Αναθέσεις ελέγχου, ευρήματα και γνώμες σε μία ιχνηλάσιμη ροή.

Ο κίνδυνος μιας εταιρείας ελέγχου δεν βρίσκεται στη γνώμη — βρίσκεται σε όλα όσα έπρεπε να συμβούν πριν υπογραφεί η γνώμη. Δηλώσεις ανεξαρτησίας που φτάνουν αργά, αρχεία περιστροφής που φυλάσσονται σε υπολογιστικά φύλλα, σημειώσεις ανασκόπησης σκόρπιες σε νήματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, ευρήματα χωρίς τεκμηριωμένες αντιδράσεις της διοίκησης: κάθε κενό είναι κίνδυνος ποιότητας και κανονιστικής συμμόρφωσης. Το Tenderely BPM συνδέει την ανάθεση από συμβόλαιο έως υπογεγραμμένη γνώμη σε μία δομημένη εγγραφή, ώστε η απόδειξη ενός υγιούς διαδικασίας να είναι πάντα διαθέσιμη όταν χρειάζεται.

Κάντε αίτηση Εξερευνήστε στην εφαρμογή

Τι επαναλαμβάνει μια πρακτική ελέγχου σε κάθε ανάθεση;

Αποδοχή ανάθεσης

Πριν ξεκινήσουν οι εργασίες πεδίου, ο πελάτης, το πεδίο εφαρμογής, η αμοιβή, η ομάδα και η ανεξαρτησία κάθε μέλους πρέπει να επιβεβαιωθούν και να εγκριθούν. Όταν αυτό υπάρχει στην ηλεκτρονική αλληλογραφία, είναι εύκολο να ξεκινήσει εργασία πριν ολοκληρωθούν όλοι οι έλεγχοι.

Δηλώσεις ανεξαρτησίας και περιστροφή

Κάθε μέλος της ομάδας δηλώνει ανεξαρτησία στην αρχή της ανάθεσης, και οι κύκλοι περιστροφής εταίρου πρέπει να παρακολουθούνται κατά τη διάρκεια των ετών. Μια δήλωση που αργεί ή λείπει είναι αποτυχία συμμόρφωσης, όχι ένας διοικητικός ενοχλητικός παράγοντας.

Σχεδιασμός ελέγχου και αξιολόγηση κινδύνου

Η σημαντικότητα, οι περιοχές κινδύνου, οι αποφάσεις για το πεδίο εφαρμογής και η κατανομή ωρών σε κάθε ενότητα πρέπει να τεκμηριωθούν πριν ανοίξουν οι εργασίες πεδίου. Αποφάσεις που λαμβάνονται προφορικά σε μια συνάντηση εκκίνησης δεν αφήνουν ίχνος ελέγχου.

Εργασίες πεδίου και διαχείριση εργασιακών φύλλων

Τα στοιχεία συλλέγονται, οι διαδικασίες εκτελούνται και τα εργασιακά φύλλα προετοιμάζονται και ανασταυρώνονται. Το αρχείο πρέπει να είναι πλήρες και οργανωμένο πριν ξεκινήσει η ανασκόπηση ποιότητας, όχι συναρμολογημένο αργότερα.

Ευρήματα και αντιδράσεις της διοίκησης

Κάθε εύρημα κοινοποιείται στον πελάτη, ζητείται απάντηση και τεκμηριώνεται το αποτέλεσμα. Όταν τα ευρήματα παρακολουθούνται στην ηλεκτρονική αλληλογραφία, η απάντηση μερικές φορές φτάνει αλλά το κύκλωμα δεν κλείνεται ποτέ τυπικά.

Ανασκόπηση ποιότητας, γνώμη και έγκριση

Ο εταίρος ανάθεσης ανασκοπεί το αρχείο, ο ανασκοπητής ποιότητας ελέγχει την ανάθεση και η γνώμη εγκρίνεται. Καθένα από αυτά είναι ένα σημείο ελέγχου: το επόμενο βήμα δεν πρέπει να ανοίξει μέχρι να ολοκληρωθεί το προηγούμενο.

Πού αποτυγχάνει αυτό σήμερα;

Τα κενά ανεξαρτησίας εμφανίζονται στο λάθος χρονικό σημείο

Μια δήλωση που λείπει ή μια καθυστερημένη περιστροφή ανακαλύπτεται κατά τη διάρκεια ενός κανονιστικού ελέγχου ή ενός ελέγχου ομολόγων — όχι στην αρχή της ανάθεσης όταν θα μπορούσε να είχε αποτραπεί.

Το αρχείο συναρμολογείται στο τέλος

Τα εργασιακά φύλλα, οι σημειώσεις ανασκόπησης και οι υπογραφές που συλλέγονται κατά τη διάρκεια της ανάθεσης ζουν σε προσωπικούς φακέλους και αλυσίδες ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Η προετοιμασία του τελικού αρχείου σημαίνει κυνήγι για έγγραφα που θα έπρεπε να ήταν σε ένα μέρος από την αρχή.

Τα στάδια ανασκόπησης δεν επιβάλλονται

Η ανασκόπηση ποιότητας είναι ένα βήμα που υποτίθεται ότι συμβαίνει πριν εκδοθεί η γνώμη, αλλά όταν η ροή εργασίας είναι άτυπη, μια πολυάσχολη ανάθεση μπορεί να φτάσει την υπογραφή με σχόλια ανασκόπησης που παραμένουν ανοιχτά.

Ο χρόνος και οι αμοιβές καταγράφονται ξεχωριστά

Οι ώρες καταγράφονται σε ένα σύστημα, ο προϋπολογισμός ανάθεσης είναι σε ένα υπολογιστικό φύλλο και το χρονολόγιο αμοιβής είναι στο συμβόλαιο. Μέχρι κάποιος να τα συγκρίνει, η ανάθεση έχει ήδη υπερβεί το χρονοδιάγραμμα.

Τι αλλάζει με το Tenderely BPM

Η ανάθεση ανοίγει μόνο όταν ολοκληρωθούν οι έλεγχοι

Οι δηλώσεις ανεξαρτησίας, οι έλεγχοι σύγκρουσης συμφερόντων και η έγκριση εταίρου είναι βήματα στη ροή. Το στάδιο εργασιών πεδίου δεν ανοίγει μέχρι κάθε απαιτούμενη επιβεβαίωση να είναι στο ρεκόρ.

Το ιστορικό περιστροφής είναι μια δομημένη εγγραφή

Οι αναθέσεις κάθε εταίρου καταγράφονται σε ένα μέρος, ώστε ο αριθμός των συνεχόμενων ετών για έναν πελάτη να είναι πάντα ορατός — όχι υπολογισμένος από τη μνήμη κατά την ανανέωση.

Τα στάδια ανασκόπησης είναι σημεία ελέγχου, όχι υπενθυμίσεις

Τα υπό όρους βήματα σημαίνουν ότι η γνώμη δεν μπορεί να προχωρήσει μέχρι η ανασκόπηση ποιότητας να καταγραφεί ως ολοκληρωμένη. Η επιβολή είναι στη διαδικασία, όχι στην πειθαρχία ενός ατόμου.

Τα ευρήματα έχουν τεκμηριωμένο κύκλο ζωής

Ένα εύρημα αυξάνεται, του εκχωρείται σοβαρότητα, αποστέλλεται για απάντηση διοίκησης και κλείνει όταν η απάντηση γίνεται αποδεκτή. Κάθε βήμα και ο χρόνος του παραμένουν στο ρεκόρ.

Οι προθεσμίες παρακολουθούν τον εαυτό τους

Δώστε σε οποιοδήποτε βήμα ένα SLA — ημερομηνία λήξης δήλωσης ανεξαρτησίας, προθεσμία ανασκόπησης, ημερομηνία έκδοσης αναφοράς — και το Tenderely στέλνει υπενθύμιση όταν πλησιάζει και κλιμάκωση όταν τη ξεπεράσει.

Ο χρόνος και η αμοιβή βρίσκονται στην ίδια ανάθεση

Οι ώρες που καταγράφονται για κάθε φάση ανάθεσης και το συμφωνημένο χρονολόγιο αμοιβής ζουν στο ίδιο ρεκόρ, ώστε η ανακτήσιμη αντί της διαγραφείσας ώρα να είναι ορατή κατά την ανάθεση, όχι μόνο κατά την τιμολόγηση.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Μπορούμε να επιβάλλουμε διαφορετικούς κανόνες ανασκόπησης για διαφορετικούς τύπους αναθέσεων;

Ναι. Οι αλυσίδες έγκρισης, ο υπό όρους διακλάδωση και τα παράλληλα βήματα διαμορφώνονται χωρίς κώδικα. Μια κατάσταση ελέγχου μπορεί να απαιτεί έναν ξεχωριστό ανασκοπητή ποιότητας ενώ μια μικρότερη αναφορά συμφωνημένων διαδικασιών ακολουθεί μια συντομότερη αλυσίδα — κάθε κανόνας ζει μέσα στη ροή και δεν μπορεί να παρακαμφθεί χωρίς την εξαίρεση να καταγραφεί.

Μπορούμε να δώσουμε πρόσβαση στους πελάτες για να υποβάλλουν αντιδράσεις στα ευρήματα;

Ναι. Ένα δημόσιο φόρμα μπορεί να σταλεί σε μια επαφή πελάτη ως σύνδεσμο ώστε η αντίδραση της διοίκησης να προσγειώνεται απευθείας στο ρεκόρ ευρήματος. Ο πελάτης δεν χρειάζεται λογαριασμό στο σύστημά σας.

Πώς ελέγχεται η πρόσβαση σε ευαίσθητα αρχεία ανάθεσης;

Οι άδειες επιπέδου μονάδας, ρόλου και πεδίου αποφασίζουν ποιος βλέπει τι. Μια ανάθεση μπορεί να περιοριστεί ώστε μόνο η ανατεθείσα ομάδα και ο ανασκοπητής εταίρος να μπορούν να την ανοίξουν. Τα πεδία όπως τα ποσά αμοιβής ή τα σχόλια ανασκοπητή μπορούν να αποκρυφθούν από τα μέλη της ομάδας που δεν τα χρειάζονται.

Μπορεί το προσωπικό να καταγράψει τις ώρες CPD του στο ίδιο σύστημα;

Ναι. Οι ώρες CPD είναι δομημένες εγγραφές όπως κάθε άλλη. Κάθε καταχώρηση καταγράφει την ημερομηνία, τη δραστηριότητα, τον πάροχο και τις ώρες, και ένα ταμπλό κάνει το τρέχον σύνολο ανά άτομο ορατό ανά πάσα στιγμή — δεν χρειάζεται συμφωνία υπολογιστικού φύλλου στο τέλος του έτους.

Υπάρχει μια έτοιμη ρύθμιση ή πρέπει να φτιάξουμε τα πάντα από την αρχή;

Το πακέτο Independent Audit Firm εγκαθίσταται με φόρμες, ροές εργασίας και ένα ταμπλό ήδη σε θέση. Μια λειτουργική ροή ανάθεσης ανοίγει εντός λεπτών, και στη συνέχεια προσαρμόζετε κάθε βήμα, πεδίο και άδεια ώστε να ταιριάζουν με τον τρόπο που λειτουργεί η πρακτική σας.