
A munkalapok, felülvizsgálati megjegyzések és aláírások a megbízás során összegyűjtésre kerülnek személyes mappákban és e-mailszálakban. A végső fájl elkészítése azt jelenti, hogy olyan dokumentumokat keresnek, amelyeknek az első pillanattól egy helyen kellene lenniük.
A felülvizsgálati szakaszok nincsenek érvényesítve
A minőségi felülvizsgálat egy lépés, amely az opinió kibocsátása előtt történjen, de amikor a munkafolyamat informális, egy elfoglalt megbízás elérheti az aláírást, míg a felülvizsgálati megjegyzések még nyitottak.
Az idő és díjak külön kerülnek rögzítésre
Az órák egy rendszerbe kerülnek naplózásra, a megbízás költségvetése egy táblázatban van, és a díjütemezés a szerződésben. Mire bárki összehasonlítja őket, a megbízás már túl van.
Mit változtat meg a Tenderely BPM
01
A megbízás csak az ellenőrzések befejezése után nyílik meg
A függetlenségi nyilatkozatok, ütközés-ellenőrzések és partner aláírása lépések a folyamatban. A terepmunka szakasza nem nyílik meg, amíg az összes szükséges megerősítés a nyilvántartásban nem szerepel.
02
A rotációs történet egy strukturált nyilvántartás
Minden partner megbízása egy helyen kerül rögzítésre, így az ügyfél után egy egymást követő éven keresztül a partnerek száma mindig látható — nem az újítási időpontban memóriából kiszámított.
03
A felülvizsgálati szakaszok kapuk, nem pedig emlékeztetők
A feltételes lépések azt jelentik, hogy az opinió nem léphető előre, amíg a minőségi felülvizsgálat nem kerül rögzítésre. Az érvényesítés a folyamatban van, nem pedig egy személy fegyelmében.
04
A megállapításoknak van dokumentált életciklusa
Egy megállapítás felvetésre kerül, súlyosságot kap, vezetői válaszra kerül, és lezárásra amikor a válasz elfogadásra kerül. Minden lépés és annak időzítése a nyilvántartáson marad.
05
Az határidők maguk után húzódnak
Adjon meg bármilyen lépésnek egy SLA-t — a függetlenségi nyilatkozat határideje, felülvizsgálati határidő, jelentés kiadási dátuma — és a Tenderely emlékeztetőt küld, amikor megközelíti, és eszkalációt, amikor túl van.
06
Az idő és díj ugyanazon a megbízáson ül
A megbízás egyes szakaszaira naplózott órák és az egyeztett díjütemezés ugyanazon a rekord-n élnek, így a megtérülendő versus leírható idő a megbízás során látható, nem csak számlázáskor.
GYIK
Kiszabhatunk különböző felülvizsgálati szabályokat különböző megbízástípusokhoz?
+
Igen. A jóváhagyási láncok, feltételes elágazások és párhuzamos lépések kódolás nélkül konfigurálhatók. Egy törvényi könyvvizsgálati megbízás külön minőségellenőrt igényelhet, míg egy kisebb megállapodás-alapú eljárási megbízás egy rövidebb láncot követhet — minden szabály a folyamaton belül él, és nem lehet megkerülni anélkül, hogy a kivételről ne kerülne rögzítésre.
Adhatunk-e ügyfeleknek hozzáférést a megállapításokra adandó válaszok benyújtásához?
+
Igen. Egy nyilvános forma linkként elküldhető egy ügyfélkapcsolattartónak, így az vezetői válasz közvetlenül a megállapítási nyilvántartásba érkezik. Az ügyfélnek nincs szüksége fiókra a rendszeren.
Hogyan szabályozódik az érzékeny megbízásfájlokhoz való hozzáférés?
+
Az egység-, szerepkör- és mezőszintű engedélyek döntenek arról, hogy ki mit lát. Egy megbízás korlátozható úgy, hogy csak a kijelölt csapat és a felülvizsgáló partner nyithatja meg. A díjösszegek vagy felülvizsgálói megjegyzések olyan mezői elrejthetők a csapattagok elől, akiknek nincs rájuk szükségük.
A személyzet bejelentkeztetheti a CPD óráit ugyanabban a rendszerben?
+
Igen. A CPD órák strukturált nyilvántartások, mint bármelyik más. Minden bejegyzés az időpontot, a tevékenységet, a szolgáltatót és az órákat rögzíti, és egy irányítópult a futó összegét személyenként bármikor láthatóvá teszi — nincs év végi táblázat-egyeztetés szükséges.
Van-e kész beállítás, vagy mindent nulláról kell felépíteni?
+
A Független Könyvvizsgálati Iroda csomag formákkal, munkafolyamatokkal és irányítópulttal települ. Egy működő megbízási folyamat perceken belül megnyílik, majd az egyes lépéseket, mezőket és engedélyeket módosítja az iroda működéséhez.