← Tenderely BPM
МОДУЛ
Управление на договори от начало до край в един процес.
Подписването не е краят на договорния процес, а средата му. Истинският риск идва след това: никой не проследява крайния срок, а договорът се подновява сам или се забравя. Tenderely BPM продължава да следи договора и след подписването.
Какво се повтаря в договорния процес?
01
Искане и проектиране
За каква сделка, с каква страна, от какъв шаблон — без структурирано искане, правните отдели задават едни и същи въпроси всеки път.
02
Вътрешно одобрение
Стъпките за одобрение се различават по размер и тип, затова кой трябва да подпише, трябва да следва правило.
03
Раунди на преговори
Промени от другата страна и коя версия е текущата трябва да се следят; подписването на грешната версия е реален риск.
04
Подписване
Редът на подписване и правото на подписан трябва да фигурират в записа, а подписаният екземпляр на едно място.
05
Активни задължения
Ангажименти, които не са записани в календар, се помнят само когато са нарушени.
06
Изтичане и подновяване
Пропускане на периода на известие при автоматично подновяван договор означава ангажиментност за още един период.
Където това се счупва днес?
Договорите са в папка
Подписаните екземпляри са на споделен диск или в чекмедже, а защото никой не пита кога всеки свършва, никой не знае.
Крайните срокове се забравят
Договор открит след периода на известие остава в сила за още един период.
Текущата версия е неясна
Файловете пътуват по имейл и създават "final_v3_latest", а понякога се подписва грешната версия.
Никой не е сигурен кой одобрява
Правилото е в документ с политика, но прилагането му зависи от памет, а пропускът се открива при одит.
Какво се променя с Tenderely BPM
01
Исканията пристигат структурирани
Страна, предмет, стойност и условие идват като полета, затова правните отдели не преследват липсваща информация.
02
Одобрението зависи от стойност
Кой одобрява се решава по правило, и правилото живее в процеса, а не в документ.
03
Версии в записа
Всеки раунд е стъпка, затова кой файл пристигна кога — и коя версия е текущата — е видимо.
04
Крайните срокове ви предупреждават
Датите на подновяване и известие задействат таймери, и отговорният човек получава предупреждение когато се приближават.
05
Другата страна влиза отвън
Публична връзка към формуляр позволява на другата страна да качи документи или даде одобрение без профил.
ЧЗВ
Проследява ли крайните срокове на договорите?
+
Да. Датите на изтичане и известие са полета в записа, таймерите работят срещу тях, и приближаващото подновяване достига отговорния човек като предупреждение. Самото решение за подновяване може да бъде стъпка.
Можем ли да използваме електронен подпис?
+
Процесът управлява стъпката на подписване и качването на подписаният екземпляр; методът на подписване е ваш избор. Кой одобри коя версия и кога е записано при всеки случай.
Можем ли да използваме нашите собствени шаблони?
+
Да. Вашият файл на шаблона се прикрепя към записа и пътува с полетата от формуляра на искането. Кой шаблон се прилага за каква сделка може да се реши условно.