Управление на настаняване и стаи в един проследим процес.

Независимо дали управлявате студентско общежитие, работнически лагер, корпоративен гостхаус или блок за работно настаняване, дневната работа е еднаква: поиска се легло, е разпределено, е заето и в крайна сметка е освободено — а междувременно стаите трябва да бъдат почистени, поддръжката трябва да се регистрира и някой трябва да знае точната заетост сега. Tenderely BPM свързва всяка една от тези стъпки в един запис без код, така че отговорът на въпроса кой спи в коя стая днес вечер никога не е погребан в електронна таблица или бележник на дежурния.

Кандидатствайте Разгледайте в приложението

Какво повтаря операция по настаняване всеки ден?

Искания за разпределение

Гост, студент или работник има нужда от легло. Искането идва от отделен човек, надзорник или друг отдел и трябва да съвпада с това, което е наистина налично, преди някой да обещае нещо.

Разпределяне на стаи и легла

Свързване на правилния човек с правилната стая — по пол, група, продължителност или категория — без двойно резервиране. Когато това се прави по телефон или електронна таблица, конфликтите се появяват на рецепцията.

Регистриране и отхвърляне

Записване кой е влязъл, кога и с какви документи. Същият запис се затваря, когато заминат. Без структуриран запис проследяването на продължителност, отговорност и депозити е гадаене.

Обиколки на почистване

След всяка заминаване стаята трябва да се почисти и да се потвърди готова, преди следващият гост да пристигне. Когато този преход е словесен, стаите се разпределят, преди да са готови.

Поддръжка и дефекти

Счупен брой, дефектен душ, липсващ матрак — дефекти докладвани в стая трябва да стигнат до правилния човек и да бъдат разрешени, преди стаята да се върне в експлоатация.

Докладване на заетост

Колко легла са заета днес вечер, колко са свободни, колко са извън експлоатация и колко гости заминават тази седмица — тези числа трябва да бъдат видими без никой да трябва да ги компилира ръчно.

Където това се разпада днес?

Наличност живее в главата на един човек

Дежурният знае картата на стаите. Когато не е на смяна, е недостъпен или е в отпуск, лицето, което го замества, прави обещания, които не може да изпълни — или отказва гостите от легла, които всъщност са свободни.

Записите на регистриране са на хартия

Регистри на входовете, листове за разпределяне и дневници на заминаванията, които съществуват като хартиени форми, не могат да бъдат претърсени, не могат да спусне следващата стъпка и не могат да бъдат одитирани бързо, когато нещо се обърка.

Потвърждение на почистване е словесно

Почистваш завършва стая и казва на някого. Ако този някой е зает, актуализирането на статуса не достига рецепцията и стаята остава отбелязана като мръсна дълго, след като е готова — или се предава на нов гост, преди да е почистена.

Никой не вижда пълната картина

Обща заетост, очаквани разпределения, стаи под поддръжка и предстоящи заминавания всяка живее на различно място. Изграждането на точна картина означава звъняне около или чакане на сутрешния доклад.

Какво се променя с Tenderely BPM

Всяко легло е структуриран запис

Тип стая, капацитет, настоящ заемател, статус и история се съхраняват като данни. Наличност е винаги актуална, не зависима от който е на смяна.

Разпределението преминава чрез одобрителен поток

Искането спира условния поток — проверено срещу наличност, маршрутизирано към който одобрява разпределението, потвърдено обратно към поискващия. Целия обмен е записан без един единствен имейл верига.

Регистриране и отхвърляне оставят следа

Дата на пристигане, дата на заминаване, получени документи и всички бележки са част от същия запис. История на одит означава, че пълната картина на престоя на гост е достъпна по всяко време.

Почистването е стъпка, не разговор

Когато гост се отрегистрира, статусът на стаята се актуализира и задачата за почистване се отваря автоматично. Стаята не се връща в наличност, докато почистваш потвърди, че е готова — на телефона си, от самата стая.

Дефекти на поддръжка се маршрутизират сами

Дефект докладван в стая отива право към правилния екип с прикачено SLA. Ако не е разрешен в срок, Tenderely изпраща напомняне. Стаята остава извън експлоатация, докато коригирането е потвърдено.

Заетост е жива табла

Заета легла, свободни легла, стаи под поддръжка, очаквани пристигания и заминавания — всичко видимо на един място, в реално време, без никой да компилира доклад.

ЧЗВ

Работи ли това за общежития и работнически лагери както и за гостхаусове?

Да. Същите строителни блокове — записи на стаи, потоци на разпределение, стъпки на регистриране/отхвърляне и задачи на почистване — се прилагат дали управлявате университетско общежитие, блок за настаняване на строителен обект или корпоративен гостхаус. Формите и потоците са конфигурирани да съвпадат с вашата терминология и правила, не обратното.

Могат ли гостите или жителите да отправят свои собствени искания отвън на организацията?

Да. Публична форма може да бъде споделена като връзка или вградена на уебстраница. Някой поискал стая не се нуждае от профил — попълват формата и тяхното изпълнение отваря запис в вашия поток, където вашия екип го подбира и обработва.

Могат ли служителите за почистване да потвърдят статуса на стаята от телефонах си?

Да. Същите потоци работят в iOS и Android приложенията. Почистваш може да отвори разпределените си стаи, отбележи задачи как завършени и отбележи дефекти от телефона си, докато са още в стаята.

Как контролираме кой може да вижда данни на гост или жител?

Разрешения, базирани на роля и единица, решават кой може да разглежда, редактира или одобрява всеки запис. Служители на рецепцията, почистване, поддръжка и управление могат всеки да получат достъп точно до данните, които тяхната роля изисква и нищо повече.

Има ли готов начин да стартираме от?

Да. Пакетът Управление на настаняване се инсталира с форми, потоци и табла вече конфигурирани, така че работещ начин е налична в рамките на минути. След това регулирате всяка форма и всяка одобрителна стъпка, за да съвпаднат с вашия собствен начин на работа — пакетът е начало, не ограничение.