Одитни ангажименти, находки и становища в един проследяваем процес.

Рискът на одитна фирма не е в становището — той е във всичко, което трябва да се случи преди становището да бъде подписано. Декларации за независимост, които пристигат късно, записи за ротация, съхранени в електронни таблици, бележки от преглед разпръснати в писма по електронна поща, находки без документирани отговори от управлението: всяка пропуск е експозиция на качество и съответствие с нормативната уредба. Tenderely BPM свързва ангажимента от договор до подписано становище в един структуриран запис, така че доказателството за звук процес винаги е налице, когато е необходимо.

Кандидатствайте Разгледайте в приложението

Какво повтаря одитната практика при всеки ангажимент?

Приемане на ангажимента

Преди начало на работата на място клиентът, обхватът, таксата, екипът и независимостта на всеки член трябва да бъдат потвърдени и одобрени. Когато това се случва чрез електронна поща, е лесно да се начне работа преди всички проверки да бъдат завършени.

Декларации за независимост и ротация

Всеки член на екипа декларира независимост в началото на ангажимента, а цикли на ротация на партньорите трябва да бъдат проследявани в течение на години. Декларация, която е късна или отсъстваща, е неуспех на съответствието, а не неудобство в документооборота.

Одитно планиране и оценка на риска

Материалността, областите на риск, решенията за обхват и разпределението на часовете за всеки раздел трябва да бъдат документирани преди начало на работата на място. Решенията, взети устно при начално събрание, не оставят одитен маршрут.

Работа на място и управление на работни документи

Доказателствата се събират, процедурите се провеждат и работните документи се подготвят и кръстосват. Файлът трябва да бъде пълен и организиран преди качественият преглед да започне, а не събран впоследствие.

Находки и отговори от управлението

Всяка находка се съобщава на клиента, се поиска отговор и резултатът се документира. Когато находките се проследяват чрез електронна поща, отговорът понякога пристига, но контурът никога не се затваря официално.

Качествен преглед, становище и одобрение

Партньорът на ангажимента преглежда файла, качественият преглед проверява ангажимента и становището се одобрява. Всеки от тях е врата: следващата стъпка не трябва да се отвори, докато предишната е завършена.

Където се разпада това днес?

Пропусти в независимостта се появяват в неподходящия момент

Липсваща декларация или просрочена ротация се открива при нормативна проверка или партньорски преглед — а не в началото на ангажимента, когато е могла да бъде предотвратена.

Файлът се събира в края

Работни документи, бележки от преглед и одобрения, събрани през ангажимента, живеят в лични папки и писмени вериги. Подготовката на окончателния файл означава издирване на документи, които трябва да са били на едно място от самото начало.

Етапите на преглед не се налагат

Качественият преглед е стъпка, която трябва да се случи преди издаването на становището, но когато работният процес е неофициален, оживен ангажимент може да достигне подписване с отворени коментари от преглед.

Время и такси се записват отделно

Часовете се регистрират в един система, бюджетът на ангажимента е в електронна таблица и график на таксите е в договора. През времето, когато някой ги сравни, ангажиментът вече е надвишен.

Какво се изменя с Tenderely BPM

Ангажиментът се отваря само когато проверките са завършени

Декларации за независимост, проверки за конфликти и одобрение от партньорите са стъпки в процеса. Етапът на работа на място не се отваря, докато всяко необходимо потвърждение не е в записа.

Историята на ротацията е структуриран запис

Ангажиментите на всеки партньор се записват на едно място, така че броят на последователните години при клиента винаги е видим — а не изчислен от памет при време на подновяване.

Етапите на преглед са врати, а не напомняния

Условни стъпки означават, че становището не може да се продължи, докато качественият преглед не е записан като завършен. Налагането е в процеса, а не в дисциплината на човека.

Находките имат документиран жизнен цикъл

Находката се издига, се присвоява тежест, се изпраща за отговор от управлението и се затваря, когато отговорът е приет. Всяка стъпка и нейното време остават в записа.

Крайните сроци се преследват сами

Дайте на която и да е стъпка SLA — дата на крайния срок за декларация за независимост, крайния срок на преглед, издаване на доклад — и Tenderely изпраща напомняне, когато се приближава, и напомняне за повишаване, когато го надвиши.

Време и такса седят на същия ангажимент

Часовете, регистрирани срещу всеки етап на ангажимента и согласуваният график на таксите, живеят в същия запис, така че възстановимото спрямо написаното време е видимо по време на ангажимента, а не само при фактуриране.

ЧЗВ

Можем ли да налагаме различни правила за преглед за различни видове ангажименти?

Да. Одобрителни вериги, условно разклоняване и паралелни стъпки се конфигурират без код. Одитен ангажимент по закон може да изисква отделен качествен преглед, докато по-малък ангажимент на договорени процедури следва по-къса верига — всяко правило живее вътре в процеса и не може да бъде преминато без записване на изключението.

Можем ли да дадем на клиентите достъп да предоставят отговори на находки?

Да. Публична форма може да бъде изпратена на контакт на клиента като връзка, така че отговорът от управлението да попадне директно на записа на находката. Клиентът не трябва да има сметка във вашата система.

Как се контролира достъпът до чувствителни файлове на ангажименти?

Разрешенията на ниво единица, роля и поле решават кой вижда какво. Ангажимент може да бъде ограничен, така че само назначеният екип и преглеждащият партньор да могат да го отворят. Полета като суми на таксите или коментари на преглед могат да бъдат скрити от членове на екипа, които не им трябват.

Могат ли служители да регистрират своите часове на CPD в същата система?

Да. Часовете на CPD са структурирани записи като който и да е друг. Всеки запис улавя датата, дейност, поставщик и часове, и табло на управление прави видима текущата сума на човек по всяко време — не е необходимо примиряване на електронни таблици в края на годината.

Има ли готова конфигурация или трябва да построим всичко от нула?

Пакетът Independent Audit Firm се инсталира с формуляри, работни процеси и табло управление вече на място. Работещ ангажимент процес се отваря в течение на минути, и вие след това коригирате всяка стъпка, поле и разрешение, за да съответствуват на това как вашата практика работи.