← Tenderely BPM
MODULE
Contractbeheer van begin tot eind in één flow.
Ondertekenen is niet het einde van een contractproces maar het midden. Het echte risico komt erna: niemand let op de vervaldatum, en het contract verlengt zich stilzwijgend of vervalt onopgemerkt. Tenderely BPM blijft het contract na de handtekening volgen.
Welke stappen herhaalt een contractproces?
01
Aanvraag en concept
Voor welke deal, met welke partij, op basis van welke sjabloon — zonder gestructureerde aanvraag stelt juridische steeds dezelfde vragen.
02
Interne goedkeuring
Goedkeuringsstappen verschillen per waarde en type, dus wie moet akkoord gaan volgt een regel.
03
Onderhandelingsrondes
Wijzigingen van de andere partij en welke versie actueel is moeten worden bijgehouden; ondertekening van de verkeerde versie is een reëel risico.
04
Handtekening
Handtekeningsvolgorde en handtekeningsbevoegdheid horen op het record thuis, en de uitgevoerde kopie op één plaats.
05
Verplichtingen van kracht
Toezeggingen die niet in de agenda staan worden alleen onthouden als ze worden geschonden.
06
Vervaldatum en vernieuwing
Mist u de opzegtermijn op een contract met automatische verlenging, dan bent u voor een extra termijn gebonden.
Waar loopt dit vandaag fout?
Contracten liggen in een map
Uitgevoerde kopieën staan op een gedeelde schijf of in een la, en omdat niemand vraagt wanneer elk contract eindigt, weet niemand het.
Vervaldatums worden gemist
Een contract dat na de opzegtermijn wordt opgemerkt blijft nog een termijn van kracht.
De huidige versie is onduidelijk
Bestanden die via e-mail heen en weer gaan produceren "final_v3_latest", en soms wordt de verkeerde versie ondertekend.
Niemand weet zeker wie goedkeurt
De regel staat in een beleidsdocument maar handhaving hangt van geheugen af, en het gat verschijnt bij audit.
Wat verandert met Tenderely BPM
01
Aanvragen komen gestructureerd binnen
Partij, onderwerp, waarde en looptijd komen als velden binnen, dus juridische hoeft geen ontbrekende informatie achterna te gaan.
02
Goedkeuring vertakt op waarde
Wie akkoord moet gaan wordt door regel bepaald, en de regel leeft in de flow in plaats van in een document.
03
Versies op het record
Elke ronde is een stap, dus welk bestand wanneer arriveerde — en welke versie actueel is — is zichtbaar.
04
Vervaldatums waarschuwen u
Verlenging en opzegtermijnen activeren timers, en de verantwoordelijke wordt gewaarschuwd als ze naderen.
05
De andere partij doet van buiten mee
Een openbare formulierlink laat hen documenten uploaden of goedkeuring geven zonder account.
VEELGESTELDE VRAGEN
Volgt het contractvervaldatums?
+
Ja. Vervaldatum en opzegtermijn zijn velden op het record, timers lopen ertegenaan, en een naderende verlenging bereikt de verantwoordelijke als waarschuwing. De verlengeningsbeslissing kan zelf een stap zijn.
Kunnen we elektronische handtekening gebruiken?
+
Het proces beheert de handtekenningstap en de upload van de uitgevoerde kopie; welke ondertekeningsmethode u gebruikt is aan u. Wie welke versie goedkeurde en wanneer wordt toch vastgesteld.
Kunnen we onze eigen sjablonen gebruiken?
+
Ja. Uw sjabloonbestand wordt aan het record gehecht en reist mee met de velden uit het aanvraagformulier. Welke sjabloon op welke deal van toepassing is kan voorwaardelijk worden bepaald.